مبلمان و تجهیزات اداری از مهم‌ترین اجزای دکوراسیون داخلی اداری در محیط‌های کاری هستند که نقش بسزایی در بهره‌وری، راحتی کارکنان و جلوه کلی شرکت دارند. انتخاب درست تجهیزات اداری نه‌تنها در افزایش راندمان کاری موثر است بلکه تأثیر بسزایی بر ذهنیت مشتریان و پرستیژ شرکت دارد.

5 اشتباه هنگام خرید تجهیزات اداری

اما با این وجود خیلی از مدیران در زمان خرید این تجهیزات دچار اشتباهاتی می‌شوند که هزینه‌های سنگینی را برای شرکت به دنبال خواهد داشت. اگر می‌خواهید در مورد ۵ اشتباه رایج خرید تجهیزات اداری اطلاعات بیشتری کسب کنید پیشنهاد می‌کنیم تا پایان این مطلب با ما همراه باشید.

• عدم توجه به اندازه و ابعاد فضای دفتر

یکی از اشتباهات رایج در خرید تجهیزات اداری، بی‌توجهی به اندازه و ابعاد فضای دفتر است. خیلی از افراد تنها به‌دلیل جذابیت ظاهری و طراحی خاص یک میز آن را برای محیط کار انتخاب می‌کنند و توجهی به اندازه دقیق فضا و جای خالی کافی برای حرکت و رفت‌وآمد ندارند. این انتخاب می‌تواند باعث ایجاد مشکلی بزرگ شود. در واقع اگر میز مدیریت بیش از حد بزرگ باشد، باعث شلوغی فضا شده و دیگر فضای کافی برای انجام فعالیت‌های روزمره مانند نشست‌های کاری، قراردادن سایر وسایل و… در دسترس نیست. در نتیجه عملکرد دفتر و راحتی پرسنل را به‌شدت کاهش می‌دهد.

برای حل این مشکل باید در هنگام خرید، ضمن توجه به قیمت میز اداری و زیبایی آن به ابعاد دقیق فضای موجود نیز توجه کرد. بنابراین توصیه می‌کنیم فضای دفتر را اندازه‌گیری کرده و متناسب با آن ابعاد میز را انتخاب کنید. این کار باعث استفاده بهینه از فضا و ایجاد محیطی زیبا و کارآمدتر می‌شود.

• عدم توجه به ارگونومی

یک اشتباه رایج خرید تجهیزات اداری، عدم توجه به اصول ارگونومی است. این بی‌توجهی باعث می‌شود که افراد هنگام خرید صندلی اداری و میزهای محیط کار، مدل‌هایی را انتخاب کنند که اصلا متناسب با نیازهای کاری نیستند، بلکه با فشار اضافی که بر بدن وارد می‌کنند در طولانی‌مدت باعث ایجاد مشکلات جسمانی جدی نیز می‌شوند.

برای پیشگیری از چنین مشکلاتی باید میز و صندلی‌هایی را انتخاب کنید که دارای طراحی ارگونومیک باشند؛ زیرا این محصولات دارای قابلیت تنظیم ارتفاع و اهرم حرکتی هستند و می‌توانید ارتفاع میز و وضعیت صندلی را متناسب با قد و راحتی بدن خود تنظیم کنید. به این ترتیب به‌راحتی می‌توانید از میزان فشار به دست‌ها و مچ‌ها بکاهید.

• نادیده گرفتن کیفیت متریال

یکی دیگر از مشکلاتی که وجود دارد بی‌توجهی به کیفیت متریال تجهیزات اداری است. اکثر افراد در زمان خرید تنها به ظاهر و طراحی آن توجه می‌کنند و از کیفیت متریال آن غافل می‌شوند. بی‌توجهی به کیفیت در هنگام خرید باعث می‌شود آن محصول طی مدت‌زمان کوتاه‌تری خراب شود و ظاهر اولیه خود را از دست بدهد. به‌عبارتی متریال‌های بی‌کیفیت نه‌تنها طول عمر تجهیزات را کاهش می‌دهند، بلکه بر عملکرد آن‌ها نیز تاثیر منفی می‌گذارد. از طرفی میز و صندلی‌های اداری که با استفاده از مواد کم‌کیفیت تولید شده‌اند، آسیب‌پذیری بیشتری در برابر حرارت، رطوبت و ضربه دارند.

برای رفع این مشکل باید در هنگام خرید تجهیزات اداری علاوه بر ظاهر و طراحی، به کیفیت و نوع متریال به‌کاررفته در تولید آن‌ها نیز توجه کرد. چوب‌هایی مانند چوب راش به‌دلیل استحکام بالا و مقاومت در برابر آسیب‌های فیزیکی می‌تواند انتخابی ایده‌آل برای میزها و تجهیزات اداری باشد. از دیگر انتخاب‌های مناسب برای تجهیزات محیط کار MDF با روکش مقاوم به خش است که دوام بالایی دارد و می‌توانید سالیان طولانی از ظاهر زیبا و شیک آن لذت ببرید.

• عدم توجه به بودجه

از دیگر مواردی که در خرید تجهیزات و پارتیشن اداری مدیران به آن توجه کافی ندارند، میزان بودجه است. این مسئله باعث می‌شود وسایلی را انتخاب کنند که نیازی به آن‌ها ندارند و یا اینکه فراتر از توان مالی آن‌ها است. چنین انتخاب‌هایی باعث ایجاد فشار اقتصادی و یا عدم استفاده کامل از آن وسیله می‌شود. گاهی اوقات برخی از وسایل لوکس و غیرضروری می‌توانند هزینه نهایی را به‌شدت افزایش دهند.

از این رو پیشنهاد می‌کنیم قبل از خرید، به بررسی نیازهای محیط کار خود بپردازید و با تعیین سقف مالی خود برای خرید، اقدام به خرید اقلام ضروری بر اساس اولویت‌ها نمایید. به این ترتیب به‌راحتی می‌توانید از پرداخت‌های غیرضروری جلوگیری کنید.

• رنگ تجهیزات اداری

از دیگر اشتباه رایج خرید تجهیزات اداری می‌توان به بی‌توجهی به رنگ میز و سایر وسایل محیط کار اشاره کرد. رنگ‌ها تأثیر بسزایی بر فضای کاری و روحیه کارکنان دارند و می‌توانند حس‌وحال محیط را کاملا تغییر دهند و فضایی حرفه‌ای ایجاد کنند. از بهترین رنگ‌ها برای محیط‌های اداری می‌توان به رنگ‌های ملایمی مانند سبز، آبی و طوسی اشاره کرد که یک حس آرامش و تمرکز ایجاد می‌کنند. همچنین این رنگ‌ها به‌راحتی با رنگ‌های خنثی مانند سفید، بژ و مشکی در سایر اجزای دکوراسیون هماهنگ می‌شوند و فضایی شیک و مدرن ایجاد می‌کنند. لازم به ذکر است که استفاده از رنگ‌های طبیعی مانند قهوه‌ای نیز نمادی از چوب و طبیعت هستند و می‌توانند حس راحتی و آرامش را در محیط ایجاد ‌کنند. بنابراین در هنگام خرید تجهیزات اداری حتما باید با توجه به نوع فعالیت و فرهنگ سازمانی رنگ مناسبی انتخاب نمود که بهره‌وری کارکنان افزایش یابد.

خرید بهترین تجهیزات اداری

اکنون که با چند اشتباه رایج خرید تجهیزات اداری آشنا شدید راحت‌تر می‌توانید برای خرید تصمیم بگیرید و انتخاب‌هایی هوشمندانه داشته باشید. فروشگاه‌های متعددی در این زمینه مشغول به فعالیت هستند که یکی از معتبرترین آن‌ها مجموعه مکعب است که در حوزه طراحی دکوراسیون داخلی و چیدمان فضاهای اداری به‌صورت تخصصی فعالیت دارند. از این رو می‌توانید ضمن دریافت مشاوره از آن‌ها و سپردن طراحی فضای کار خود به آن‌ها، تجهیزاتی که نیازمند هستید را به این مجموعه سفارش دهید تا متناسب با فضای شرکت شما آن را بر اساس اصول ارگونومی تولید کنند.