مجله مکعب
پست شده در

فواید فایلینگ اداری چیست؟

با پیشرفت تکنولوژی و تغییر در رویه نگهداری اطلاعات، هنوز هم پرونده‌های فیزیکی در شرکت‌ها وجود دارند. برای نگهداری آن‌ها هر فرد از کشو یا کمد مخصوص به خود استفاده می‌کند. اما زمانی که تعداد آن‌ها بیشتر شود چه باید کرد؟ در ادامه می‌خواهیم درباره فواید فایلینگ اداری با شما صحبت کنیم. فایلینگ‌ها یکبار برای همیشه در سازمان شما نصب می‌شوند و تغییر بزرگی در نظم اسناد و پرونده‌ها ایجاد می‌کنند. با این حساب شما هم فضای بیشتری در اختیار خواهید داشت و هم زمان کمتری بابت پیدا کردن پرونده مورد نظر صرف خواهید کرد. شما با ایجاد فضای بیشتر می‌توانید مبلمان اداری متناسب با دکوراسیون را خریداری و کاربرد دفتر کاری خود را بیشتر کنید. با وجود فایلینگ‌های اداری شما دیگر نیازی به خرید زونکن ندارید. زونکن‌ها علاوه بر این که فضای زیادی اشغال می‌کردند، هزینه‌های زیادی هم برای سیستم مالی شرکت ایجاد می‌کردند. با حذف آن‌ها فضای بیشتری در دسترس قرار گرفت و بخشی از هزینه‌ها نیز کاهش پیدا کرد.

هدف از ساخت فایلینگ اداری

شاید فایلینگ‌ها برای تمامی اتاق‌های یک سازمان مناسب نباشد. امروزه همه افراد ترجیح می‌دهند از اسناد خود به صورت الکترونیکی نگهداری کنند. اما دیده شده هنوز هم شرکت‌های بسیاری هستند که از اسناد به شکل کاغذی نگهداری می‌کنند. جدا از بحث قطع بیهوده درختان و اصراف در برگه‌ها می‌توان به اشغال کردن فضای آن هم اشاره کرد. بنابراین به همین دلیل است که می‌گوییم آن‌ها برای همه اتاق‌ها کارایی ندارند. هدف اصلی ساخت فایلینگ اداری، نگهداری و مراقبت اصولی از اسناد و پرونده‌ها است. شما در هر فضایی که پرونده‌های زیادی وجود دارد، می‌توانید از فایلینگ استفاده کنید. حتی اگر یکی از اتاق‎های خود در منزل را به عنوان اتاق کار در نظر گرفته باشید، فایلینگ‌ها راه حل خوبی برای نظم بخشیدن به فضای داخلی اتاق و اسناد شماست. وجود نظم در فضای کاری باعث راندمان و افزایش تمرکز کارمندان می‌شود. کار کردن در فضاهای شلوغ و نامنظم می‌تواند دائما حواس کارکنان را پرت کند و باعث شود آن‌ها تمرکز کافی برای انجام کاری را نداشته باشند.

مزایا و فواید فایلینگ اداری

یکی از واضح‌ترین مزایای فایلینگ، نظم بخشیدن به پرونده‌هاست. زمانی که پرونده‌های فیزیکی در اداره شما زیاد می‌شود، نگرانی شما هم بابت نگهداری و مراقبت از آن‌ها بیشتر می‌شود. شما با قرار دادن پرونده‌ها درون این فایلینگ‌‎ها می‌توانید با خیال راحت‌تری به کار خود ادامه دهید. حتما برای شما هم پیش آمده که بر روی پرونده‌های خود آثار چایی، آبمیوه و هر نوع لکه را ببینید. اگر قرار باشد این لکه‌ها به دست صاحبان آن برسد و از قضا سند اصلی هم باشد، استرس و نگرانی شما چند برابر می‌شود. بعد از هر بار استفاده اگر پرونده‌ها را در فایلینگ اداری قرار دهید، سلامت آن‌ها بیشتر تضمین می‌شود. زمانی که تعداد پرونده‌ها بیشتر از حدی شود که شما تنها با نگاه کردن بتوانید آن را پیدا کنید، لازم است یک استراتژی خاص با نوع کاری خود ایجاد کنید. پیاده سازی این شکل استراتژی با فایلینگ‌ها ساده‌تر می‌شود. شما می‌توانید هر قسمت از آن را برای قرارگیری دسته‌ای از پرونده‌ها قرار دهید. برای مثال طبقات زیرین را می‌توانید برای پرونده‌های قدیمی‌تر و طبقات بالایی را برای پرونده‌های جدیدتر. حتی می‌توانید بر روی کشوها یا کمدهای فایلینگ یک برچسب بچسبانید و یک راهنمایی برای پرونده‌های موجود در آن قسمت قرار دهید. این کار می‌تواند باعث صرفه‌جویی در زمان شما شود. زیرا در کمترین زمان ممکن می‌توانید به پرونده مورد نظر برسید. امنیت در فایلینگ‌ها نیز تعریف بهتری دارد. برای هر قسمت از کمد و کشوها می‌توانید قفل جداگانه‌ای نصب و در صورت لزوم از این ویژگی استفاده کنید. برخی از اسناد مالی به دلیل مهم بودن، نیاز به نگهداری ویژه‌تری دارند؛ با وجود قفل‌های نصب شده بر روی این فایلینگ‌ها خیال آسوده‌تری خواهید داشت.

به گفتگو بپیوندید

برای امنیت، استفاده از سرویس reCAPTCHA گوگل مورد نیاز است که موضوع گوگل است Privacy Policy and Terms of Use.

من با این شرایط موافق هستم .

کیسه خرید 0