مدتی است که طراحی دفتر اداری با پلان باز به یکی از بحث‌های داغ میان طراحان داخلی شرکت‌ها و دفاتر کاری تبدیل شده است و سؤالات زیادی در این باره میان افراد شکل گرفته است. ما در این مقاله از مجله مکعب قصد داریم به مقایسه فضای کاری پلان باز و بسته بپردازیم و به سؤالات مهمی نظیر فضای کاری پلان باز چیست؟ فضای کاری پلان بسته چیست؟ و آیا هر کدام از این دو نسبت به هم برتری دارند یا خیر، بپردازیم.
یکی از دلایل اصلی محبوبیت دفاتر پلان باز در میان مردم، بحران همه‌گیری کرونا در سراسر جهان است. کرونا سبب شد تا بسیاری از کارمندان به دورکاری روی بیاورند و یا اینکه کارفرمایان مجبور به تغییر دکوراسیون دفاتر اداری شدند، تا میزان سرایت کرونا و سایر بیماری‌ها در میان کارمندان کاهش یابد. شاید برای برخی افراد فضای کاری با پلان بسته احساس امنیت بیشتری داشته باشد، اما مشخص است که یک محیط اداری با طرح باز، تعامل و ارتباط بیشتری میان افراد ایجاد کند. اما انتخاب هر کدام از این پلان‌ها برای طراحی دفتر کار، تصمیم بسیار سختی است. در ادامه این مطلب با مجله مکعب همراه باشید تا بتوانید درست‌تر به این موضوع نگاه کنید.

فضای کاری پلان باز چیست؟

دفاتر پلان باز فضا‌های کاری هستند که از فضای باز برای مدیریت و انجام کار‌ها استفاده می‌کنند و شما در این فضا دیگر نمی‌توانید اتاق‌های متعددی در کنار یکدیگر ببینید. در این دسته از دفتر‌های کار شما معمولاً میز‌هایی با چیدمان خاص کنار هم می‌بینید که در بعضی قسمت‌ها این میز‌های اداری به وسیله پارتیشن از یکدیگر جدا شده‌اند و فضای خصوصی‌تری ساخته‌اند.
فضا‌های کاری با پلان باز معمولاً دارای قسمت‌هایی هستند که کارمندان می‌توانند در آنجا دور هم جمع شوند، مانند سالن‌های استراحت یا سالن‌های غذل خوری مناسب. یکی از ویژگی‌هایی که دفاتر پلان باز را از سایر دفاتر کاری متمایز می‌کند اتاق‌ها و فضا‌های استراحت هستند. معمولاً در این دفاتر کاری مدرن شما می‌توانید میز‌های پینگ پنگ یا فوتبال دستی را ببینید. این مناطق به کارمندان کمک می‌کند تا از تنش خلاص شوند و استرس را کاهش دهند، که تمامی این‌ها در نهایت منجر به افزایش رضایت کارمندان و افزایش میزان بهره وری کسب و کار می‌شود. برای کسب اطلاعات بیشتر در زمینه اتاق‌های استراحت و مزایا و و کاربرد‌های آن می‌توانید به مقاله

“بهترین اتاق‌های استراحت محیط اداری” از بلاگ مکعب مراجعه کنید.

ویژگی‌های مهم فضای کاری پلان باز

• ردیفی از میز‌ها که کارمندانی در کنار یگدیگر و یا بصورت رو در رو کار می‌کنند.
•  تعدادی پارتیشن اداری برای خصوصی‌سازی برخی از فضا‌های اداری
• سطوح بالای ارتباط کلامی بین کارمندان و کارفرمایان
• وجود نور طبیعی در محیط اداری

فضای کاری پلان بسته چیست؟

فضا کاری با پلان بسته یا دفاتر کاری سنتی، دفاتری هستند که هر کدام از ما حداقل یکبار با آن‌ها مواجه شدیم. این دفاتر معمولاً برای هر کارمند یا هر تیم کاری اتاقی مجزا (با چهار دیوار یا پارتیشن مجزا) در نظر گرفته است. به نحوی که هر فرد یا تیم، فضایی کاملاً خصوصی و مخصوص به خود را دارد. معمولاً این نوع از دفتر‌های کاری به هزینه و بودجه بیشتری برای تجهیز و دکوراسیون نیاز دارند. زیرا تمامی اتاق‌ها به تهویه و امکانات مناسبی نیاز دارند که تمامی این موارد هزینه بردار است. یکی از مزیت‌های اصلی دفاتر کاری پلان بسته نسبت به پلان باز این است که در این دفاتر معمولاً کارمندان آرامش بیشتری دارند، زیرا جداسازی و تفکیک اساسی کارمندان از یکدیگر، فضای آرام‌تری برای کار به کارمندان ارائه می‌دهد و حریم خصوصی بیشتری را برای آن‌ها مهیا می‌کند. همچنین این دفاتر آلودگی صوتی کمتری هم دارند.

ویژگی‌های مهم فضای کاری پلان بسته

• میز کاری، دفتر، تلفن مجزا برای هر کارمند یا تیم کاری
• آرامش و حریم خصوصی بیشتر
• سر و صدای کمتر یا آکوستیک بهتر نسبت به یک فضای کار پلان باز
• سطوح پایین ارتباط کلامی بین کارمندان و کارفرمایان

حال که به مقایسه فضای کاری پلان باز و بسته پرداختیم، قصد داریم به بررسی بیشتر جوانب مثبت و منفی هر دو مورد بپردازیم.

مزایای فضای کاری پلان باز

1. ارتباط بهتر میان کارمندان

زمانی که یک دفتر کار فاقد موانع بصری و فیزیکی باشد، کارمندان به احتمال زیاد با یکدیگر ارتباط بیشتری برقرار می‌کنند و به عنوان یک تیم با هم کار می‌کنند. به طور طبیعی، ارتباطات بهبود یافته، عملکرد و همکاری میان افراد را افزایش می‌دهد. دفاتر پلان باز برای فریلنسر‌ها یا افرادی که فضای میز کار اجاره می‌‎کنند مفید است؛ زیرا در این فضا شانس بیشتری برای ارتباط با افراد دیگر و شبکه‌سازی وجود دارد که این مسأله می‌تواند برای رشد بیشتر مشاغل و کسب و کار آن‌ها مفید باشد.

2. دفاتر پلان باز منعطف هستند و می‌توان آن‌ها را تغییر داد

دفاتر طرح باز انعطاف‌پذیر هستند، بنابراین شما مجبور نیستید برای سال‌ها به یک طرح متعهد شوید. در این دفاتر شما می‌توانید هر وقت که بخواهید طراحی دفتر، محل قرار‌گیری مبلمان اداری، محل پارتیشن‌ها و… را تعویض کنید. این آزادی عمل سبب می‌شود تا شما دیگر نگران دکوراسیون اداری تکراری نباشید.

3. دفاتر پلان باز، ارزان‌تر و مقرون به صرفه هستند

ایجاد یک چیدمان اداری با پلان باز نسبت به دفتر اداری بسته، مقرون به صرفه‌تر است و به بودجه تجهیز کمتری نیاز دارد. شما برای تجهیز دفتر اداری پلان بسته به امکانات و تجهیزات خیلی بیشتری نیاز دارید که در دفاتر پلان باز می‌توانید به راحتی از آن‌ها صرف نظر کنید. مثلاً شما به سیستم‌های تهویه هوای کمتری نیاز دارید و یا اینکه می‌توانید از تجهیزات مشترک مانند دستگاه‌های کپی، چاپگر و اسکنر استفاده کنید، که این خود باعث صرفه‌جویی در هزینه‌ها می‌شود.

مزایای فضای کاری پلان بسته

فضا‌های کاری آرامتر و خصوصی‌تر یکی از مزیت‌های اصلی چیدمان‌های اداری با پلان بسته است. در این فضا کارمندان حریم خصوصی بیشتری دارند و راحت‌تر می‌توانند بر روی کار‌ها و وظایفشان تمرکز کنند. دستیابی به این ویژگی‌ها در یک محیط کاری با پلان باز به راحتی امکان‌پذیر نیست. همچنین در محیط اداری با پلان بسته عوامل ایجاد حواس پرتی بسیار کمتر هستند. همچنین تعداد مزاحمت‌ها و وقفه‌هایی را که کارمندان در یک روز با آن‌ها مواجه می‌شوند نسبت به محیط داری با پلان باز نیز کم است.
قابل ذکر است که در این نوع از دفاتر اداری سازماندهی و سلسله مراتب بیشتر در بین کارمندان احساس می‌شود. یک محیط اداری بسته می‌تواند به تقویت سلسله مراتب اداری و تشویق کارمندان بیشتر کمک کند. با بالا رفتن رتبه‌ها، می‌توان به کارمندان فضا‌های کاری بهتر مانند دفاتر خصوصی داد، که این خود موجب تقویت انگیزه برای دستیابی به بهره وری بیشتر است.

تصمیم درست! دفتر کاری پلان باز یا بسته

مانند بسیاری از جنبه‌های طراحی و چیدمان یک دفتر کار، همیشه یک راه‌حل برای همه مناسب نیست و یک نسخه را نمی‌توان برای همه استفاده کرد! زیرا بسیاری از کسب‌وکار‌ها رویکرد ترکیبی دارند و فضا‌های کاری پلان باز را با فضا‌های خصوصی ترکیب می‌کنند. یعنی همزمان از پلان باز و فضای خصوصی با طراحی پلان بسته استفاده می‌کنند. این مدل از طراحی در بین کسب و کار‌های مختلف بسیار محبوب است. شما می‌توانید با توجه به روحیه و نوع کار کارمندانتان فضای به خصوصی‌تری را برای آن‌ها در نظر بگیرید. همچنین شما می‌توانید در طراحی پلان باز دفتر خود از میز کار گروهی استفاده کنید. میز‌های کار گروهی حس همکاری و به اشتراک‌گذاری اطلاعات و نظرات را بین کارمندان تقویت می‌کند.

نکته پایانی

نوع کسب و کار، نظرات کارمندان و فضای کاری شما مهم ترین معیارها برای انتخاب بین دفتر کاری پلان باز و بسته است. تجربه در کسب و کارهای مختلف نشان می‌دهد که ترکیب این دو پلان و استفاده از مزایای هر دو طراحی سبب می‌شود تا شما بتوانید محیط اداری مناسب خود را داشته باشید. مثلا برای مشاغلی که نیاز به کار تیمی و همکاری دارند دفاتر پلان بسته ایده آل نیستند، اما در این نوع از کسب و کار نیز شما به محیط‌های خصوصی و بسته برای تمرکز و کار بدون مزاحمت نیاز دارید. به همین دلیل ترکیب این دو نوع با یکدیگر ترکیب ایده الی است زیرا نیازها و نقش‌های هر کارمند اغلب متفاوت و متنوع است.

حال که شما فضای کاری پلان باز و فضای کاری پلان بسته را شناختید و با مزایا و معایب هر کدام آشنا شدید، به نظر شما کدام یک بیشتر برای شما و کسب و کارتان مناسب است؟ اگر سوالی در این زمینه دارید می‌توانید با همکاران ما در گروه مکعب در میان بگذارید. گروه طراحی دکوراسیون داخلی مکعب در زمینه طراحی فضاهای اداری فعالیت می‌کند.