بسیاری از کارفرمایان برای کاهش هزینه‌های خود سعی می‌کنند که یک فضا را به چندین کارمند اختصاص دهند تا از هزینه‌های اضافی خود بکاهند. ولی باید به این موضوع توجه داشته باشند که انجام این کار ممکن است بهره‌وری نیروی کار را کاهش دهد. چرا که فضای فیزیکی محیط کار موضوعی بسیار با اهمیت است. در حقیقت مطالعات نشان داده است که چیدمان فضای کار مستقیماً بر بهره‌وری تأثیر می‌گذارد. بنابراین طراحی دکوراسیون اداری باید به نوعی باشد که بیشترین بهره‌وری از فضای دفتر کار کوچک را داشته باشد.
اگر شما به عنوان یک کارآفرین به دنبال راه‌اندازی کسب و کاری هستید ولی فضای کمی در اختیار دارید، اصلاً نگران نباشید. هزاران استراتژی وجود دارد که می‌توانید با اطمینان از آنها استفاده کنید و بیشترین بهره را از فضای کوچک خود ببرید.
ایده‌هایی برای داشتن بیشترین بهره‌وری از فضای دفتر کار کوچک
با طراحی باز همکاری با یکدیگر را افزایش دهید
ایده طراحی دفاتر کاری با پلان باز یکی از ساده‌ترین و مقرون به صرفه‌ترین روش‌ها برای داشتن بیشترین بهره‌وری از فضای دفتر کار کوچک است. این ایده در بییشتر شرکت‌های خلاق و مبتکر در سراسر جهان بسیار رایج است. مرزبندی‌ها را از بین برده و به کارمندان شما امکان تفکر خلاق و گفتگو تیمی را می‌دهد.
برای اینکه بتوانید این نوع طراحی را در دفتر کار خود اجرا کنید، میزها را به‌صورت دو یا چهارنفره به یکدیگر بچسبانید. به عبارتی دیگر “ایستگاه‌های کاری” ایجاد نمایید. این روش به اعضای تیم این امکان را می‌دهد تا آزادانه در مورد ایده‌ها بحث کنند و در نهایت به یک نظر مشترک برسند. در این راستا می‌توان از میزهای مشترک اداری هم بهره برد. یکی از مزیت‌های این میزهای اشتراکی فضای کافی و مناسب برای هر نفر است که در نظر گرفته شده است.
چند نکته که در هنگام اجرای این ایده باید آنها را رعایت کنید، عبارت‌اند از:
مطمئن شوید که هنگام چسباندن میزها به یکدیگر مسیر رفت و آمد افراد مسدود نمی‌شود و آنها به‌راحتی می‌توانند جا به جا شوند. میزهای کاری اشتراکی هماهنگ با ابعاد فضا باشد.
سعی کنید فضایی بین میزها ایجاد کنید و به کارمندان فضای کافی برای حرکت را بدهید تا بتوانند صندلی خود را جا به جا کنند و مزاحمتی برای دیگر کارمندان ایجاد نشود. همکاران همفکر را در کنار یکدیگر قرار دهید، مخصوصاً اگر آنها در محیط کار نقش مشترکی دارند.
محیط کار را انعطاف‌پذیر طراحی کنید
منظور ما از “انعطاف‌پذیر” نگه‌داشتن طراحی فضای اداری چیست؟ خب اگر فضای کار کمی برای کار دارید و تعداد کارمندانی که مشغول به کار هستند ساعت‌ها و روزهای مختلفی کار می‌کنند. یک طرح انعطاف‌پذیر به شما امکان می‌دهد تا برای داشتن بیشترین بهره‌وری از فضای دفتر کار کوچک فضای کاری جداگانه‌ای را برای انجام چندین فعالیت مختلف داشته باشید.
همان‌طور که می‌دانید میزهای گرد و یا اتاق‌های اشتراکی فضاهایی هستند که می‌توانند به‌عنوان یک مکان مشترک برای جلسات توجیهی و گفتگوها مورد استفاده قرار بگیرند.
سعی کنید برای داشتن بیشترین بهره‌وری از فضای دفتر کار کوچک دفتر کار خود را دوباره طراحی کنید. اتاق‌های کنفرانس که به ندرت از آنها استفاده می‌شود، به سالن اجتماعات یا محل اجتماعات گروهی تبدیل نمایید.
مبلمان درستی انتخاب کنید
اغلب اوقات مشکل طراحی فضاهای کوچک انتخاب صحیح و خرید مبلمان اداری است چرا که مبلمان اداری مدرن اغلب بزرگ هستند. همچنین در فضاهای کوچک بدون استفاده باقی می‌مانند و بهره وری صحیحی نخواهند داشت. طراحی موفق و درست در فضاهای اداری کوچک به‌گونه‌ای است که باید مبلمان کوچک‌تر و باریک‌تر باشد. علاوه بر این به راحتی بتوان آنها را جا به جا کرد تا بسته به شرایط کارکنان طراحی را بتوان تغییر داد.
در ادامه نکاتی برای انتخاب درست مبلمان جهت داشتن بیشترین بهره‌وری از فضای دفتر کار کوچک بیان شده است. از میز اداری مدرن و میزهای کشو دار برای بایگانی اسناد خود استفاده کنید تا بتوانید در استفاده از فضا صرفه‌جویی نمایید. استفاده از حداقل مبل اداری بهترین گزینه است، شما نیازی به داشتن ست مدل مدیریتی و مبل‌های بزرگ و حجیم ندارید.
دفتر کار خود را دوباره طراحی کنید
فکر نکنید که دیوارهای فضای اداری حتماً باید به رنگ سفید باشد. یک دفتر کار خوب باید طوری طراحی شده باشد که انگیزه و انرژی مثبت را به کارمندان القا کند. هر محل کار هویت شخصی دارد، بنابراین اجازه دهید این شخصیت در طراحی دفتر کار شما کاملاً نمایان باشد. در نظر گرفتن یک دیوار برای نصب تابلوهای نقاشی و عکس‌ها می‌تواند بسیار کاربردی و مفید باشد.
نورپردازی استاندارد یکی دیگر از روش‌های مقرون به صرفه برای داشتن بیشترین بهره‌وری از فضای دفتر کار کوچک است. سعی کنید میز کاری کارمندان را در نزدیکی پنجره‌ها قرار دهید.
استفاده از آینه در فضای کاری یک ایده بسیار جذاب است. آینه‌ها نور را به اطراف بازتاب می‌کنند و باعث می‌شوند تا فضا بزرگ‌تر به نظر برسد.
یکی دیگر از روش‌های اصلی برای شخصیت دادن به فضای اداری استفاده از رنگ‌ها است. نکته مهم در انتخاب رنگ این است که لزومی ندارد که شما حتماً از رنگ‌های خنثی برای فضای اداری استفاده کنید. استفاده بیش از حد از رنگ‌های تیره منجر به کوچک‌تر نشان دادن فضا می‌شوند.
از نظرات کارمندان در طراحی فضای اداری استفاده کنید
وقتی صحبت از فضای کوچک اداری می‌شود یادآوری این نکته ضروری است که هر کارمند باید فضای شخصی خودش را داشته باشد. علاوه بر این در همین فضای کوچک شما باید تمامی امکانات رفاهی یا تفریحی را برای کارمندان فراهم کنید. مثلاً می‌توانید بخشی از فضای کار که مورد استفاده قرار نمی‌گیرد را تشک‌هایی برای یوگا و مدیتیشن قرار دهید. به راحتی این فضا را به مکانی برای تجدید انرژی کارمندان تبدیل کنید.
وسایلی که استفاده نمی‌کنید را نگه ندارید
در مکان‌ها بزرگ و حتی در فضاهای کوچک نگه‌داشتن وسایل اضافی می‌تواند فضای مورد استفاده شما را محدود کند. وسایل سالم و قابل استفاده را می‌توانید به کسانی که به آنها احتیاج دارند هدیه دهید. سایر وسایل خراب را برای بازیافت به مکان‌های مخصوص بدهید.
اسناد الکترونیکی را بایگانی کنید
در واقع کاغذ و بایگانی‌های کاغذی فضای بسیار زیادی را اشغال می‌کند. گرچه داشتن کپی فیزیکی برای برخی از اسناد مهم و قراردادهای تجاری خوب است، اما اگر بتوانید اسناد خود را به‌صورت الکترونیکی بایگانی کنید فضای بسیار زیادی را آزاد خواهید کرد. شما می‌توانید برای داشتن بیشترین بهره‌وری از فضای دفتر کار کوچک از یک سیستم مخصوص برای بایگانی اسناد خود استفاده کنید.
نظم را رعایت کنید
برای داشتن بیشترین بهره‌وری از فضای دفتر کار کوچک بیان این نکته ممکن است بسیار بدیهی و ساده باشد. اما این نکته بسیار قابل توجه و تأثیرگذار است. منظم نگه داشتن فضای اداری می‌تواند فضای بسیار بزرگی را برای شما در دسترس نگه دارد.
سخن پایانی
شما باید بدانید که تمامی سازمان‌های بزرگ در ابتدا کار خود را در یک اتاق کوچک آغاز کرده‌اند و به مرور محیط کارشان را گسترش داده‌اند. شما نباید اجازه دهید که متراژ فضای اداری تعیین‌کننده اصلی برای شما باشد. با استفاده از این نکات می‌توانید دفتر خود را به فضایی بزرگ‌تر تبدیل کنید و بیشترین بهره‌وری را از فضای دفتر کار کوچک خود ببرید.
