برای همه ما پیش آمده که غرق کاری هستیم، همان لحظه همکارمان نکته‌ای را می‌گوید، و یا تلفنمان زنگ می‌خورد. این صحبت‌های پی در پی باعث می‌شود تمرکزمان روی کار کم شود و بسیاری از مسائل را فراموش کنیم. برای بهبود این وضعیت می‌توانیم چاره‌ای بیندیشیم. ما به شما یه راهکار مفید می‌گوییم. یک راه‌حل ساده و قابل دسترس! شاید تا به حال به فواید یادداشت نویسی در هنگام کار فکر نکرده باشید. کافی است یک مدت این روش را امتحان کنید و نتیجه آن را ببینید.
فرض کنید قرار است امروز در جلسه مهمی شرکت کنید. صحبت‌هایی که قرار است در این جلسه بشنوید بسیار مهم است. اولین چیزی که به ذهنتان می‌رسد این است که یک دفترچه با خودکار همراه خود ببرید. اما این روش یک مشکل دارد. ممکن است از خیلی از یادداشت‌ها عقب بمانید و گاهی بعضی مواقع منظور فرد گوینده را به اشتباه بر روی کاغذ بنویسید. شما باید فعالانه به صحبت‌ها گوش دهید و به طور همزمان هم نکات را بنویسید. یکی راه بهتر این است که صحبت‌های جلسه را ضبط کنید. پس از پایان جلسه صدای ضبط شده را پخش کنید و از روی آن یادداشت برداری کنید. با این کار می‌توانید چندین بار صدا را گوش دهید و نکات مهم آن را یادداشت کنید.
اما اگر امکان ضبط صدا را ندارید می‌توانید نکات مهم را یادداشت کنید و پس از جلسه آن را پاک‌نویس کنید. سپس می‌توانید نکات نوشته شده را بر روی میز خود بچسبانید. شاید فکر کنید با این کار دکوراسیون اداری خود را بدشکل می‌کنید. بهتر است از کاغذهای یکسان و همرنگ استفاده کنید تا نمای نامنظمی به فضای کاری خود ندهید. این روش پس از مدتی برای شما یک عادت مثبت می‌شود، چرا که به فواید یادداشت نویسی پی می‌برید و نظم با کارهای شما همراه می‌شود.
با فراموشی خداحافظی کنید
یکی از مهم‌ترین فواید یادداشت نویسی جلوگیری از فراموشی است. زمانی که کارهای جزئی شما زیاد شود احتمال فراموشی آنها بالا می‌رود. اما در صورتی که تمامی آنها را یادداشت کرده باشید تنها با یک نگاه می‌توانید کارهایتان را مدیریت کنید. روی میز کاری خود یک بسته استیکر داشته باشید. رنگ‌های شبرنگی این استیکرها باعث جلب توجه نگاه شما به آن می‌شود. بنابراین با نوشتن نکات مهم و چسباندن آن بر روی دیوار مقابل خود امکان فراموشی کارهایتان به حداقل می‌رسد. وجود یک دفترچه روی میزتان به شما حس خوبی می‌دهد. باعث می‌شود هر زمان در هنگام کار نکته‌ای به ذهنتان رسید آن را به یادداشت‌های خود اضافه کنید. اما فواید یادداشت نویسی تنها به موضوعات کاری معطوف نمی‌شود. شما می‌توانید این کار را برای جلوگیری از فراموشی کارهای مهم زندگی خود انجام دهید. یادداشت کردن تولد عزیزانتان یکی از بهترین کارهایی است که باعث می‌شود این مناسبت را فراموش نکنید.
با برنامه‌ریزی دقیق قدم بردارید
یکی دیگر از فواید یادداشت نویسی منظم شدن کارهایتان است. زمانی که تمامی کارهای خود را بر روی دفترچهای یادداشت کنید هر روز صبح به محض رسیدن به محل کار خود می‌توانید یک نگاه کلی بر روی کارهای خود داشته باشید. برای هر کدام زمان تعیین کنید و به آنها الویت بدهید. در این صورت کارهای خود را با آرامش بیشتری انجام می‌دهید و هر چقدر هم که سرتان شلوغ شود کارهای فعلی خود را فراموش نمی‌کنید. به این ترتیب در پایان روز می‌توانید یک گزارش کار خوب برای خود یا سرپرست بخش خود بنویسید و ارائه دهید. این کار باعث می‌شود بدانید در پایان روز چقدر به اهداف کاری خود نزدیک شده‌اید. برای برنامه‌ریزی دقیق‌تر کارهایتان توصیه می‌کنم تاریخ زدن را فراموش نکنید. از لحظه‌ای که کاری به شما محول می‌شود تاریخ آن را یادداشت کنید و زمان انجام آن را هم بنویسید. در این صورت برای تحویل کارها دچار مشکل نخواهید شد. امروزه نرم‌افزارهای زیادی برای یادداشت برداری اداری به وجود آمده‌اند. همچنین اپلیکیشن‌ها برای استفاده راحت‌تر قابل اجرا در گوشی‌های اسمارت هستند.
سخن آخر
یادداشت نویسی در روند یک کار اداری یکی از روش‌هایی است که به سرعت تاثیر خود را نشان می‌دهد. از جمله تاثیرات مثبت یادداشت نویسی نظم بخشی در روند کار اداری است. امروزه اهمیت کار گروهی بیش از پیش خود را نشان داده است و در افزایش بازدهی کاری در شرکت‌ها قدرت خود را نشان داده است. اما این بازدهی تنها تحت تاثیر یک سری عوامل خود را نشان خواهد داد. به بیانی دیگر کار گروهی با در نظر گرفتن قوانین و مسائلی قابل اجرا است. یکی از این قوانین یادداشت برداری روزانه است. هر فرد در گروه باید این توانایی را داشته باشد تا در طول روز وظایفش را یادداشت برداری کند تا فراموش نکند. همچنین در جلسات روزانه که میان همکاران برگذار می‌شود یادداشت برداری باعث افزایش تمرکز هر شخص می‌شود. در پایان باید اشاره کنیم که برای تغییرات اساسی باید در عادت‌های کوچک تغییراتی به وجود بیاورید. با تغییر این عادت‌ها و اضافه کردن آن به شیوه زندگی به خصوص در محل کار به زودی شاهد نتیجه مثبت خواهید بود.
