همه ما احتمالاً این عبارت را زیاد شنیده‌ایم: که: نیروی انسانی بزرگ‌ترین سرمایه هر کسب و کاری هستند. این جمله بی شک صحیح است چرا که شرکت‌های ما بدون افراد ماهر، باهوش و مبتکر که در خط مقدم مشاغل کار می‌کنند، نمی‌توانند به موفقیت فکر کنند. برای صاحبان مشاغل، یافتن افراد مستعد شاید آسان ترین بخش کار است، اما آنچه اهمیت زیادی دارد و چالشی مهم به حساب می‌آید، ایجاد محیط کاری ایده آلی است که این افراد باید در آن رشد کنند. از طرفی دیگر فناوری شیوه کار ما را از بسیاری جهات به کل تغییر داده است و مسلماً دگرگون‌کننده‌ترین اتفاقی که امروز در محیط کاری رخ داده است ظهور دفاتر هوشمند است.
متأسفانه، چه بخواهید و چه نخواهید، عوامل طراحی مانند چیدمان میز اداری ، ارگونومی، نور طبیعی و کیفیت هوا در دفاتر اداری واقعاً اهمیت دارد. در حال حاضر با پیشرفت تکنولوژی، دفاتر هوشمند بیشتر و بیشتر رایج شده‌اند و البته شیوه مدیریت مشاغل در دفاتر و تیم‌های اداری را هم کاملاً تغییر داده‌اند؛ اما دقیقاً یک دفتر هوشمند چیست؟ چه مزایایی دارد؟ و چرا طراحی دفاتر هوشمند باید بر افراد متمرکز شود سؤالاتی است که در این مقاله از مجله مکعب به آنها پاسخ می‌دهیم. در ادامه با ما همراه باشید.
دفتر هوشمند چیست؟
قبل از اینکه به نحوه تغییر فضاهای اداری در محیط کار بپردازیم، بیایید در مورد این که اصلاً دفتر هوشمند چیست صحبت کنیم. یک دفتر هوشمند دفتری است که از فناوری های پیشرفته برای کار بهتر، مولدتر و کارآمدتر استفاده می‌کند. بسته به فضای کاری (و میزان هوشمند بودن آن دفتر)، مجموعه فناوری آنها ممکن است شامل ابزارهایی باشد که به مدیریت بهتر کارکنان، همکاری از راه دور، سیستم‌های فناوری اطلاعات و/یا فضای فیزیکی آنها کمک کند. فناوری اداری هوشمند اغلب شامل نرم‌افزارها و ابزارهای سخت‌افزاری ویدئو کنفرانس، نرم‌افزارهای اتاق جلسات و رزرو میز و ابزارهای تجزیه و تحلیل دفتر برای ارائه بینشی در مورد نحوه استفاده از فضاهای مختلف اداری است. ازاین‌رو طراحی داخلی دکوراسیون اداری دفاتر هوشمند نیز باید کاملاً سازگار با چنین سبکی صورت بگیرد و مبلمان اداری و لوازم اداری مورد نیاز برای تحقق چنین طرحی را فراهم کند.
چطور دفتر کاری هوشمند خود را داشته باشیم:
اگر می‌خواهید اهداف بهره‌وری کسب و کار خود را برآورده کنید (و فضای کاری طراحی کنید که از این اهداف پشتیبانی می‌کند)، ابتدا باید نیازهای تجاری خود را تعیین کنید. سپس، به داده‌های مربوط به نحوه کار کارکنان خود نگاه کنید و بر اساس این داده‌ها تصمیم بگیرید، نه فقط بر اساس آنچه شرکت‌های دیگر مثل Google انجام می‌دهند یا آنچه در حال حاضر مرسوم است. شما باید روابط کلیدی مشترک بین کارکنان و تیم‌هایتان را بشناسید و بررسی کنید که کارکنانتان برای موفقیت به چه ابزارهای فیزیکی و دیجیتالی نیاز دارند. ممکن است ساده به نظر برسد، اما برخی از تیم‌ها باید در کنار کار کنند، در حالی که برخی دیگر برای خلاقیت نیاز به انزوا و تنهایی دارند.
بدون اهداف واضح برای همکاری و بهره‌وری، طراحی فضای اداری با موانع روبرو می‌شود. اهداف تجاری شما باید سازمان‌دهی شده و واجد شرایط باشد، به همین دلیل تصمیم گیری بر اساس داده‌ها برای دستیابی به فرهنگ کاری بهتر و همکاری تیمی نکته کلیدی طراحی یک دفتر هوشمند مناسب با تجارت شما است.
اهمیت طراحی دفاتر هوشمند برای نیروی کار
در طی دو سال گذاشته بخش اعظمی از نیروی کار، به دور کاری روی آورده‌اند و بیش از گذشته کار در محیط‌های متنوع به امری رایج تبدیل شده است. نیروی کار متخصص امروز شبیه کارمند پشت میز نشین سال‌های دور گذشته نیست. قابلیت انعطاف پذیری محیط کار به یکی از اولویت‌های نیروی کار جوان امروزی تبدیل شده است. از این رو برای جذب استعدادهای برتر در شرکت خود (و نگه داشتن آنها در آنجا)، باید به آنها انعطاف پذیری لازم را به آنها بدهید تا هم در خانه و هم در دفتر کار کنند که البته دفاتر هوشمند نقش کلیدی در حل این مشکل دارند. دفاتر هوشمند مجهز به انواع فناوری‌هایی هستند که کار ترکیبی را ممکن می‌سازند. به عنوان مثال، اتاق‌های کنفرانس به طور معمول مجهز به نرم افزار کنفرانس ویدئویی هستند که باعث می‌شود اعضای تیم که از خانه کار می‌کنند نیز به راحتی در جلسات شرکت کنند.
وقتی کارکنان آنچه را که برای انجام وظیفه خود نیاز دارند، داشته باشند، یقیناً کار خود را به‌خوبی انجام دهند و وظایف بیشتری را به سرانجام می‌رسانند؛ و از آنجا که دفاتر هوشمند مجهز به فناوری های زیادی هستند که کارکنان را قادر می‌سازد تا بهتر، سریع‌تر و کارآمدتر کار کنند، نقش مؤثری در بهبود کارایی و بهره‌وری کلی نیز خواهند داشت.
گام کلیدی در فرآیند توانمندسازی کارکنان، فراهم آوردن محل کاری با طراحی خوب است.
شکی نیست که فناوری نقش مهمی در زندگی ما و در نتیجه در دفاتر اداری و درون سازمان‌های ما ایفا می‌کند. دفاتر اداری به تجهیزات مناسبی نیاز دارند تا از پیشرفت‌های تکنولوژیکی پیروی کنند. در حال حاضر بسیاری از شرکت‌ها لپ‌تاپ را به جای کامپیوترهای رومیزی انتخاب می‌کنند و به کارکنان خود آزادی کامل کار در هر مکانی را می‌دهند. به ویژه در زمانی که ما در آن زندگی می‌کنیم، کار ما قابل حمل شده است و دفاتر نیز باید بر این اساس سازگار شوند.
با ترکیبی از اثاثیه هوشمند و فناوری همگام با روز و آینده، می‌توانید اطمینان حاصل کنید که بهره‌وری خود و کارکنانتان بهینه است. در سال‌های آتی بی شک، ابزارهای بیشتری اضافه می‌شوند تا زندگی روزمره ما را حتی از این نیز ساده‌تر کنند. بزرگ‌ترین مزیت یک فضای اداری هوشمند ارتباط مؤثر است.
بدون داشتن مکانی مناسب برای انجام کارها، مهم نیست که نیروی کار شما چقدر عالی است. هیچ میزان استعداد یا خلاقیت بر فقدان فضای کاری کاربردی و محرک نمی‌تواند غلبه کند. کارمندان برای انجام وظایف خود به فضای مناسب نیاز دارند. به خصوص در صنایع دانش بنیان، معمولاً تعداد کمی از افراد روزهای خود را صرف تمرکز بر یک کار یا پروژه مشخص می‌کنند. در چنین فضاهایی اکثریت کارمندان از سر پروژه‌ای به پروژه دیگری می‌روند. از این رو برخی از متخصصان طراح داخلی پیشنهاد می‌کنند که هرچه فرد وظایف مختلفی را بر عهده داشته باشد، داشتن فضای کاری متنوع برای او اهمیت بیشتری پیدا می‌کند.
طراحی دفتر هوشمند خود را شروع کنید
افراد شما دارایی بزرگی هستند، اما اگر مطمئن نیستید که چگونه طراحی دفتر شما می‌تواند استعدادها و توانایی‌های آنها را به حداکثر برساند، ما می‌توانیم به شما کمک کنیم. تیم ما با شما همکاری می‌کند تا با درک عمیقی از کسب و کار شما، بتوانیم محل کاری استثنایی ایجاد کنیم که نیروی انسانی شما در آن رشد کند. لطفاً در صورت تمایل به کسب اطلاعات بیشتر در مورد خدمات طراحی مبتکرانه همه جانبه ما، با مشاوران گروه طراحی داخلی مکعب تماس بگیرید.
