طراحی دفاتر کار هر روز در حال دگرگونی است، تا گزینه‌های بیشتر و امکانات بهتری را شامل شود. اما اگر به اندازه کافی برای همه کارکنان صندلی و میز اداری اختصاصی نداشته باشید چه اتفاقی می‌افتد؟ اداره‌ها در سال‌های اخیر تغییرات زیادی به خود دیده‌اند. مخصوصا به دلیل رشد فناوری و همچنین این حقیقت که کارکنان جوان‌تر در حال وارد شدن به بازار کار هستند. یکی از گرایش‌های کنونی استفاده از “میز کار داغ” است؛ که در آن هیچکس میز اختصاصی ندارد و کارکنان با هم از میز استفاده می‌کنند. به معنی دقیق‌تر میز کار داغ یعنی هیچ کارمندی میز اداری اختصاصی نداشته باشد؛ و هر روز و ساعت روی یک میز موجود و خالی کار خود را انجام دهد.
مزایا و معایب میز اداری داغ
دلیل شکل‌گیری چنین ایده‌ای بر اساس این اطلاعات است که تقریبا ۴۰% از فضای مختص به میزها در یک اداره بدون استفاده باقی می‌ماند. کارکنان به تعطیلات می‌روند، برنامه کاری متغیری دارند، یا اینکه بیشتر زمان خود را در جلسات کاری به سر می‌برند. در این شرایط اگر میز آنها به همین شیوه بدون استفاده باقی بماند؛ آیا این کار استفاده صحیح از فضا و طراحی است؟ جواب بعضی افراد منفی است و هنوز تمایل به استفاده از میز اداری اختصاصی دارند. در مقابل بسیاری از اداره‌ها میز کار داغ را به عنوان یک جایگزین انتخاب کرده‌اند.
در این شکل طراحی میزهای کمتری می‌توانند برای تعداد بیشتری از کارکنان جوابگو باشند. بسیاری از اداره‌ها اکنون فعالیت محور هستند؛ و از مبلمانی مانند میز کنفرانس یا چندین صندلی دسته‌دار بهره می‌برند. در این صورت کارکنان می‌توانند از وسیله‌های قابل حمل استفاده کنند. در نتیجه اگر تمام میزها در حال استفاده باشند؛ باز هم فضای کاری زیادی را می‌توان در بخش‌های دیگر اداره پیدا کرد. مطالعات نیز نشان می‌دهد که بعضی از کارکنان (مخصوصا کارکنان قدیمی‌تر که اولین اشخاصی هستند که همراه با فناوری هوشمند بزرگ شده‌اند.) دوست ندارند به یک فضای مشخص محدود شوند؛ و با جابه جا شدن در فضای اداری بازده بیشتری دارند.
اما چگونه می‌توانید بفهمید که استفاده از میزهای داغ حرکتی صحیح برای طراحی دکوراسیون اداری شرکت شماست؟ در ادامه این مطلب در وب‌سایت مکعب گروپ مزایا و معایب آنها را مورد بررسی قرار می‌دهیم.
مزایای داشتن میز کار داغ در طراحی اداری
اولین مزیت آن صرفه‌جویی در فضا خواهد بود. اگر از یک نیروی کاری ۱۰۰ نفری به صورت میانگین ۸۰ نفر آنها در محل اداره حضور دارند؛ آن ۲۰ میز خالی فضای اضافی اشغال می‌کنند و به شیوه‌ای مناسب مورد استفاده قرار نگرفته‌اند. بخش زیادی از کارهای اداری به مدیریت فضا و نگه‌داری از آن برمی‌گردد. با کم کردن مبلمان اداری و هزینه‌های سخت‌افزاری، مقداری از آن فضای از دسته رفته را می‌توان به عنوان اتاق جلسات یا فضای توسعه پروژه‌ها به کار برد؛ که باعث پس‌انداز پول و سودبخشی بیشتر خواهد شد. کارکنان همدیگر را بیش از پیش خواهند شناخت؛ و این چیز خوبی است. کارکنانی که هر روز در کنار شخصی متفاوت می‌نشینند تعامل بیشتری دارند، با بخش‌های بیشتری هم‌صحبت می‌شوند و می‌توانند انگیزه بیشتری دریافت کنند که قبلا غیرممکن بود. معاشرت بیشتر با دسته بیشتری از افراد می‌تواند به انسجام اداری و تحقق همکاری بیشتر ختم شود.
کارکنان از فضای موجود برای سودمندی بیشتر استفاده می‌کنند. کارمندان گرایش دارند فضایی را انتخاب کنند که با نیازهای روزمره آنان سازگاری بیشتری دارد. به عنوان مثال تماس‌های زیادی در برنامه کاری خود دارید؟ شاید یک اتاق جلسه کوچک یا یک گوشه دنج بتواند به شما کمک کند. می‌خواهید با همکاران خود همکاری بیشتری داشته باشید؛ تا یک پروژه بزرگ را قبل از موعد انجام دهید؟ این کار را می‌توان در اتاقی بهتر انجام داد که یک نرم افزار ارائه در اختیار دارد، نه زمانی که همگی دور یک میز جمع شده‌اید. زمانی که طراحی اداری به انعطاف‌پذیری بیشتر می‌انجامد، کارکنان شما که به دنبال تحرک و استقلال هستند خوشحال‌تر و سودبخش‌تر خواهند بود.
معایب استفاده از میز کارهای داغ
اما واقعیت این است که میز اداری داغ در مقایسه با میز اداری اختصاصی دارای معایب مشخصی نیز هست. از جمله این معایب می‌توان به عدم تسلط کامل بر فضای کار نام برد. جایی که کارکنان نمی‌توانند به خوبی با محیط هماهنگ شوند. مثلا صندلی‌هایی را در نظر بگیرید که برای هر نفر دوباره باید تنظیم شوند. یکی دیگر از معایب پیچیده بودن ایجاد هماهنگی در کارکنان برای استفاده از فضای اداری است. مسائل دیگری مانند بهداشت شخصی و اختصاصی‌سازی فضای کار، از دیگر مواردی است که طراحان دکوراسیون اداری را در زمینه استفاده از این سیستم دچار تردید می‌کند.
اما اگر می‌خواهید این روش را امتحان کنید؟ شرکتی مناسب را سرلوحه کار خود قرار دهید. در ادامه مثالی می‌زنیم از یک شرکت هلندی که میز اداری اختصاصی را کنار گذاشته و از میز کار داغ استفاده می‌کند.
شرکت Deloitte
شعبه آمستردام Deloitte با کمک ساختمانی که از آن با عنوان Edge یاد می‌کنند. استفاده بهینه از فضا را با هدف کارایی انسانی به حداکثر رسانده است. در این شرکت کارمندان در گوشی‌های هوشمند خود یک نرم‌افزار دارند که به شبکه ساختمان وصل است، هر روز با ارزیابی برنامه کاری کارمندان شروع می‌شود. از آنجا، خود ساختمان بهترین صندلی را انتخاب می‌کند؛ و نور و دما را بر اساس سلیقه کارکنان تنظیم می‌کند. در زمان رسیدن به محل کار، پارکینگ ماشین آنها را می‌شناسد و جای پارک کردن ماشین را به آنها نشان می‌دهد.
علاوه بر انتخاب کردن محل کاری که با برنامه آنها سازگاری بیشتری دارد. این فناوری کارایی را با راحتی و آسایش ادغام کرده است. جایی که دستگاه‌های قهوه‌ساز می‌دانند چه زمانی دم بکشند؛ و حتی می‌دانند که افراد چه نوع قهوه‌ای دوست دارند.
حتی باشگاه این شرکت هم از فناوری بهره می‌برد و انرژی جنبشی افراد را به نیروی برق قابل استفاده تبدیل می‌کند. این شرکت همچنین یکی از سبزترین ساختمان‌های دنیاست و کاملا از نیروی خورشیدی استفاده می‌کند. این ساختمان فضای کاری ۲۵۰۰ کارمند را با ۱۰۰۰ میز اداری حل کرده است؛ و انتقال ایده‌آلی را برای حرکت کردن به سمت کار گروهی فراهم آورده است.
اما هزینه چنین ساختمانی فراتر از بودجه بسیاری از شرکت‌هاست. بنابراین تا زمانی که فناوری ساختمانی بیشتر در دسترس عموم شرکت‌ها است؛ کارمندانی که از میز کار داغ استفاده می‌کنند باید سیاست‌های مشخصی در استفاده از فناوری‌های پیرامون و جابجایی وسایل، پاکیزگی و بهداشت و حتی استفاده از هدفون برای جاهای شلوغ داشته باشند. این کار تنها می‌تواند به ملایم کردن این انتقال کمک کند.
