دفاتر کار باز Open Office در سال 2023

چیدمان و طراحی‌ دکوراسیون اداری باز یا دفاتر پلان باز، یکی از ترندهای برتر در سال ۲۰۲۱ است که به‌ زودی هم از بین نمی‌رود. در این سبک از معماری داخلی فضای اداری، برای کارمندان اتاق‌های جداگانه در نظر گرفته نمی‌شود و بخش‌های مختلف به‌ واسطه پارتیشن از هم مجزا می‌شوند. در این مقاله از مجله مکعب همراه ما باشید تا با دفاتر کار باز و مزایا و معایب آن بیشتر آشنا شوید.

دفاتر کار باز چیست؟

فضای آزاد اداری به فضایی گفته می‌شود که به‌ جای محصور کردن کارمندان در دفاتر و اتاق‌ها، از فضای یکپارچه برای استقرار آنها استفاده می‌شود. در یک دفتر با طراحی فضای باز، مطمئناً ردیف‌هایی از میزها را در کنار هم مشاهده خواهید کرد که نهایتاً با دیوارهای کوچک و یا پارتیشن از هم جدا شده‌اند. در این دفاتر اصولاً کارمندان در تعامل بیشتری با هم خواهند بود و فضایی اختصاصی به مفهوم کلاسیک وجود ندارد. به زبان ساده، دفاتر طراحی باز شبیه سالن بزرگی است که میز‌های اداری زیادی در آن قرارگرفته است. تنها از پنل‌ها و پارتیشن‌ها برای متمایز کردن بخش‌های مختلف آن استفاده شده است.

مزایای دفاتر کاری باز

دفاتر کاری باز مزایای زیادی نسبت به دفاتر سنتی و کلاسیک دارند که در ادامه برخی از مهم‌ترین آنها را مشاهده خواهید کرد.

صرفه‌جویی و کاهش هزینه‌ها

هزینه ایجاد یک دفتر کار باز به‌ مراتب کمتر از انواع معمولی است. در این طرح با حذف اتاق‌های جداگانه، حداقل فضای مورد نیاز برای هر بخش مشخص می‌شود. به دلیل عدم وجود اتاق‌ها متعدد و فضاهای اختصاصی محصور، محیط‌های کاری باز فضای بزرگی را در اختیار افراد قرار می‌دهند. می‌توان افراد بیشتری را در فضای کوچک‌تر مستقر کرد. از این‌ رو، این سبک از طراحی داخلی دفاتر اداری، از نظر اقتصادی مقرون به‌ صرفه‌تر از دفاتر کاری مجزا به‌ حساب می‌آید.

تعامل بیشتر اعضای شرکت

نبود موانع فیزیکی در میان کارمندان، اعضای یک تیم را بیشتر به هم نزدیک می‌کند. در چنین حالتی افراد بیشتر شبیه یک تیم به نظر می‌رسند و سطح تعامل و همکاری میان آنها بالاتر می‌رود. در چنین دفاتری مدیران نیز می‌توانند توجه بیشتری به کارمندان خود داشته باشند و به‌ صورت دوستانه و مؤثری عملکرد آنان را زیر نظر داشته باشند. همچنین پدیده تقاطع فرهنگی که به افزایش خلاقیت و حمایت و ایجاد مفهوم جزئی از یک کل واحد بودن منجر می‌شود در این دفاتر کاری دیده می‌شود.

این سبک طراحی داخلی، حتی در دفاتر کاری اشتراکی نیز موجب تعامل خوبی میان فریلنسر‌ها می‌شود. حتی فرصتی برای توسعه روابط و کسب‌ و کارشان نصیب آنها می‌کند.

شفافیت بیشتر

تعاملات کارمندان در دفاتر کار با طراحی فضای باز شفاف‌تر است. هر کس همه‌ چیز را می‌شنود و در جریان موضوعات مربوط به کار قرار می‌گیرد. بنابراین پنهان‌ کاری در چنین دفاتری کمتر اتفاق می‌افتد. بعلاوه وقتی کارمندان در کنار مدیران می‌نشینند، احساس وحدت و برابری در میان آنان ایجاد می‌شود که باعث ایجاد پیوند و اعتماد بین همه اعضای تیم می‌شود.

تبادل ایده‌ها

وقتی همکاران از نظر فیزیکی در کنار یکدیگر قرار بگیرند، احتمال صحبت و تبادل‌ نظر میان آنان بیشتر می‌شود. در چنین حالتی امکان مطرح کردن نظرات بهتر فراهم می‌شود و تبادل ایده‌ها به‌سرعت و راحتی انجام می‌پذیرد. همفکری و ایده پردازی در چنین حالتی برخلاف دفاتر کاری بسته، به بالاترین سطح خود می‌رسد.

نظارت مؤثر و تسهیل روابط میان کارمندان و مدیران

در دفاتر با طراحی باز، مدیران به شکلی ساده‌تر بر عملکرد تیم خود نظارت می‌کنند. نظارت دقیق و کارآمد منجر به بررسی به‌ موقع و سریع مشکلات می‌شود. از سویی دسترسی راحت کارمندان و مدیران به یکدیگر، باعث افزایش و ارتقا فضای کاری می‌شود که بر میزان بهره‌وری افراد نیز تأثیر زیادی دارد.

مبلمان اداری مناسب دفتر کار باز

در این بخش چهار سبک مبلمان اداری محبوب برای دفاتر کار باز را معرفی کرده‌ایم.

مبلمان اداری L شکل

مبلمان اداری L شکل به دلیل اینکه فضای کاری منسجمی را ایجاد می‌کند؛ برای دفاتر اداری بازِ نیازمند به این فضاها بسیار مناسب است. در واقع اگر کارکنان شما نیاز به نگهداری وسایل اختصاصی زیادی در اطراف خود دارند؛ مبلمان L شکل بهترین گزینه است.

مبلمان اداری مشترک

این مبلمان فضای کمی را در اختیار هر فرد قرار داده و در مقابل فضاهای و امکانات کاری مشترک بیشتری را در اختیار افراد قرار می‌دهد. به عنوان مثال اگر وسایلی مانند پرینتر، اسکنر، فکس و… از جمله نیازهای مشترک همه کارکنان است؛ میزهای اداری مشترک و گروهی قابلیت‌های خوبی در این زمینه دارد.

مبلمان اداری قابل تنظیم

میزهای قابل تنظیم ارتفاع، قابلیت‌های بسیار خوبی را برای بهبود بهره‌وری کاری کارکنان ایجاد می‌کنند؛ و یکی از گزینه‌های محبوب در فضاهای اداری باز و مدرن هستند.

مبلمان اداری ماژولار

مبلمان اداری ماژولار به لطف این ویژگی، امکان ایجاد فضاهای کاربردی را به‌سادگی و به‌صورت آکوستیک فراهم می‌کند. در واقع امکان طراحی‌های مختلف مانند گسترش فضا برای تعداد بیشتری از کاربران یا برعکس، ایجاد یک منطقه آرام‌تر و خصوصی‌تر و… از مهم‌ترین ویژگی‌های این مبلمان است.

نکات مهم در طراحی دفتر کار باز

با نکاتی که در ادامه می‌آید؛ می‌توانید طراحی بهتر و بهینه‌ تری را برای دفتر کار باز خود انتخاب کنید.

1. از بازخورد برای اطلاع از طرح جدید خود استفاده کنید: در نهایت این کارمندان شما هستند که باید پس از ایجاد تغییر، در محیط اداری باز کار کنند. ایجاد تغییر بدون دریافت بازخورد، می‌تواند باعث ایجاد نارضایتی شود. بنابراین هنگام ارزیابی تصمیم، تیم‌های خود را در جریان نگه دارید.

2. یک فضای آرام هنوز ضرورت است: یکی از بزرگ‌ترین مشکلات شرکت‌ها پس از طراحی دفتر کار باز، وجود نویز است. طراحی دفتر باز موجب سروصدا و حواس‌پرتی می‌شود. بنابراین باید قوانین و سیاست‌های جدیدی را تعیین کنید؛ تا سرو صدا کنترل شود. یا تعادلی مناسب میان طراحی‌های اداری باز و طراحی‌های سنتی‌تر پیدا کنید.

3. مجاورت صندلی‌ها را در نظر بگیرید: یکی از مهم‌ترین ملاحظات قبل از ایجاد تغییر، چیدمان صندلی‌ها خواهد بود. واقعیت این است که کارکنان معمولا دوست دارند؛ در کنار دوستان خود بنشینند. در این زمینه یافتن تعادل مناسب مهم است. البته اکثر محیط‌های اداری باز، دفتر خود را بر اساس تیم‌ها بخش‌بندی می‌کنند؛ اما شاید یک راه‌حل میانی گزینه بهتری باشد.

معایب دفاتر کاری باز

اگرچه دفاتر فضای باز محبوبیت زیادی دارند اما برخی مطالعات اخیر نشان داده است که یکپارچه کردن همه‌ چیز می‌تواند معایبی نیز در پی داشته باشد. در حقیقت، هیچ طرح خاصی وجود ندارد که برای همه نوع کسب‌ و کاری مفید باشد. تصمیم‌گیری برای انتخاب طراحی باز برای محل کار باید با اشراف کامل بر تمامی جنبه‌های خوب و بد آن صورت پذیرد.

نبود حریم خصوصی و حواس‌پرتی بیشتر

 اگر چه طراحی مفهوم دفتر کار، همکاری و ارتباط بیشتر میان کارمندان را نوید می‌دهد اما این قضیه ممکن است همیشه درست نباشد. از آنجا که هیچ حریم خصوصی وجود ندارد، نرخ حواس‌پرتی کارکنان نیز بیشتر می‌شود. در دفاتر کاری باز، تردد کارمندان در سالن، صدای تلفن‌ها، مکالمات گروهی تیم‌ها، و یا حتی باز و بسته شدن مداوم درها، موجب ایجاد سروصدای زیادی می‌شود. در نتیجه عدم تمرکز و حواس‌ پرتی بیشتر در حین کار را با خود به همراه دارد.

همچنین در حالتی که تمامی افراد در مجاورت یکدیگر قرارگرفته‌اند، چیزی به نام حریم خصوصی بی‌معنا است. تمامی همکاران در جریان صحبت‌های اعضای تیم و یا حتی رئیس قرار می‌گیرند. در چنین شرایطی افراد باید برای صحبت‌های خصوصی خود محیط را ترک کنند.

عدم رضایت شغلی

 برخی از کارمندان که مشکل تمرکز در چنین فضاهایی دارند. حواسشان پرت شده و اشتیاق خود را نسبت به کاری که انجام می‌دهند از دست می‌دهند. این‌ چنین مشکلاتی به همراه عدم وجود حریم خصوصی، موجب افزایش استرس و پیامد‌های منفی آن بر کارکنان می‌شود. در درازمدت بر میزان نارضایتی شغلی آنها تأثیر خواهد گذاشت. همچنین در چنین حالتی میزان تأثیرگذاری مدیران بد نیز به شکل فزاینده‌ای بیشتر می‌شود. بر طبق تحقیقات موسسه گالوپ، مدیران بد یکی از دلایل اصلی ترک کار از سوی کارمندان به شمار می‌روند. در دفاتر کاری باز به علت قرارگیری بیشتر در معرض ارتباط با مدیران هیچ‌ گونه راه فرار و خلاصی در ساعاتی از روز وجود ندارد. میزان میل به ترک شرکت در میان کارمندان افزایش پیدا می‌کند.

سلامتی

یکی دیگر از ضعف‌های دفاتر فضای باز، مسئله سلامتی کارکنان و آلودگی‌های محیطی است. در فضاهای یکپارچه، بیماری‌های ساده مانند سرماخوردگی نیز به‌سرعت شیوع پیدا می‌کنند که درنهایت بر بهره‌وری عمومی سازمان تأثیرگذار است.

دفتر کار باز علی‌رغم همه مزایا، همیشه منتقدان خود را دارد. در تحقیقات گوناگون مشخص شده که این شیوه طراحی دفتر کار، بهره‌وری را کاهش داده و تمرکز را مختل می‌کند. در این دفاتر فقدان حریم خصوصی و سروصدا به وضوح مشکل‌ساز هستند؛ اما از آنجایی که روند استفاده از این طراحی در حال رشد است؛ باید بتوانید با آن کنار بیایید. در اینجا سه چالش رایج دفتر کار باز و پیشنهادهایی برای رفع آنها را مطرح کرده‌ایم.

صدا بلند است

این بدیهی‌ترین مشکل است؛ و متاسفانه مشکلی نیست که بتوانید در مورد آن کار زیادی انجام دهید. مطمئنا نمی‌توانید از همکاران‌تان بخواهید که تماس‌های کاری را به جای دیگری ببرد؛ فقط به این دلیل که شما کمی آرامش و سکوت می‌خواهید. اما راه حل چیست؟ خرید هدفون حذف نویز پیشنهاد ماست. آنها ارزان نیستند؛ بنابراین اگر بتوانید کارفرمای خود را برای تهیه آنها راضی کنید، پشیمان نخواهید شد. حتی اگر کسی نیستید که هنگام کار به موسیقی گوش می‌کند؛ ویژگی حذف نویز آنها معجزه می‌کند.

هوا بیش از حد سرد یا گرم است

هوای دفاتر کار باز معمولا از یک نرمال عمومی طبیعت می‌کنند. این در حالی است که بسیاری از ما نیاز به دمایی بالاتر یا پایین‌تر داریم. در این حالت معمولا پیشنهاد افزایش یا کاهش درجه دستگاه تهویه مطبوع با استقبال خوبی مواجه نمی‌شود. شاید ساده‌ترین راه حل برای غلبه بر این چالش، تغییر لباس‌های‌تان باشد. البته ممکن است از نظر ظاهری کمی متفاوت به‌نظر برسید؛ اما قطعا بهتر از این است که سرما یا گرما کارایی شما را متوقف کند. البته می‌توانید لباس‌های متفاوت را طوری انتخاب کنید که بتوانید در مواقع لزوم و به‌راحتی آنها را کم یا زیاد کنید.

بوی نامطبوع وجود دارد

چه یک همکار باشد که تمایلی به استفاده از اسپری و بوگیر ندارد؛ یا همکاری با تمایل به سالاد تخم مرغ به عنوان نهار، به هر حال بوی بد چیزی نیست که تحمل آن ساده باشد. این در شرایطی است که اشاره کردن به بوی بد کسی، کاری نیست که اکثر ما با آن راحت باشیم. بنابراین باید به دنبال راهکارهای بهتری باشید. راه حل ساده این کار قرار دادن یک پیاله کوچک دانه قهوه روی میز کارتان است. همچنین بد نیست پس از هر ساعت کار، دقایقی را به قدم زدن در هوای آزاد بگذرانید. در نهایت آخرین راه حل این چالش، اطلاع‌رسانی مشکل به فرد، از طریق منابع انسانی سازمان است.

نتیجه‌گیری

در نهایت این‌ که انتخاب سبک طراحی دفاتر باز اداری برای یک مجموعه باید بر اساس فرهنگ‌ سازمانی حاکم بر آن صورت بگیرد. در مجموعه‌ها و کسب‌ و کارهای که نیاز به تعاملات گروهی دارد، چنین طرحی ایدئال به نظر می‌رسد. اما از سویی دیگر در مشاغلی که تمرکز و دقت در امور به‌صورت انفرادی حرف اول را می‌زند. چنین طرحی مناسب نیست و می‌تواند موجب بروز مشکلات بسیاری برای مجموعه شود. برای مشاوره در خصوص طراحی باز محل کار خود می‌توانید با کارشناسان گروه طراحی دکوراسیون داخلی مکعب تماس بگیرید تا با بررسی تمامی جوانب بهترین سبک و طرح را برای داشتن دفتری مدرن و کارا انتخاب کنید.