چند راهکار مفید برای سازماندهی فضای اداری

تقریبا در همه شرکت‌ها و فضاهای اداری، حداقل یک میز یا یک اتاق به هم ریخته وجود دارد. این در حالی است که مرتب بودن و سازماندهی فضای اداری می‌تواند منجر به هماهنگی بهتر کارمندان و تمرکز بیشتر آنها شود. از سوی دیگر، یکی از مشهورترین دانشمندان جهان، آلبرت انیشتین جمله بسیار معروفی دارد با این مضمون که “اگر یک میز به هم ریخته نشانه یک ذهن متلاطم است، پس یک میز خالی نشانه چیست؟” شاید کاملا حق با انیشتین باشد، اما امروزه کارمندان با عوامل محیطی زیادی درگیر هستند که همه آنها می‌توانند به نوبه خود بر روی کارایی ذهنی تاثیر منفی بگذارند. یکی از بهترین کارهایی که می‌توانید برای مرتب کردن محیط کارتان انجام دهید، استفاده از یک میز اداری استاندارد و باکیفیت است. این میزها معمولا به گونه‌ای طراحی شده‌اند که برای همه ملزومات اداری به اندازه کافی جا دارند. بنابراین در گام اول باید در مدل میز انتخابی خود تجدید نظر کنید و اگر برای‌تان مقدور است، از میزهای استاندارد استفاده کنید. به غیر از استفاده از میز اداری، چند روش دیگر نیز برای مرتب کردن فضای کاری شما وجود دارد که در این مقاله به آنها اشاره می‌کنیم.

۵ ایده ساده برای ساماندهی فضای اداری

فقط ملزومات و وسایل پرمصرف را روی میز کار خود بگذارید

همیشه باید این نکته مهم را در نظر بگیرید که فقط تجهیزات و ملزومات مورد نیازی که به طور مکرر از آنها استفاده می‌کنید جای‌شان روی میز است. وسایلی که به ندرت در فضای کاری شما استفاده می‌شوند، باید در کشوها و کمدهای دم دست‌تان نگهداری شوند. به عنوان مثال اگر روزی ۳۰ الی ۴۰ بار از دستگاه منگنه استفاده می‌کنید، طبیعی است که جای این دستگاه روی میز و جلو چشم‌تان است. اما اگر با دستگاه پانچ اصلا کاری ندارید و یا به ندرت از آن استفاده می‌کنید بهتر است آن را درون کشو بگذارید.

یک استراتژی برای بایگانی و نگهداری از مدارک داشته باشید

چه نوع مدارکی را باید نگه داریم؟ بهتر است آنها را کجا بگذاریم؟ اینها سوالاتی عالی هستند که با شروع کار در یک سازمان، باید از خودتان بپرسید و پاسخ آنها را دریابید. شما مطمئناً به میز مناسب با کشوهای فراوان احتیاج دارید تا از به هم ریختگی فضا جلوگیری کنید. بنابراین برای نگهداری و بایگانی مدارک، حتما یک استراتژی متناسب با نیازهای خود داشته باشید.

دفتر خود را مرتباً تمیز کنید

اگر در حال حاضر احساس می‌کنید که میز کارتان خیلی نامرتب است، از همین الان دست به کار شوید. کاغذهای باطله، خودکارهای اضافی و هر چیزی را که به طور مرتب از آنها استفاده نمی‌کنید را سر جای خودش قرار دهید. اگر گرد و غباری روی میزتان جمع شده است، از شر آن نیز خلاص شوید. برخی از افراد علاقه دارند که یک شئ خاص یا حتی یک گلدان کوچک روی میز خود داشته باشند. توصیه می‌کنیم که در این کار هرگز افراط نکنید. میز برای انجام کار است نه فروشگاه سمساری.

کاغذهای باطله را بازیافت کنید

یکی از ساده‌ترین راه‌ها برای تمیز و مرتب کردن میز کار، کاهش کاغذ باطله‌های روی آن است. این کار همچنین یک روش عالی برای صرفه‌جویی در هزینه‌های چاپ و تکثیر است. ذخیره‌سازی فایل‌ها به صورت دیجیتالی و استفاده از ابزارهای ذخیره‌سازی ابری مانند Dropbox می‌تواند روند پیدا کردن پرونده‌ها، به اشتراک‌گذاری اطلاعات با همکاران و دسترسی به اسناد را آسان‌تر کند.

هر روز میز خود را مرتب کنید

بهتر است هر روز و در پایان ساعات کاری، میز خود را تمیز و مرتب کنید. به این ترتیب روز بعد می‌توانید با نشاط بیشتری کار خود را آغاز کرده و از کسالت دوری کنید. امیدواریم این نکات به شما کمک کند تا یک دفتر تمیز، شاد و پربارتری داشته باشید.