مدتی است که طراحی دفتر اداری با پلان باز به یکی از بحث‌های داغ میان طراحان داخلی شرکت‌ها و دفاتر کاری تبدیل شده است و سؤالات زیادی در این باره میان افراد شکل گرفته است. ما در این مقاله از مجله مکعب قصد داریم به مقایسه فضای کاری پلان باز و بسته بپردازیم و به سؤالات مهمی نظیر فضای کاری پلان باز چیست؟ فضای کاری پلان بسته چیست؟ و آیا هر کدام از این دو نسبت به هم برتری دارند یا خیر، بپردازیم.
یکی از دلایل اصلی محبوبیت دفاتر پلان باز در میان مردم، بحران همه‌گیری کرونا در سراسر جهان است. کرونا سبب شد تا بسیاری از کارمندان به دورکاری روی بیاورند و یا اینکه کارفرمایان مجبور به تغییر دکوراسیون دفاتر اداری شدند، تا میزان سرایت کرونا و سایر بیماری‌ها در میان کارمندان کاهش یابد. شاید برای برخی افراد فضای کاری با پلان بسته احساس امنیت بیشتری داشته باشد، اما مشخص است که یک محیط اداری با طرح باز، تعامل و ارتباط بیشتری میان افراد ایجاد کند. اما انتخاب هر کدام از این پلان‌ها برای طراحی دفتر کار، تصمیم بسیار سختی است. در ادامه این مطلب با مجله دکوراسیون اداری مکعب همراه باشید تا بتوانید درست‌تر به این موضوع نگاه کنید.
فضای کاری پلان باز چیست؟
دفاتر پلان باز فضاهای کاری هستند که از فضای باز برای مدیریت و انجام کار‌ها استفاده می‌کنند و شما در این فضا دیگر نمی‌توانید اتاق‌های متعددی در کنار یکدیگر ببینید. در این دسته از دفتر‌های کار شما معمولاً میز‌هایی با چیدمان خاص کنار هم می‌بینید که در بعضی قسمت‌ها این میز‌های اداری به وسیله پارتیشن از یکدیگر جدا شده‌اند و فضای خصوصی‌تری ساخته‌اند.
فضاهای کاری با پلان باز معمولاً دارای قسمت‌هایی هستند که کارمندان می‌توانند در آنجا دور هم جمع شوند، مانند سالن‌های استراحت یا سالن‌های غذل خوری مناسب. یکی از ویژگی‌هایی که دفاتر پلان باز را از سایر دفاتر کاری متمایز می‌کند اتاق‌ها و فضاهای استراحت هستند. معمولاً در این دفاتر کاری مدرن شما می‌توانید میز‌های پینگ پنگ یا فوتبال دستی را ببینید. این مناطق به کارمندان کمک می‌کند تا از تنش خلاص شوند و استرس را کاهش دهند، که تمامی این‌ها در نهایت منجر به افزایش رضایت کارمندان و افزایش میزان بهره وری کسب و کار می‌شود. برای کسب اطلاعات بیشتر در زمینه اتاق‌های استراحت و مزایا و و کاربرد‌های آن می‌توانید به مقاله“بهترین اتاق‌های استراحت محیط اداری” از بلاگ مکعب مراجعه کنید.
ویژگی‌های مهم فضای کاری پلان باز
- ردیفی از میز‌ها که کارمندانی در کنار یگدیگر و یا بصورت رو در رو کار می‌کنند.
- تعدادی پارتیشن اداری برای خصوصی‌سازی برخی از فضاهای اداری
- سطوح بالای ارتباط کلامی بین کارمندان و کارفرمایان
- وجود نور طبیعی در محیط اداری
فضای کاری پلان بسته چیست؟
فضا کاری با پلان بسته یا دفاتر کاری سنتی، دفاتری هستند که هر کدام از ما حداقل یکبار با آنها مواجه شدیم. این دفاتر معمولاً برای هر کارمند یا هر تیم کاری اتاقی مجزا (با چهار دیوار یا پارتیشن مجزا) در نظر گرفته است. به نحوی که هر فرد یا تیم، فضایی کاملاً خصوصی و مخصوص به خود را دارد. معمولاً این نوع از دفتر‌های کاری به هزینه و بودجه بیشتری برای تجهیزات و دکوراسیون نیاز دارند. زیرا تمامی اتاق‌ها به تهویه و امکانات مناسبی نیاز دارند که تمامی این موارد هزینه بردار است. یکی از مزیت‌های اصلی دفاتر کاری پلان بسته نسبت به پلان باز این است که در این دفاتر معمولاً کارمندان آرامش بیشتری دارند، زیرا جداسازی و تفکیک اساسی کارمندان از یکدیگر، فضای آرام‌تری برای کار به کارمندان ارائه می‌دهد و حریم خصوصی بیشتری را برای آنها مهیا می‌کند. همچنین این دفاتر آلودگی صوتی کمتری هم دارند.
ویژگی‌های مهم فضای کاری پلان بسته
- میز کاری، دفتر، تلفن مجزا برای هر کارمند یا تیم کاری
- آرامش و حریم خصوصی بیشتر
- سر و صدای کمتر یا آکوستیک بهتر نسبت به یک فضای کار پلان باز
- سطوح پایین ارتباط کلامی بین کارمندان و کارفرمایان
حال که به مقایسه فضای کاری پلان باز و بسته پرداختیم، قصد داریم به بررسی بیشتر جوانب مثبت و منفی هر دو مورد بپردازیم.
مزایای فضای کاری پلان باز
۱. ارتباط بهتر میان کارمندان
زمانی که یک دفتر کار فاقد موانع بصری و فیزیکی باشد، کارمندان به احتمال زیاد با یکدیگر ارتباط بیشتری برقرار می‌کنند و به عنوان یک تیم با هم کار می‌کنند. به طور طبیعی، ارتباطات بهبود یافته، عملکرد و همکاری میان افراد را افزایش می‌دهد. دفاتر پلان باز برای فریلنسر‌ها یا افرادی که فضای میز کار اجاره می‌کنند مفید است؛ زیرا در این فضا شانس بیشتری برای ارتباط با افراد دیگر و شبکه‌سازی وجود دارد که این مسأله می‌تواند برای رشد بیشتر مشاغل و کسب و کار آنها مفید باشد.
۲. دفاتر پلان باز منعطف هستند و می‌توان آنها را تغییر داد
دفاتر طرح باز انعطاف‌پذیر هستند، بنابراین شما مجبور نیستید برای سال‌ها به یک طرح متعهد شوید. در این دفاتر شما می‌توانید هر وقت که بخواهید طراحی دفتر، محل قرار‌گیری مبلمان اداری، محل پارتیشن‌ها و… را تعویض کنید. این آزادی عمل سبب می‌شود تا شما دیگر نگران دکوراسیون اداری تکراری نباشید.
۳. دفاتر پلان باز، ارزان‌تر و مقرون به صرفه هستند
ایجاد یک چیدمان اداری با پلان باز نسبت به دفتر اداری بسته، مقرون به صرفه‌تر است و به بودجه تجهیز کمتری نیاز دارد. شما برای تجهیز دفتر اداری پلان بسته به امکانات و تجهیزات خیلی بیشتری نیاز دارید که در دفاتر پلان باز می‌توانید به راحتی از آنها صرف نظر کنید. مثلاً شما به سیستم‌های تهویه هوای کمتری نیاز دارید و یا اینکه می‌توانید از تجهیزات مشترک مانند دستگاه‌های کپی، چاپگر و اسکنر استفاده کنید، که این خود باعث صرفه‌جویی در هزینه‌ها می‌شود.
مزایای فضای کاری پلان بسته
فضاهای کاری آرامتر و خصوصی‌تر یکی از مزیت‌های اصلی چیدمان‌های اداری با پلان بسته است. در این فضا کارمندان حریم خصوصی بیشتری دارند و راحت‌تر می‌توانند بر روی کار‌ها و وظایفشان تمرکز کنند. دستیابی به این ویژگی‌ها در یک محیط کاری با پلان باز به راحتی امکان‌پذیر نیست. همچنین در محیط اداری با پلان بسته عوامل ایجاد حواس پرتی بسیار کمتر هستند.
همچنین تعداد مزاحمت‌ها و وقفه‌هایی را که کارمندان در یک روز با آنها مواجه می‌شوند نسبت به محیط داری با پلان باز نیز کم است.
قابل ذکر است که در این نوع از دفاتر اداری سازماندهی و سلسله مراتب بیشتر در بین کارمندان احساس می‌شود. یک محیط اداری بسته می‌تواند به تقویت سلسله مراتب اداری و تشویق کارمندان بیشتر کمک کند. با بالا رفتن رتبه‌ها، می‌توان به کارمندان فضاهای کاری بهتر مانند دفاتر خصوصی داد، که این خود موجب تقویت انگیزه برای دستیابی به بهره وری بیشتر است.
معایب فضای کاری پلان بسته
هر چیزی مزایا و معایب خود را دارد و چیدمان فضای کاری پلان بسته نیز همین‌طور است. وقتی یک دفتر بر اساس چیدمان بسته طراحی می‌شود؛ معمولا معایب خاصی خواهد داشت که بهتر است از آنها مطلع باشید.
۱. مشکل در نظارت بر کارکنان
در چیدمان فضای کاری بسته، سرپرست در نظارت بر کارمندان با مشکل روبه‌رو شود؛ زیرا باید از اتاقی به اتاق دیگر حرکت کند؛ تا بداند کارمند در آن مقطع زمانی دقیقا چه کاری انجام می‌دهد. این امر مستلزم اتلاف زمان زیاد و در نتیجه تلاش بیشتری برای انجام کار است.
۲. ارتباطات کمتر بین کارکنان
در این پلان ارتباط کمتری بین کارمندان وجود دارد؛ زیرا آنها در موقعیت تعاملی کمتری از یکدیگر قرار دارند. به عبارت دیگر کارمندان در فضای اختصاصی خود کار کرده و تنها در صورت لزوم با یکدیگر ارتباط برقرار می‌کنند. بنابراین شکاف ارتباطی بین کارکنان وجود دارد.
۳. گران بودن ساخت پلان بسته
یک چیدمان اداری بسته در مقایسه با چیدمان اداری باز به زیرساخت بیشتری نیاز دارد؛ و بنابراین هزینه ساخت آن بیشتر است.
مقدار مواد اولیه مانند آجر، دیوار، پنجره، درب و حتی اتصالات الکتریکی بیشتر است؛ بنابراین هزینه به‌طور خودکار بالا می‌رود. بنابراین فقط دفاتری که بودجه کافی دارند؛ می‌توانند پلان فضای کاری بسته را پشتیبانی کنند.
۴. بهره‌وری کمتر کارکنان
در یک پلان اداری بسته که در آن کارمندان فضای فردی و خصوصی خود را دارند؛ امکان سوء‌استفاده آنها از این شرایط بیشتر است. چرا که هیچ نظارت مستقیمی روی آنها وجود ندارد. این مسئله ممکن است منجر به کاهش بهره‌وری کارکنان شود؛ و در نتیجه ممکن است کار شرکت آسیب ببیند.
۵. مصرف غیر بهینه فضای بزرگ
از آنجایی که یک فضای کاری پلان بسته، محل کار را برای همه کارمندان اختصاصی می‌کند؛ فضای زیادی مصرف خواهد کرد. این شرایط می‌تواند بر تعداد کارکنان قابل استخدام و موارد مشابه دیگر تاثیر بگذارد. در حالی که در یک چیدمان اداری باز، کارمندان بیشتری می‌توانند در یک فضای محدود کار کنند.
۶. افزایش تنبلی در کارکنان
اینکه یک کارمند در اداره فضای مخصوص به خود را دارد و می‌داند که هیچ بررسی تصادفی در کار او وجود ندارد؛ ممکن است موجب تنبلی او شود. طبیعتا این مسئله رابطه مستقیمی با کاهش بهره‌وری کارمند دارد.
معایب فضای کاری پلان باز
فضای کاری پلان باز نیز علی‌رغم مزایای مهم و چشم‌گیر، دارای معایبی است؛ که باید آنها را در نظر داشته و بتوانید برای کاهش اثرات این معایب برنامه‌ریزی کنید. در ادامه سه عیب اصلی دفاتر اداری باز را بررسی کرده‌ایم.
۱. سر و صدا و حواس‌پرتی
بزرگ‌ترین نقطه ضعف دفاتر اداری پلان باز این است که اگر محصولات آکوستیک مانند کاشی‌های دیواری، گیاهان و غلاف‌ها نصب نشوند؛ می‌توانند واقعا پر سر و صدا باشند. کار کردن با هم و در نزدیکی هم به این معنی است که به‌راحتی حواس شما توسط سوال پرسیدن یک همکار یا تلفنی صحبت کردن همکار دیگر پرت می‌شود. بنابراین این سر و صدای بیش از حد، انجام یک مکالمه واضح یا حتی یک تمرکز کوتاه‌مدت را چالش برانگیز می‌کند.
۲. نداشتن حریم خصوصی
همراه همیشگی سر و صدا و حواس‌پرتی، فقدان حریم خصوصی است. برقراری یا گرفتن تماس‌های تلفنی خصوصی در محیط‌های اداری باز دشوار است. در این شرایط برخی از کارمندان به بیرون یا به قسمت پذیرش پناه می‌برند. البته باجه‌های تلفن آکوستیک توسط بسیاری از شرکت‌های طراحی دکوراسیون اداری معرفی شده‌اند؛ که به همکاران اجازه می‌دهند آزادانه و خصوصی در محیط باز صحبت کنند. در حالی که فقدان حریم خصوصی جنبه‌های منفی خود را دارد؛ می‌تواند کارگران را با به حداقل رساندن تماس‌های تلفنی و پیامک خصوصی، روی کار اصلی متمرکز کند.
۳. ایجاد استرس و اضطراب
دفاتر اداری پلان باز موانع فیزیکی کمی دارند؛ بنابراین همه، در همه حال، افراد دیگر را می‌بینند. البته هدف از طراحی یک دفتر کار باز هرگز این نبوده است که مراقب کارهایی باشد که همه انجام می‌دهند؛ یا نیروی کار را تحت نظارت شدید قرار دهد؛ اما در برخی موارد این چیزی است که احساس می‌شود. وقتی فقدان حریم خصوصی و سر و صدا و موارد مشابه را در نظر بگیرید؛ می‌توان گفت گاهی این فضاها محیط پر استرس را برای کارکنان ایجاد می‌کنند.
تصمیم درست! دفتر کاری پلان باز یا بسته
مانند بسیاری از جنبه‌های طراحی و چیدمان یک دفتر کار، همیشه یک راه‌حل برای همه مناسب نیست و یک نسخه را نمی‌توان برای همه استفاده کرد! زیرا بسیاری از کسبوکارها رویکرد ترکیبی دارند و فضاهای کاری پلان باز را با فضاهای خصوصی ترکیب می‌کنند. یعنی همزمان از پلان باز و فضای خصوصی با طراحی پلان بسته استفاده می‌کنند. این مدل از طراحی در بین کسب و کارهای مختلف بسیار محبوب است. شما می‌توانید با توجه به روحیه و نوع کار کارمندانتان فضای به خصوصی‌تری را برای آنها در نظر بگیرید. همچنین شما می‌توانید در طراحی پلان باز دفتر خود از میز کار گروهی استفاده کنید. میز‌های کار گروهی حس همکاری و به اشتراک‌گذاری اطلاعات و نظرات را بین کارمندان تقویت می‌کند.
نکته پایانی
نوع کسب و کار، نظرات کارمندان و فضای کاری شما مهم ترین معیارها برای انتخاب بین دفتر کاری پلان باز و بسته است. تجربه در کسب و کارهای مختلف نشان می‌دهد که ترکیب این دو پلان و استفاده از مزایای هر دو طراحی سبب می‌شود تا شما بتوانید محیط اداری مناسب خود را داشته باشید. مثلا برای مشاغلی که نیاز به کار تیمی و همکاری دارند دفاتر پلان بسته ایده آل نیستند، اما در این نوع از کسب و کار نیز شما به محیط‌های خصوصی و بسته برای تمرکز و کار بدون مزاحمت نیاز دارید. به همین دلیل ترکیب این دو نوع با یکدیگر ترکیب ایده الی است زیرا نیازها و نقش‌های هر کارمند اغلب متفاوت و متنوع است.
حال که شما فضای کاری پلان باز و فضای کاری پلان بسته را شناختید و با مزایا و معایب هر کدام آشنا شدید، به نظر شما کدام یک بیشتر برای شما و کسب و کارتان مناسب است؟ اگر سوالی در این زمینه دارید می‌توانید با همکاران ما در گروه مکعب در میان بگذارید. گروه طراحی دکوراسیون داخلی مکعب در زمینه طراحی فضاهای اداری فعالیت می‌کند.
