قبل از تمرکز بر روی طراحی دفاتر اداری جدید، بازسازی یا جابجایی، لازم است بدانید که چقدر فضا برای هر کارمند لازم دارید. اداره ایمنی و بهداشت شغلی شرایط سخت‌گیرانه‌ای را برای فضاهای اداری تعیین نکرده است که به این معنی است که شما انعطاف‌پذیری بیشتری برای محدوده کاری خود دارید؛ و این بدان معنی است که دست شما برای طراحی فضای دفتر خود را به‌طور کارآمد باز است. در این مقاله از مجله مکعب قصد داریم به معرفی استانداردهای فضایی در طراحی دفاتر کاری بپردازیم. برای کسب اطلاعاتی در خصوص مقدار فضای موردنیاز یک دفتر کاری، دستورالعمل‌های اندازه‌گیری ایستگاه‌های کاری و موارد مهمی که باید در هنگام برنامه‌ریزی برای طراحی دفتر خود در نظر بگیرید، با ما در ادامه این مقاله همراه باشید.
استاندارد فضای کاری چیست؟
عامل انسانی در طراحی و برنامه‌ریزی جهت استانداردسازی فضا کاری که در آن آسایش و رفاه کارکنان، همراه با استفاده منطقی از منابع و استفاده بهینه از فضاهای موجود غالب است اهمیت زیادی دارد. یک محیط استاندارد و مناسب برای کار کردن باید به گونه‌ای باشد که مزایایی زیر را به دنبال داشته باشد:
- با افزایش کیفیت فضای کاری، روی سلامت کارکنان و بهره‌وری بالاتر تاثیر بگذارد.
- موجب افزایش انعطاف‌پذیری شده و فضاهایی را ایجاد کند که متناسب با نیازهای کارکنان باشد.
- منعکس‌کننده ارزش‌ها و فرهنگ شرکت باشد.
- مفاهیم پایداری را با طراحی دکوراسیون و تعریف خط‌مشی‌هایی که مطابق با نیازهای فعلی است دنبال کند.
- با استفاده بهتر از سطوح و فضاهای موجود موجب بهینه‌سازی هزینه شود.
- با طراحی بهتر فضاها باعث ایجاد انگیزه در کارکنان، افزایش بهره‌وری و کاهش هزینه‌های مدیریت واحد شود.
انواع طراحی فضای اداری
نحوه چیدمان مهم‌ترین جنبه در طراحی یک فضای کاری استاندارد است. طراحی خوب نه تنها بهره‌وری را افزایش می‌دهد؛ بلکه منجر به استفاده مناسب از فضای اداری می‌شود و ارتباط بین کارکنان را ارتقا می‌دهد. به طور کلی چند روش برای طراحی فضای اداری وجود دارد که عبارتند از:
- طراحی سنتی
- طراحی با در نظر گرفتن اتاقک‌های مجزا برای کارکنان
- طراحی مبتنی بر کار تیمی
- طراحی بر مبنای فضای باز
- طراحی تلفیقی
- طراحی فضای کار اشتراکی
استاندارد فضای کار چه اهمیتی دارد؟
محیط کار استاندار بهره‌وری را بهبود می‌بخشد؛ موجب خلاقیت کارکنان می‌شود و مهم‌تر از همه، برای سلامت روان آنها مفید است. هیچ شغلی کامل نیست، حتی مشاغلی که حقوق بالا دارند یا وظایف کاملا حرفه‌ای برای‌شان تعریف شده است. تنها چیزی که می‌تواند مکمل این شرایط باشد؛ محیط کاری است که به صورت استاندارد طراحی شده است.
محیط کار یا به عبارت دیگر فضای کاری، چیزی است که نمی‌توانید آن را ببینید و لمس کنید؛ اما باعث می‌شود که از کار کردن لذت ببرید؛ احساس راحتی داشته باشید و احساس اضطراب و استرس نکنید. بدیهی است که در شرایط سخت، استاندارد سازی فضای کاری یک راه حل قدرتمند برای جلوگیری از اثرگذاری مشکلات جدی روی کارکنان و شرایط کاری آنهاست. یک محیط کاری مثبت و استاندارد موجب ایجاد تعادل در شرکت و تامین رفاه روانی کارکنان می‌شود. برعکس، زمانی که محیط کار غیراستاندارد است؛ استرس و بی‌انگیزگی ایجاد می‌شود؛ روابط متشنج و کم ثمر می‌شوند و کارکنانی که فرصت خروج از شرکت را دارند در اسرع وقت این کار را انجام می‌دهند.
استاندارد جهانی فضای کاری به چه صورت است؟
استانداردسازی محیط کار موجب ایجاد شرایطی می‌شود که در آن نیازهای همه ذینفعان در نظر گرفته شده و بهره‌وری، هزینه، در دسترس بودن، امنیت و سلامت محیط کار، ایمنی و عوامل ارگونومیک در آن لحاظ شده است. بنابراین اگر می‌خواهید محیط کارمان به استانداردهای جهانی نزدیک شود؛ باید شرایطی را فراهم کنیم که تمام موارد بالا در آن در نظر گرفته شده است.
به چه مقدار فضای اداری نیاز دارید؟
ممکن است این سوال برای شما نیز پیش آمده باشد که برای یک دفتر کاری بهینه، به چند متر مکعب فضا احتیاج داریم؟ پاسخ واحدی برای این پرسش وجود ندارد چراکه پاسخ‌گویی صحیح به این سؤال مستلزم در نظر گرفتن جنبه‌های بسیاری است. برخی از این جنبه‌ها عبارت‌اند از:
نحوه کار
اگر نیروی کار شما بیشتر وقت خود را صرف انجام کارهای میدانی، بازدید از سایت، مشاوره و جلسات می‌کند، می‌توانید در فضای اداری کوچکتری نیز نیرو‌های خود را مدیریت کنید. اما اگر کارمندان شما بیشتر زمان خود را در پشت میز‌هایشان در محل کار می‌گذرانند، درصورت کوچک بودن فضا، احساس محدودیت خواهند کرد.
جنبه‌های فرهنگی
جنبه‌های فرهنگی می‌تواند درک فرد از فضای کافی را تحت تأثیر قرار دهد. به‌طور مثال برخی قومیت‌ها و یا ملیت‌ها برخورد‌ها و تعاملات بین فردی نزدیک را می‌پسندند و برخی دیگر آن را تجاوز به حریم خصوصی‌شان تلقی می‌کنند. نادیده‌گیری چنین جنبه‌هایی به‌خصوص در شرکت‌های چندملیتی و چند فرهنگی به‌آسانی می‌تواند دردسرساز شود.
برابری ایستگاه‌های کاری
مقایسه نیز، می‌تواند بر درک فضای شخصی تأثیر بگذارد. در جوسازمانی کارمندان می‌پذیرند که افراد دارای پست‌های مدیریتی باید دفاتر بزرگ‌تری داشته باشند. اما اگر اندازه ایستگاه کاری آنها با همتایانشان یکسان نباشد، ممکن است بدون توجه به ابعاد واقعی آن، احساس کنند که تبعیضی صورت گرفته است. در چنین شرایطی باید منتظر واکنش و نارضایتی کارمندان خود باشید.
آنتروپومتری Anthropometry (ابعاد بدن)
ابعاد استاندارد یک فضای اداری ازآنجایی‌که باید افراد را در خود جای دهد، به‌اندازه و ابعاد بدن انسانی بستگی دارد. برای آنکه کارمندان بتوانند کارهای خود را به‌طور مؤثر انجام دهند باید فضای کافی برای حرکت آنان در نظر گرفته شود، بتوانند به‌راحتی در اتاق حرکت کنند و بدون زحمت به تجهیزات دسترسی داشته باشند.
دستورالعمل‌های اندازه‌گیری ایستگاه‌های کاری
در حقیقت استانداردی خاصی برای اندازه‌گیری فاصله ایستگاه‌های کاری وجود ندارد و این میزان بر اساس نوع شرایط کاری متغیر است. از این رو در دستورالعمل‌های استاندارد محیط کار، اغلب فقط الزامات عمومی را ذکر می‌کنند.برخی از این الزامات عمومی به شرح زیر است:
- حداقل فضای پایه یک فرد برای نوشتن و تایپ کردن: ۴ مترمربع
- حداقل فضای اضافه برای نگهداری اوراق و مدارک در یک طراف شخص: ۱ مترمربع
- فضایی اضافه برای قرار دادن قفسه و یا کشو: ۱ مترمربع به ازای هر فایل
- فضای ملاقات و صندلی مهمان به ازای هر صندلی اضافه: ۱٫۵ مترمربع
البته همان‌طور که به آن اشاره شد، هنگام طراحی فضای اداری برای هر کارمند، جنبه‌های بسیاری وجود دارد که باید آنها را در نظر بگیرید، مگر اینکه فقط بخواهید حداقل شرایط لازم برای یک فضای اداری را برآورده کنید. برخی از این جنبه‌ها شامل سطح موردنیاز فعالیت‌ها، حرکت در فضای کار، ایمنی و فضایی که کارمند برای انجام وظایف محوله خود به آن نیاز دارد، می‌شود.
اهداف رعایت استانداردهای فضایی در طراحی دفاتر
مهم‌ترین مزیت طراحی خوب یک دفترکار، بهبود انگیزه در کارکنان است. استانداردهای فضایی مناسب برای دفاتر می‌تواند بر میزان رضایت، بهره‌وری و حفظ کارکنان تأثیر مثبتی بگذارد. رعایت این اصول همچنین می‌تواند تأثیر بسیار خوبی در میزان رضایت مراجعه‌کنندگان و مشتریان شما نیز داشته باشد.فراموش نکنید که محل کار باید محیطی انعطاف‌پذیر باشد تا بتواند زیبایی و مدرنیته را به‌راحتی، ایمنی، آسایش و بهره‌وری انرژی پیوند بزند. ازاین‌رو بر اساس برخی الزامات معمول و استاندارد، برنامه‌ریزی طراحی یک فضای اداری درنهایت باید در جهت رسیدن به اهداف زیر باشد:
دسترسی
یک فضای اداری باید دارای مسیرهای قابل‌دسترسی باشد که بتواند افراد معلول را نیز در خود جای دهد. ازاین‌رو باید تمام مبلمان اداری را حداقل با فاصله ۹۰ سانتی‌متر از دیوارها و سایر موانع قرار دهید. همچنین داشتن فضای خالی ۵/۱ متر برای چرخش در گوشه‌ها لازم است. سعی کنید نیازهای مختلف کارمندان را با استفاده از میزهای ایستاده و میزهای پیشخوان تأمین کنید. ارتفاع استاندارد برای انجام کار در حالت ایستاده، برابر با ۹۵ تا ۱۰۰ سانتی‌متر زیر ارتفاع آرنج است.
زیبایی‌شناسی
هنگام برنامه‌ریزی و طراحی ابعاد استاندارد دفتر خود، سعی کنید فضایی ایجاد کنید که افراد را به کار تشویق کند. ایجاد فضایی دلپذیر و آرامش‌بخش برای افزایش روحیه و بهره‌وری در محیط کار امری حیاتی است. برای این منظور برخی از ترندهای روز طراحی دفاتر کاری را در اینترنت جستجو کنید و یکی از مواردی را که قابلیت اجرا در محیط شما را دارند انتخاب کنید. مبلمان اداری، تزئینات و المان‌های به‌کاررفته در محیط، باید به نوعی نشان‌دهنده ماهیت کاری شرکت شما باشد.
توجه به صرفه‌جویی در هزینه‌ها
برای کاهش هزینه‌های عملیاتی شرکت خود از روشنایی و فناوری کارآمد استفاده کنید. سیاست‌های مؤثر در کاهش مصرف انرژی مانند خاموش کردن تجهیزات غیرضروری در شب‌ها را در دستور کار خود قرار دهید. عایق‌بندی فضای اداری نیز ایده عالی دیگری برای صرفه‌جویی در هزینه‌های عملیاتی است. با استفاده از این روش می‌توانید علاوه بر کاهش هزینه‌های گرمایش و سرمایش محل کار خود شرایط دمایی محیط کار خود را بهبود ببخشید. برنامه‌ریزی برای نگهداری منظم از تجهیزات و سیستم‌های محل کار، طول عمر آنها را افزایش می‌دهد و هزینه‌های تعویض را به حداقل می‌رساند.
بهره‌وری
ارگونومی یک دفتر می‌تواند به‌طور قابل‌توجهی بر بهره‌وری و رفاه کارکنان آن تأثیر بگذارد. با سرمایه‌گذاری روی خرید صندلی‌های اداری ارگونومیک با طراحی مناسب که متناسب هر فرد باشد، شرایط کاری کارمندان خود را بهبود خواهید بخشید و می‌توانید شاهد افزایش میل و رغبت آنها در انجام وظایف محوله باشید. با خرید عمده مبلمان اداری می‌توانید به‌راحتی این راه‌حل‌های ارگونومیک را با قیمت رقابتی دریافت کنید.
عملکرد
اگر می‌خواهید استانداردهای فضایی خوبی برای محل کار خود داشته باشید، پیش‌بینی فضاهای ضروری آینده را نیز بکنید. فضایی در نظر بگیرید که در صورت ایجاد تغییراتی و اضافه شدن بخشی دیگر به فضای شما، این کار بدون ایجاد تأثیر فنی در محیط فعلی انجام شود. محل کار خود را برای سناریوهای مختلف بهینه کنید و سعی کنید در هنگام برنامه‌ریزی برای طراحی، انعطاف‌پذیری را به حداکثر برسانید.
ایمنی
دقت داشته باشید که رعایت بهداشت، ایمنی و آسایش کارمندان امری لازم و ضروری است. محل کار خود را با تهویه هوای مناسب و دسترسی به پنجره‌های بازشو برای ورود هوای تازه طراحی کنید. همچنین بنا بر ملاحظات کاری، زمان‌های برای استراحت و از پشت میز بلند شدن برای کارکنان در نظر بگیرید. در خصوص ایمنی نیز، اقدامات امنیتی کافی را فراموش نکنید که می‌تواند شامل استفاده از کدهای امنیتی ورود الکترونیکی، دوربین‌های نظارتی و تامین امنیت سایبری باشد.
استانداردهای فضای کار اشتراکی
فناوری و اینترنت تغییرات زیادی را در چیدمان فضاهای اداری ایجاد کرده است. محبوبیت فضاهای کاری مشترک نمونه بارز این تغییرات است. بسیاری از کارمندان دفتری شرکت‌های بزرگ مایل هستند که به صورت فریلنسری کار کنند و برخی از آنها نیز کار کردن در یک فضای اداری که به صورت انعطاف‌پذیر طراحی شده است را ترجیح می‌دهند. تخمین زده می‌شود که بیش از یک میلیون نفر در سراسر جهان در فضای کار اشتراکی مشغول به فعالیت حرفه‌ای هستند و این روند همچنان رو به رشد است. فضای کار اشتراکی باید طبق استانداردهای زیر طراحی شود تا بتواند کارایی داشته باشد:
- در انتخاب مبلمان اداری نحوه دسترسی کارکنان به اینترنت در نظر گرفته شود.
- چیدمان میزها و صندلی‌ها به شکلی باشد که کارکنان هم فضای کافی برای نگهداری از وسایل شخصی داشته باشند و هم حریم خصوصی‌شان حفظ شود.
- یکی از عناصر مهم طراحی یک فضای کار مشترک استاندارد، ایجاد حس شور و نشاط در فضا است که از منزوی شدن کارکنان جلوگیری می‌کند.
- برای طراحی یک فضای کار اشتراکی کارآمد و پایدار، باید ابعاد به درستی در نظر گرفته شده تا کارکنان هنگام کار راحت باشند و با محدودیت مواجه نشوند.
- مبلمان متناسب با نیاز کارکنان و فضای در دسترس خریداری شود.
- توزیع نور در سراسر فضای باید اولویت طراح برای دیزاین چنین محیط‌هایی باشد.
اندازه استاندارد مبلمان اداری در فضای کاری
یک میز اداری استاندارد معمولا باید بین ۷۴ تا ۷۶ سانتی‌متر ارتفاع داشته باشد. متداول‌ترین ابعاد برای میزهای ایستاده ۱۲۲ در ۱۵۲ در ۱۸۳ سانتی‌متر عرض و ۶۱ در ۷۶ در ۹۱ سانتی‌متر عمق است. با این حال، یک ارتفاع استاندارد و ثابتی وجود ندارد که برای همه افراد مناسب باشد. زیرا قد کارکنان با یکدیگر متفاوت است. علاوه بر میز که داشتن ابعاد استاندارد برای آن واجب است؛ صندلی که به عنوان صندلی اداری از آن استفاده می‌کنید نیز به همان اندازه برای ایجاد یک محیط کار ایده‌آل ضروری است. هیچ رویکرد و ابعاد استانداردی برای ارتفاع، طول و عرض صندلی وجود ندارد؛ بلکه برای خرید بهترین صندلی باید به نیازهای شخصی کارکنان توجه شود. بهترین صندلی‌های اداری موجود در بازار محصولاتی هستند که قابلیت تنظیم ابعاد را دارند. این تنظیمات به شما کمک می‌کنند که بدن‌تان را از حالت خنثی درآورده و پاهایتان را صاف روی زمین بگذارید.
سخن پایانی:
هنگام برنامه‌ریزی برای طراحی یک محل کار ایده آل، در نظر گرفتن استانداردهای فضایی امری لازم و کاملاً ضروری است. از سویی دیگر هر دفتر کاری بنا به نوع کار و کسب و شرایط محیطی آن، اهداف متفاوتی را دنبال می‌کند که طراحان باید به آنها توجه ویژه‌ای داشته باشند. تمرکز بر دستیابی به این اهداف می‌تواند محل کار شما را به دفتر مولد، بهینه و مدرن و راحت تبدیل کند. برای مشاوره و کسب اطلاعات بیشتر در خصوص استانداردهای فضایی طراحی دفاتر کاری با همکاران ما در گروه دکوراسیون داخلی مکعب در تماس باشید.
