حفظ حریم خصوصی و مشارکت در طراحی دفتر کار

نحوه طراحی دفتر کار با هدف حفظ همزمان حریم خصوصی و مشارکت

انواع شخصیت‌ها و کاراکترهای مختلف افراد، انتظار و نیاز به ویژگی‌های متفاوتی در دفتر کار دارند. کارمندان برون‌گرا ممکن است یک طرح باز را ترجیح دهند که در آن شلوغی و تکاپوی جمعی آنها را تحریک به فعالیت بهتر نماید. در مقابل کارکنانی که دارای طبیعت درون‌گرا هستند؛ ممکن است در یک دفتر خصوصی بهره‌وری بیشتری داشته باشند. جایی که آنها فضای شخصی و سکوت مورد نیاز را برای کار بدون حواس‌پرتی و با حداکثر تمرکز به دست می‌آورند. در این مقاله وبسایت مکعب گروپ به بررسی نکاتی درباره طراحی دفتر کار با هدف حفظ همزمان حریم خصوصی و مشارکت می‌پردازیم.

حتی با در نظر نگرفتن انواع شخصیت کارکنان، ماهیت کار شرکت‌ها معمولا نیازمند طراحی فضای کاری است که منجر به حفظ هم‌زمان حریم خصوصی و مشارکت و همکاری می‌شود. به عنوان مثال، وظایف یا تکالیف خاص یا کار با اسناد محرمانه یا جلسات خصوصی، ممکن است نیازمند وجود حریم خصوصی در دفتر کار باشد. در مقابل انجام بعضی از وظایف نیازمند فعالیت به صورت جمعی است؛ و باید فضای اداری برای همکاری و مشارکت کارکنان فراهم باشد.

چالشی که بسیاری از مدیران با آن مواجه هستند، طراحی و سازماندهی یک دفتر کار است که به طور هم‌زمان به حفظ حریم خصوصی و مشارکت و همکاری کمک می‌کند. برقراری تعادل کامل در این زمینه سخت است؛ اما گام‌هایی وجود دارد که می‌توانید اطمینان حاصل کنید که از فضای اداری خود بهترین بهره را خواهید برد.

تمرکز بر عملکرد

به نظر می‌رسد یک محیط باز و مجاورت فیزیکی نزدیک با سایر همکاران به افزیش تعاملات خلاقانه کمک می‌کند. اما تحقیقات نشان می‌دهد که تمرکز فضاهای مشترک باید بر روی “عملکرد” باشد. یعنی تمرکز بر منابع مشترک موجود در فضا، به جای موقعیت یک کارمند در رابطه با افراد دیگر باشد.

فضاهای طراحی شده که عملکردی مشخص را به ذهن متبادر می‌کنند؛ به طور طبیعی باعث ایجاد تعاملات اجتماعی سالم خواهند شد. یک آشپزخانه تمیز و کاربردی به کارکنان شما اجازه می‌دهد تا در طول مواجهه با هم آرامش و همدلی داشته باشند. محل مناسب برای قرار گرفتن دستگاه چاپگر و فتوکپی، اجازه خواهد داد افراد مختلفی از مناطق یا ادارات مختلف به یک دستگاه مشترک متصل شوند. به طور خلاصه، فضاهای فیزیکی مشترک به هیچ وجه برای هیچ کسی مفید نخواهد بود، اگر آنها علمکرد مشخص و کاربردی خود را نداشته نباشند.

توسعه فضاهای آرام

برخی از وظایف مستلزم سکوت هستند؛ و بعضی از کارکنان فضای شخصی و سکوت را برای انجام کار ترجیح می‌دهند. در حالیکه دفاتر باز می‌توانند همکاری آسان را تشویق کنند؛ همچنین می‌توانند منحرف‌کننده ذهن و در نتیجه موجب کاهش بهره‌وری باشند. به منظور فراهم کردن شرایط مناسب برای کارکنان، یک گوشه آرام یا اتاق خصوصی باید به عنوان “منطقه آرام” ایجاد شود. این مناطق هنوز هم می‌توانند چندین کارمند را در یک زمان در خود جای دهند؛ اما باید با درک این نکته که این مکان برای تمرکز بدون وقفه و سکوت است، استفاده شود.

اولویت‌بندی فضاهای مشترک

همانطور که اهمیت دادن به فضاهای آرام مهم است؛ توجه به مناطق مشترک نیز بسیار مهم است. بعضی از پروژه‌ها مستلزم کارکنانی هستند که به تنهایی و در سکوت کار کنند؛ اما بعضی از اعضای تیم با هم درگیر می‌شوند تا نظرات و پیشنهادات خود را ابراز کنند، و به طور شفاهی مشکل یا مسئله‌ای را حل نمایند.

در این موارد می‌توان از ایمیل یا برنامه‌های چت گوناگون برای ایجاد ارتباط شفاهی استفاده کرد. به همین ترتیب، دفاتر باید شامل اتاق‌ها یا مناطقی باشند که کارکنان می‌توانند به راحتی و به طور موثر با یکدیگر همکاری کنند. این مسئله ممکن است به معنای هزینه کردن در غرفه‌های عایق صدا یا تعیین کل یک طبقه از دفتر به عنوان  فضای همکاری مشترک باشد.