قبل از این که کووید ۱۹ کسب و کارها را به هم بریزد، فضاهای کاری بسیار در هم فشرده و تنگاتنگ بود. کارمندان به راحتی در کنار همدیگر می‌نشستند و به فعالیت روزمره خودشان مشغول می‌شدند. اما این بیماری باعث شد که فضاهای کاری تنگ و نزدیک به هم دیگر برای کارمندان مناسب نباشد. فضای کاری منعطف به صاحبان کسب و کار این امکان را می‌دهد در همین دوران کرونا هم بتوانند از حضور تمام کارمندانشان در شرکت استفاده کنند. اما چه طور این فضا را بسازیم که برای همه مناسب و امن باشد. طوری که با خیال راحت در محل کار حاضر شوند و بتوانند بازدهی مناسبی هم داشته باشند. گروه مکعب در این یادداشت قصد دارد که در مورد فاصله گذاری اجتماعی در سازمان و حفظ فضای کاری منعطف به سوالات اصلی پاسخ بدهد.
سوال‌های اساسی زیادی در این مورد وجود دارد. مثلاً فاصله گذاری اجتماعی در سازمان باعث می‌شود که کارگروهی مختل بشود؟ یا مجبور هستیم کارمندان را در فاصله‌های خیلی دور از همدیگر قرار بدهیم و فضای محل کار این امکان را به ما نمی‌دهد؟ در این مقاله از مکعب به سراغ این مطلب رفته‌ایم و در موردش صحبت خواهیم کرد.
انواع متفاوت برای فضای کاری منعطف
مکان‌های قابل انعطاف در شرکت خود را مشخص کنید. این که کدام میز را می‌شود در جای مناسب دیگری قرار دارد، یا شکل خاصی از میزهای پارتیشن بندی شده را بتوان جابه جا کرد. این میزها اساساً به دلیل انعطاف پذیری و قابل‌حمل بودن در شرکت‌ها استفاده می‌شوند. و چه پارتیشن بین آنها باشد و چه نباشد، امکان جابجایی خوبی دارند. پارتیشن‌هایی که گروه مکعب طراحی می‌کنند، فضای کاری منعطف را به شما هدیه می‌دهند. این پارتیشن‌ها قابل جابه جایی هستند و در زمان‌های مشخص، فضاهای کاری را بزرگ‌تر یا کوچک‌تر می‌کند. اما چاره کار فقط در تغیییر جای میزها نیست، به این فضاها دقت کنید:
فضاهایی که طراحی برای نشستن کارمندان در آن پیاده نشده یا اساساً در حال حاضر استفاده‌ای نمی‌شود.
فضاهایی که برای میزبانی از افراد در طول روز در نظر گرفته شده است. مخصوصاً در دوران کرونا که مراجعه‌کننده‌های حضوری به شدت کم‌تر شده‌اند.
فضاهایی که در حال حاضر آزاد هستند و به عنوان مثال یک گلدان یا میز دکوری قرار گرفته است.
با تغییر دادن این فضاها، می‌توانید فضای بیشتری برای کار کردن بسازید و فاصله گذاری اجتماعی در سازمان را هم رعایت کنید. اینها فضاهایی هستند که کارمندان می‌توانند در فضای خیلی امن‌تری کار کنند، و بدون ترس از بیماری کووید ۱۹ در کنار یکدیگر به کار گروهی و فعالیت‌های حرفه‌ای خودشان مشغول بشوند.
دوباره سازی فضاها با تفکر جدید
هر فضا را می‌شود توی ذهن دوباره سازی کرد تا فضای بیشتری پیدا کنیم. ایجاد فضاهای خالی مشخص بین محل‌های طراحی شده و توجه به فاصله گذاری اجتماعی در سازمان، اصلی است که باید در این شرایط رعایت کنیم. طراحی فضای اداری یعنی در نظر گرفتن همین شعاع‌های فاصله بین افراد مختلف. اگر ۱۲ نفر در اتاق دارید که فاصله شان فقط یک متر است، بهتر است شش نفر در اتاق بگذاریم که دو متر بین آنها فاصله داشته باشیم. با توجه به ویژگی‌های هر اتاق، این ویژگی‌ها قابل فکر کردن و انجام هستند. با اندازه‌گیری و پارتیشن‌بندی جدید می‌توانید این مشکل را برطرف کنید. پارتیشن‌هایی که الزاماً دیوارهای کاذب نیستند و مانند میزهای به هم چسبیده عمل می‌کنند.
اگر فضای واقعی در ذهن شما کارساز بود، وقتش است که آن را اجرا کنیم و اجازه بدهیم فضای جدید ساخته شود. اگر هم فضاها برای گروه‌های کوچک آزاد شد، شما باید تعداد افراد در هر گروه را کوچک‌تر کنید و برای دسته‌های کوچک‌تر فضا بسازید. برای ساختن فضای آزاد راه‌های متفاوتی هست. حتی جابجا کردن میزهای به هم چسبیده، راه حلی است که می‌شود به سادگی آن را اجرا کرد. اگر از میزهای دیگری برای طراحی فضای اداری استفاده کرده‌اید، به سختی خواهید توانست فضای خالی بین آنها ایجاد کنید.
مدیریت کردن تعامل بین کارمند و محل کارش
هر قانونی یک ضمانت اجرایی می‌خواهد. وگرنه بارها و بارها قانون‌های وضع شده اند و هیچ وقت هم کسی آنها را اجرا نکرده است. بنابراین مرحله بعدی، گذاشتن قوانین و آیین‌نامه‌های مشخصی است که این شرایط را حفظ می‌کند. طراحی فضای اداری بدون رعایت کردن این قوانین، دقیقاً آب در‌هاون کوبیدن است. عادت‌های مرتبط با حفظ فاصله گذاری اجتماعی در سازمان و همچنین ایجاد تعاملات کاری با توجه به آیین نامه، وظیفه شماست.
در این طراحی اداری لازم است که فضاهای اداری مختلف را با توجه به شرایط امروز، تغییر بدهیم. میزهای کاری و پارتیشن‌بندی شده گزینه‌های اول برای حفظ فاصله اجتماعی هستند. اما در مرحله دوم، سالن‌های انتظار است که افراد زیادی به طور عمومی در آن رفت و آمد می‌کنند. کنترل کردن چنین فضاهایی ساده نیستند. باید در مورد شرایط حضور و نشستن در این اتاق و صندلی‌های آن، نکته‌های بهداشتی را رعایت کرد.
مدیران شرکت‌ها باید در مورد تغییر شرایط و تعیین فضاهای جدید کاری با گروه‌های مختلف صحبت کنند. هر بخش باید بتواند میزان فضاهای خالی و شرایط کنار هم قرار گرفتن کارکنان را بررسی کند. باتوجه به فضاهای خالی موجود و فضاهای کاری تعادل ایجاد کنند. سلامتی و امنیت در این شرایط حرف اول را می‌زند. برای طراحی اداری در چنین فضایی، از تیم مکعب هم می‌توانید کمک بگیرید.
زمان بندی مشخص برای ضد عفونی کردن
بعد از طراحی اداری جدید و ساخت فضاهای کاری بافاصله، حالا لازم است برای تضمین سلامت کارکنان، زمان‌های مشخصی را برای ضد عفونی کردن فضاها در نظر بگیریم. این کار به شما کمک می‌کند که حتی با حضور مراجعین در محل کار، سلامت کارمندان به خطر نیافتد. در این زمان‌بندی باید حواسمان باشد که تمام میزها، دستگیره‌ها و مناطق حساس به خوبی تمیز و ضدعفونی شوند.
فضای کاری را چابک و امن نگه داریم
نکته‌ای که از بقیه مهم‌تر است، ثابت نگه داشتن این فضای کاری منعطف است. یعنی اگر با یک تغییر در طراحی اداری برای مدتی همه چیز را امن و چابک کردیم، باید بتوانیم آن را حفظ کنیم. قوانینی که در بالا ذکر شدند، شاید قوانین سختی نباشند، اما اجرا کردنشان معجزه می‌کند. برای حفظ این امنیت و انعطاف پذیری نیاز داریم که کارمندان را چابک نگه داریم. با وجود محدودیت‌های فاصله گذاری اجتماعی در سازمان، برای کارمندان باید حفظ این فضاها و خالی نگه‌داشتن فضاهای باقی مانده کار ساده‌ای باشد. زیرا قرار نیست که کار خاصی در فضاهای باقی‌مانده انجام بدهند.
تمیز شدن منظم، فاصله‌هایی که بین میزهایشان وجود دارد و راحت بودن در محل کار، به آنها اجازه می‌دهد که بازدهی خودشان را در طول کار حفظ کنند. هدف گروه مکعب هم از تغییر طراحی اداری، حفظ این جایگاه در بین کارمندان است، تا بتوانند با قدرت به فعالیت‌های حرفه‌ای و روزانه خودشان ادامه بدهند. گروه مکعب با ساخت این فضاهای چابک، می‌تواند فضا را برای شما باز کند. با رعایت کردن قوانین گفته شده، این فضا به مدت طولانی برای شما باقی خواهد ماند.
