اقلام ست اداری شامل مواردی مانند کارت ویزیت، سربرگ، انواع قبوض، پوشه، انواع پاکت و چند مورد دیگر است. امروزه با وجود دیجیتال شدن داده‌ها و هرچه بیشتر شدن اثرگذاری فضای دیجیتال، هنوز هم کسب‌وکارهای زیادی به طراحی خوب و داشتن یک ست اداری حرفه‌ای و شیک اعتقاد دارند. در واقع این اقلام هنوز هم به عنوان عنصری که نشان‌گر هویت برند است؛ می‌تواند در مسیر بازاریابی و به خصوص برندینگ هر کسب‌وکاری موثر باشد.
اقلام ست اداری
همچنین ست‌های اداری نیز مانند دکوراسیون اداری باید از طرح و رنگی هماهنگ با سایر اجزای معرف برند بهره ببرند. به عنوان مثال اگر رنگ سازمانی شرکت شما سبز است؛ طبیعی است که از این رنگ در دکوراسیون اداری و همچنین در اقلامی مانند ست اداری نیز بهره ببرید. علاوه بر این یک‌پارچگی و هماهنگی، در آشنایی با ست‌های اداری نکات دیگری نیز وجود دارد؛ که اطلاع از آنها به شناخت این موضوع کمک کرده و راهنمای خوبی برای طراحی ست اداری مناسب برای شما خواهد بود. بر این اساس در این نوشته به معرفی و بررسی اقلام ست اداری پرداخته‌ایم.
-
کارت ویزیت
مهم‌ترین و مورد توجه‌ترین بخش از یک ست اداری حرفه‌ای، کارت ویزیت است. کارت ویزیت در واقع معرف کسب‌وکار شما و گاهی شخص شماست. به عنوان مثال در برخی شرکت‌ها، هر شخصی بنابر مسئولیت خود، کارت ویزیت خود را دارد. با این حال همه این کارت‌ها از نظر طراحی معمولا یکسان یا بر اساس یک تم مشابه هستند. کارت‌های ویزیت ابزاری عالی برای معرفی سریع خود و کسب‌وکارتان در هر فضایی است. چه در یک نمایشگاه تجاری مرتبط باشید؛ چه در مسیر یک سفر کاری باشید؛ و یا حتی اگر در یک مهمانی دوستانه، بحث به موضوعات کاری کشیده شده باشد. به هر حال داشتن کارت ویزیت ساده‌ترین راه برای ایجاد ارتباط و اطمینان از حفظ آن در آینده است. در واقع ارائه یک کارت به مخاطب احتمالی، بسیار ساده‌تر از معرفی کامل خود، خدمات خود، اطلاعات تماس و… است.
در کنار طراحی مناسب، کارت‌های ویزیت باید در فضایی محدود اطلاعات مهمی را ارائه دهند. به خصوص امروزه که طراحی مینیمال کارت ویزیت بیش از گذشته مورد توجه قرار گرفته است؛ این محدودیت بیشتر نیز شده است. به هر حال اطلاعاتی مانند نام کسب‌وکار یا شخص صاحب کارت، شماره تماس، آدرس پست الکترونیکی، آدرس دفتر حضوری و موضوع فعالیت از جمله اطلاعات مهم در این زمینه است. همین‌طور امروزه درج آدرس وب‌سایت کسب‌وکار به شکل لینک یا کیو.آر.کد نیز بسیار متداول است. این کار کمک می‌کند تا کارت ویزیت کوچک و ساده شما دریچه‌ای به سوی اطلاعات مفصل تکمیلی موجود در وب‌سایت باشد.
-
سربرگ
دومین قلم پرکاربرد در ست اداری سربرگ است. البته سربرگ‌ها در بعضی کسب‌وکارها کاربرد بیشتری دارند. به عنوان مثال در دفاتر حقوقی، دفاتر اسناد رسمی، دفاتر مشاوران مالیاتی و… این اقلام بیشتر مورد توجه هستند. همچنین در هر کسب‌وکاری که برای ارائه خدمت به مشتریان قراردادی نوشته می‌شود؛ استفاده از سربرگ می‌تواند نشان‌گر حرفه‌ای بودن آن کسب‌وکار باشد. سربرگ‌ها معمولا در بخش بالا و پایین دارای طراحی اختصاصی بوده و مزین به نام و یا آرم کسب‌وکار هستند. همچنین گاهی در پایین سربرگ نیز اطلاعاتی مانند شماره تماس و آدرس وب‌سایت درج می‌شود.
سربرگ‌ها اغلب بر روی کاغذهای معمولی ۴۰ یا ۶۰ گرمی چاپ می‌شوند. البته در بعضی کسب‌وکارها تولید سربرگ بر روی مقوای ۹۰ یا ۱۱۰ گرمی مات نیز متداول است. همچنین از نظر ابعاد این برگه‌ها اغلب در دو استاندارد A4 و A5 تولید می‌شود. برگه‌های A4 متداول‌ترین اندازه سربرگ بوده و ابعادی حدود ۷.۲۷ در ۱۱.۶۹ اینچ دارند. برگه‌های A5 نیز دقیقا به اندازه نصف برگه‌های A4 هستند. سایر قطع‌های سربرگ متداول نیست؛ با این وجود ممکن است در بعضی موارد در اقلام ست اداری یک شرکت خاص آنها را بیابید.
-
پاکت
سومین قلم پرکاربرد در ست اداری پاکت است. پاکت‌ها هم در ابعاد مختلفی طراحی می‌شوند. البته مهم‌ترین نکته در طراحی آنها این است که سربرگ‌ها به درستی و با یک یا نهایتا دو تا در آنها جای بگیرند. بنابراین وجود و تنوع پاک‌ها در ست اداری به تنوع سربرگ‌ها بستگی دارد. به عنوان مثال اگر سربرگ‌های شما در دو سایز مختلف است؛ احتمالا بهتر است پاکت‌های شما نیز در دو سایز طراحی شود.
پر روی پاکت‌ها نیز معمولا اطلاعاتی مانند نام و آرم کسب‌وکار درج می‌شود. همین‌طور به صورت سنتی بر پاکت‌ها آدرس پستی شرکت نیز درج می‌گردد. وجود پاکت‌ها علاوه بر حفظ بهتر سربرگ‌های حاوی اطلاعات مهم، حسی رسمی‌تر به نامه بخشیده و در برندینگ کسب‌وکار شما موثر است.
-
انواع قبوض
در بسیاری از کسب‌وکارهای کوچک، انواع قبوض را به کمک دستگاه چاپگر اداری، بر روی سربرگ‌ها چاپ می‌کنند. با این وجود اگر نوع کسب‌وکار شما به شکلی است که روزانه تعدادی زیادی قبض صادر می‌کنید؛ بهتر است به عنوان یک قلم مستقل در ست اداری آن را در نظر گرفته و طراحی و چاپی جداگانه برای آن داشته باشید. در میان قبوض مختلف، مواردی مثل فاکتور، پیش فاکتور، انواع رسید و فرم‌های خاص وجود دارد.
توصیه می‌کنیم در صورت تهیه جداگانه قبوض، ابعاد آنها را در استاندارد در نظر گرفته شده برای سربرگ در نظر بگیرید. به این روش می‌توانید کماکان از همان پاکت‌های قبلی برای ارائه آنها استفاده کنید.
-
پوشه
پوشه یا فولدر نیز گاهی در میان اقلام ست اداری قرار می‌گیرد. پوشه‌ها ابزاری خوب برای قراردادن چندین سربرگ یا سایر کاغذهای مرتبط، بدون تاخوردگی و در یک بسته منسجم است. متداول‌ترین نوع پوشه‌ها پوشه‌های مقوایی هستند. این پوشه‌ها معمولا در لایه بیرونی به کمک لمینت مات یا براق پوشش داده می‌شوند. البته اگر پوشه از اقلام مهم ست اداری شماست؛ می‌توانید هزینه بیشتری برای آن کرده و به دنبال گزینه‌های جذاب‌تری باشید. مثلا پوشه‌های ساخته شده از طلق شفاف و دارای درب دکمه‌دار، گزینه‌هایی بادوام‌تر هستند. هرچند چاپ روی آنها سخت‌تر و هماهنگ کردن آن با سایر اقلام ست اداری پیچیده‌تر است.
-
پاکت و لیبل سی دی و دی وی دی
آخرین قلم ست اداری که در این نوشته به معرفی آن می‌پردازیم؛ پاکت و لیبل سی دی و دی وی دی است. البته پا پیشرفت تکنولوژی، امروزه استفاده از دیسک‌های سی دی و دی وی دی نسبت به گذشته بسیار کاهش یافته است. با این حال اگر در کسب‌وکار شما این دیسک‌ها هنوز جایگاه ویژه‌ای دارند؛ بهترین بسته‌بندی برای ارائه آن به مخاطبان، پاکت و لیبل است. لیبل‌ها از کاغذهای پشت چسب‌دار و در ابعاد دایره‌ای ساخته می‌شوند.
بنابراین به راحتی بر روی سی دی و دی وی دی می‌چسبند. پاکت‌های مخصوص این دیسک‌ها نیز اغلب ابعادی مربعی با طول ضلعی برابر با قطر دیسک‌ها را دارند. همچنین یک راه کم هزینه و جذاب در طراحی پاکت سی‌دی، استفاده از طلق شفاف برای یکی از طرفین پاک است. در این حال طرح لیبل سی دی از روی پاکت مشخص بوده و نیازی به طراحی اختصاصی و حتی چاپ جداگانه پاکت نیست.
چند نکته مهم درباره طراحی ست اداری
در ادامه به بررسی چند نکته مهم در طراحی اقلام ست اداری می‌پردازیم:
- هویت برند: یک ست اداری حرفه‌ای باید هویت برند شما را به‌طور کامل منعکس کند. این ویژگی از طریق استفاده از لوگو، رنگ‌ها، فونت‌ها و تصاویر مرتبط با برند شما انجام می‌شود.
- خوانایی: اطلاعات موجود و چاپ شده بر روی ست اداری باید به راحتی قابل خواندن باشد. بنابراین بهتر است تا جای ممکن در طراحی آن از فونت‌های واضح و خوانا و اندازه مناسب برای نوشتن متون استفاده کنید.
- تناسب: تمامی اقلام ست اداری باید از نظر اندازه، رنگ و سبک با یک‌دیگر تناسب داشته و در هماهنگی کامل باشند.
- خلاقیت: استفاده از خلاقیت در طراحی ست اداری، آن چیزی است که می‌تواند شما را از رقبا متمایز کند. به عنوان مثال استفاده از ابعاد متفاوت برای این اقلام یکی از این روش‌های متداول برای ایجاد ست‌های خلاقانه است.
- کیفیت: استفاده از مواد باکیفیت در تولید ست اداری علاوه بر اینکه نشانه‌ای از حرفه‌ای بودن کسب‌وکار شماست؛ می‌تواند به دوام بیشتر این اقلام نزد مخاطبان کمک کند. به عنوان مثال کارت ویزیت شما مدت بیشتری در دست مخاطبان حفظ می‌شود.
در نهایت و به‌طور خلاصه توصیه می‌کنیم علاوه بر موارد بالا در طراحی اقلام ست اداری، از تصاویر با کیفیت بالا استفاده کنید. همچنین از فضاهای خالی به‌طور موثر استفاده کنید. به کار بردن رنگ‌های مناسب و مربوط به برند خود نیز مهم است. از طرح‌های شلوغ و پیچیده نیز خودداری کنید. در واقع امروزه طراحی‌های مینیمال بیشتر مورد پسند هستند. درج اطلاعات تماس به‌طور واضح و بررسی کامل متون و طرح قبل از چاپ را نیز فراموش نکنید.
