اثرات فناوری بر آینده محیط اداری

فناوری‌های به کار رفته در محل کار روی یک منحنی نمایی در حال رشد قرار دارند. در گذشته‌ای نه‌چندان دور، برای کار از دستگاه‌های فکس استفاده می‌کردیم. این در حالی است که امروزه حتی ایمیل زدن هم قدیمی به نظر می‌رسد. بنابراین تاثیر فناوری در محل کار بسیار مهم است؛ و همه چیز را از نحوه انجام کار تا ابزارهای انجام کارها تغییر می‌دهد.

گستردگی فناوری‌های محل کار که امروزه در دسترس ما هستند؛ به دو شکل خود را نشان می‌دهند. بعضی به‌طور مستقیم و در محل کار و برخی دیگر به عنوان پشتیبانی از محل کار هستند. فن‌آوری‌هایی مانند برنامه‌های پیام‌رسان و نرم‌افزارهای رزرو اتاق جلسات و… از جمله نمونه‌های اول هستند.

آنها ابزارهایی اصلی کارمندان برای انجام کارها محسوب می‌شوند. در مقابل مواردی مانند حسگرهای محیطی، سیستم‌های نورپردازی و سیستم‌های مدیریت یکپارچه محل کار، از جمله فناوری‌های پشتیبانی‌کننده از محل کار محسوب می‌شوند. آنها بر ساختار محل کار، چه فیزیکی و چه دیجیتال، موثر هستند. به‌طور کلی این ابزارها نشانه‌ای از سر و کار داشتن ما با یک دفتر کار مدرن است. اما اثرات این فناوری‌ها بر محیط کار در آینده چگونه خواهد بود؟ در این نوشته به بررسی این موضوع پرداخته‌ایم.

ارتباطات بین فردی را بهبود می‌دهد

فناوری می‌تواند در یک محیط کار مدرن، نقش بهبود دهنده ارتباطات را ایفا کند. در واقع ساده‌ترین مثال اثر فناوری بر محیط کار، که می‌توان آن را قطعی دانست؛ بهبود ارتباطات بین فردی است. در واقع با گذشت زمان ما نه‌تنها سرعت برقراری ارتباط را افزایش داده‌ایم؛ بلکه دامنه آن ارتباط را نیز بیشتر کرده‌ایم. این افزایش حتی با بررسی فرآیند رفتن از ایمیل به سمت برنامه‌های پیام‌رسان نیز مشهود است.

تصور کنید که کارمند شماره یک باید از همکارش سوالی در مورد یک پروژه بپرسد. او می‌تواند یک ایمیل بفرستد؛ زیرا همکارش امروز در محل کار حضور ندارد. همچنین می‌تواند از طریق پیام‌رسانی مانند اسلک به او پیام دهد. نکته مهم این است که از طریق اسلک همکارش بلافاصله اعلان را دریافت کرده و می‌تواند در عرض چند ثانیه پاسخ دهد.

در واقع سوال کارمند شماره یک به جای اینکه در صندوق ایمیل همکارش دفن شود؛ در کانال مرتبط با پروژه در پیام‌رسان سازمانی پروژه قرار گرفته و به جای یک زنجیره ایمیل رو به رشد، یک سابقه تاریخی از مکالمه آنها وجود دارد. بنابراین سرعت عمل انجام کار بالاتر می‌رود.

نمونه‌هایی از این دست تازه شروع کار است. برنامه‌های پیام‌رسان با سایر برنامه‌های ابری ادغام می‌شوند؛ تا بتوانند ارتباطات را همیشه در صدر و مرکز کار قرار دهند. کارمندان می‌توانند یادداشت‌هایی را در یک فایل مشارکتی بگذارند؛ یا شکلک‌هایی را برای امضای یادداشت ارسال کنند. به لطف فناوری‌های کمک‌کننده به ارتباطات بین فردی، کارمندان به وضوح و اغلب با نتایج بهتر و سریع‌تری با یک‌دیگر ارتباط برقرار می‌کنند.

از نظر فضای دکوراسیون اداری نیز این ویژگی موجب جابه‌جایی و حرکت کمتر افراد در فضای اداری می‌شود. این مسئله ممکن است بتواند به کاهش نیاز به حضور دائمی کارکنان در محل کار نیز منجر شود.

گردش کار سریع‌تر می‌شود

این فناوری است که طراحی دفاتر باز را ممکن می‌کند. در واقع بدون حضور فناوری، استفاده از یک دفتر کار بزرگ به سبک باز می‌تواند چالش‌های زیادی به همراه داشته باشد. به عنوان مثال آیا هر فردی در محیط کار یک میز ثابت دارد؟ و یا می‌تواند میز موقت خود را به‌صورت روزانه انتخاب کند. همین موضوع در مورد فضاهایی مانند اتاق جلسات نیز صدق می‌کند.

در این زمینه نیز فناوری‌های نرم‌افزاری می‌توانند تغییراتی عمده را ایجاد کنند. به عنوان مثال سیستم رزرو میز کار، اتاق جلسات و… را می‌توان آنلاین کرد تا کارکنان بدون نگرانی از جایگاه خود، در مواقع دل‌خواه به دفتر کار مراجعه کنند. از نظر محیطی این روش کمک می‌کند تا شما با فضایی کوچک‌تر و تعداد میز کمتر، کارمندان بیشتری داشته و با ایجاد برنامه‌ای ترکیبی از دورکاری و کار حضوری، استفاده بهینه‌تری از فضای دفتر خود داشته باشید.

البته این مسئله الزامات ریز و درشت بسیار زیادی دارد. به عنوان مثال شکل چینش میزها، تعیین جایی برای ایجاد کمدهای اختصاصی برای افراد (چرا که دیگر یک ایستگاه کار اختصاصی ندارند.) و فراهم کردن فضای هر ایستگاه کاری با هدف خوشایند بودن و کاربردی بودن برای استفاده توسط افراد مختلف، از جمله مواردی است که می‌تواند موجب تغییرات محیطی در دکوراسیون اداری دفتر کار شما شود.

به‌طور خلاصه استفاده از فناوری در محل کار، پیچیدگی‌های یک محیط چابک را ساده می‌کند؛ بنابراین کارمندان می توانند کارهای بیشتری را سریع‌تر و بهتر انجام دهند.

محیط کار غیررسمی‌تر می‌شود

یکی از اثرات فناوری این است که نیاز به حضور در محیط کار را کاهش می‌دهد. در واقع امروزه دیگر بسیاری از شغل‌ها از نظر ابزارهای مورد نیاز برای انجام کار و ارتباطات سازمانی، نیازی به حضور در یک فضای فیزیکی به عنوان دفتر کار ندارند. به‌طور دقیق‌تر امروزه وجود رایانه‌های شخصی، ارتباطات اینترنتی و نرم‌افزارهای آنلاین، موجب شده تا کارکنان از هر جایی به تمام دارایی‌های دیجیتال شرکت خود دسترسی داشته و بتوانند امور را جلو ببرند.

اگرچه این ویژگی دارای جنبه‌های بسیار مثبتی است؛ اما یکی از آسیب‌های آن عدم تمایل کارکنان به حضور فیزیکی در محیط کار است. همین موضوع به مرور موجب می‌شود که ویژگی‌هایی مثل همدلی، همراهی، هم‌افزایی و به‌طور کلی فرهنگ سازمانی مثبت کمرنگ شود. این در حالی است که وجود این موارد در کنار ابزارهای مدرن پیشبرد کار، بسیار ضروری است.

به همین دلیل شرکت‌ها به‌مرور تلاش می‌کنند تا از طرق دیگر، علاقه کارکنان را برای حضور فیزیکی در محیط کار افزایش دهند. یک راه ساده و معمولا مفید در این زمینه نیز، ایجاد فضاهای غیررسمی‌تر در محیط کار است. به‌عنوان مثال اختصاص دادن اتاق‌هایی برای بازی، ورزش، استراحت، چرت زدن و حتی دوش گرفتن، امروزه به عنوان یکی از موارد معمول در فضای اداری دفتر کار شرکت‌های بزرگ تبدیل شده است. در کنار این موضوع، استفاده از عناصری مانند مبلمان اداری و وسایل دکوراتیو، کمک می‌کند تا فضای دفتر کار حس و حالی خانگی داشته و موجب حضور بیشتر کارکنان شوند.

برخی کاربری‌ها حذف می‌شود

فناوری می‌تواند برخی از کاربری‌های دفاتر کار را بلااستفاده کند. به عنوان مثال تا همین بیست سال پیش دستگاه‌های بزرگ فکس، مهم‌ترین فناوری برای ارتباطات راه دور بود. تلفن‌ها نیز همین ویژگی را داشتند. اما امروزه دیگر خبری از دستگاه‌هایی مانند فکس و تلفن ثابت و موارد مشابه در دفتر کار نیست.

حتی تعداد پرینترها و اسکنرها نیز کاهش یافته است. در چنین شرایطی فضاهای مرتبط با این ابزارها نیز تغییر کرده و یا به‌طور کلی حذف شده‌اند. به عنوان مثال اگر به ایستگاه‌های کاری دو دهه قبل نگاه کنید؛ مجموعه‌ای از طبقه‌ها، بخش‌ها و… را برای جای دادن ابزارهایی مانند مانیتورهای لامپی قدیمی، اسکنر، فکس، کپی و… مشاهده می‌کنید. این در حالی است که امروزه اغلب ایستگاه‌های کاری به بالاترین حد سادگی رسیده‌اند.

همچنین بخش‌هایی از دفاتر کار تا حد زیادی حذف شده‌اند. به عنوان مثال امروزه در سازمان‌های مدرن، کمتر خبری از بخشی بزرگ به عنوان بایگانی خواهید یافت. به همین نسبت وجود فضاهایی جدید مانند اتاق سرور را در یک فضای کار مدرن مشاهده خواهید کرد. طبیعتا این روند و تغییرات آن در آینده نیز ادامه خواهد داشت.