سازگاری با محیط‌های کاری با مفهوم باز کمی سخت است. فقدان یک محیط خصوصی و هیاهوی افراد همیشه در حال جنب و جوش، برای برخی از کارمندان آزاردهنده است، به‌خصوص اگر آنها به یک محل کار با ویژگی‌های سنتی عادت داشته باشند. اما راهکارهایی وجود دارد که شما می‌توانید یک محل کار جدید را، با ایده‌های کلیدی فضای اداری باز تلفیق کنید تا سازگاری کارمندان را با فضای خود تسهیل کنید. هرچه کارکنان سریع‌تر با محیط خود سازگار شوند، سریع‌تر استراتژی‌های سازنده را توسعه خواهند داد و در محیط کار پیشرفت خواهند کرد.
اگرچه که چیدمان فضایی یک پلان باز نسبتاً ساده است اما فرصت کافی برای ایجاد ویژگی‌های کاربردی نیز وجود دارد. در مجله مکعب به ۱۰ ایده برنامه‌ریزی فضای اداری باز که روند همکاری را در محل‌های کاری تسهیل می‌کند، نگاه می‌اندازیم.
ایده‌های کاربردی در یک فضای باز اداری
فضاهای بریک اوت!
تمامی شرکت‌ها به مناطقی تحت عنوان فضای بریک اوت نیاز دارند. فضاها بریک اوت این امکان را برای تیم‌ها و گروه‌های کوچک فراهم می‌کند تا از محل کار عمومی برای یک جلسه بداهه، بدون ایجاد مزاحمت برای دیگران استفاده کنند. این جلسات اگرچه شاید تنها چند دقیقه طول بکشد اما می‌تواند راه‌های بسیار سازنده‌ای برای همکاری بیشتر در تیم‌ها ایجاد کند.
نیمکت نشینی
نیمکت نشینی ساختار سنتی را به محیط‌های کاری با مفهوم باز می‌آورد، تا افراد را در کنار هم قرار دهد که بتوانند بدون مانع با هم کار کنند.
مناطق Zones
از نرم‌افزارهای برنامه‌ریزی فضا برای تقسیم کردن یک دفتر باز به مناطقی که برای انواع خاصی از کار مفید است مثل نواحی کارهای تیمی، هات دسک ها و فضاهای گروهی نیمه پارتیشن دار استفاده کنید. این فضاسازی کارمندان را به سمت منطقه مناسب سوق می‌دهند، جایی که آنها امکانات مورد نیاز برای کار بهتر در کنار همتایان خود را پیدا می‌کنند.
مکان‌هایی با کارآیی مختلط
هر دفتر کاری نیاز به مکانی که در آن کارمندان برای شوخی و گفتگوهای خارج از موضوع کاری دور هم جمع می‌شوند دارد. این فضاها را در یک دفتر با مفهوم باز بزرگ‌تر فراهم کنید تا کارمندان به سرعت از جریان کاری شلوغ فاصله بگیرید و به روشی شخصی با هم ارتباط برقرار کنند.
فضاهای عملکردی
برخی از بهترین فرصت‌ها برای همکاری کارکنان در طول فعالیت‌های دیگر ایجاد می‌شود. یک فنجان قهوه در کافه داخلی، به افراد این فرصت را می‌دهد تا در محل کار خود تعامل بیشتری با هم داشته باشند، بدون اینکه تمرکز فقط روی کار باشد. این روش نه تنها رابطه بین همسالان را بهبود می‌بخشد، بلکه روحیه کارکنان را نیز بهبود می‌بخشد.
مناطق عبوری
مکان‌های کار باز همچنان به معابر کاملاً مشخصی نیاز دارند. همان‌طور که این مناطق را ترسیم می‌کنید، به فرصت‌هایی برای ایستگاه‌های کاری جدید در امتداد مسیر رفت و آمد هم توجه کنید. افراد در حین راه رفتن در دفتر به طور طبیعی با یکدیگر برخورد می‌کنند و داشتن مکانی که بتوانند در کنار هم بایستند و در مورد مسائل صحبت کنند، خوب است.
مناطق بدون کار یا ورک فری
یک اتاق استراحت یا یک منطقه اجتماعی، همکاران را بدون نیاز به کار دور هم جمع می‌کند. این فضاها روحیه کارکنان را بهبود می‌بخشد و مردم را به صحبت باهم تشویق می‌کند. چنین فرصتی بدون شک فرهنگ‌های قوی‌تری در محل کار ایجاد می‌کند. باز بودن و رفاقت به تمایل برای همکاری در یک ظرفیت رسمی‌تر در فضای اداری باز منجر می‌شود.
نور طبیعی
نور تأثیرات عمیقی بر همه‌چیز از روحیه افراد گرفته تا انرژی دارد. اجازه دهید نور در محل کار باز مفهوم خود را برای بهبود فضای دفتر داشته باشد. نور بیشتر کارمندان را تشویق می‌کند تا از تمامی فضای محل کار خود استفاده کنند.
مبلمان اداری راحت
راحتی مبلمان اداری بر نحوه همکاری افراد تأثیر می‌گذارد. مبلمان اداری راحت باعث می‌شود افراد مشتاق‌تر بنشینند و در بحث مشارکت کنند. همچنین آرامش کارکنان را بهبود می‌بخشد و می‌تواند خلاقیت را به سرعت آغاز کند و منجر به مکالمات سازنده‌تری شود. افراد راحت و با آرامش به مراتب افراد مشارکتی‌تری هستند.
فضای کاری تجربی
اگر کارمندان بخش‌هایی از دفتر باز را به وظایف یا فعالیت‌های خاصی متصل کنند، به احتمال زیاد از آنها به درستی استفاده می‌کنند. این کار نه تنها همکاری بین همسالان را ارتقا می‌دهد، بلکه بهره‌وری فردی و گروهی را نیز افزایش می‌دهد.
برخی از این ایده‌ها مفاهیم فضایی هستند، در حالی که برخی دیگر شامل طراحی داخلی دکوراسیون اداری می‌شوند. مفهوم فضای اداری باز فراتر از خود فضا است و باید بر گرد هم آوردن افراد در محیطی که برای ارتقای کار گروهی ایجاد شده است تمرکز داشته باشد. فرم و عملکرد را به‌خوبی با هم پیوند دهید تا یک دفتر بازی ایجاد کنید که همکاری میان کارکنان را به بهترین شیوه تقویت می‌کند.
اهمیت طراحی فضای اداری باز
بهتر است با نگاه کردن به یک پلان باز اساسی از طریق ابزار برنامه ریزی فضای اداری شروع کنید تا زمینه‌های بهبود را شناسایی کنید. در کجای محیط اداری شما فضای کم استفاده وجود دارد؟ جریان دفتر شما از نمای بالا به پایین چگونه به نظر می‌رسد؟ آیا فضاهای کافی برای همگرایی و گفتگوی گروه‌ها در هر اندازه‌ای وجود دارد؟ مغز ما به مناظر، نور طبیعی و سایر موجودات زنده واکنش مثبت نشان می‌دهد پس یک دفتر باید طوری طراحی شود که نیازهای اولیه آسایش ما را به خوبی برآورده کند؛ بنابراین هنگام اجرای یک طرح اداری باز، یک طرح پویا ایجاد کنید که متناسب با هر سناریوی ممکنی در محل کار باشد. صاحبان مشاغل باید تیم‌ها را به ابزارها و فضاهایی برای انجام وظایف مجهز کنند. وقتی ابزارها با نیازهای کارمندان مطابقت داشته باشد، انتظار بهره‌وری بیشتر چندان دور از تصور نیست.
