اتاق کنفرانس محلی برای برگزاری جلسات کاری مختلف است. در واقع مدیران شاید در طی هفته بار‌ها بخواهند با کارکنان جلسه‌های مختلفی را برگزار کنند، بنابراین به اتاق کنفرانس نیاز پیدا خواهند کرد. اگر شما نیز نیاز به برگزاری جلسه‌های کاری مختلف دارید، باید محیط اتاق کنفرانس را به بهترین شیوه طراحی کنید.
در طراحی اتاق کنفرانس باید به نکته‌های مهمی توجه داشته باشید تا محیط برای کارکنان خسته‌کننده و کسل‌کننده نباشد. در واقع اگر دکوراسیون به‌خوبی طراحی نشود، کارکنان حتی توجه‌ای به صحبت‌ها نخواهند داشت و در نتیجه بهره‌وری‌شان به حداقل می‌رسد.
طراح‌ها و دکوراتور‌های حرفه‌ای ایده‌های جذابی برای طراحی اتاق کنفرانس دارند. آنها می‌دانند که چطور این محیط را طراحی کنند تا باعث جلوگیری از خستگی کارمندان حین شرکت در جلسه‌ها شوند. اما آیا شما این نکته‌ها را می‌دانید؟
نکته های کاربردی در طراحی اتاق کنفرانس
در ادامه چند نکته کاربردی و مهم در طراحی اتاق کنفرانس می‌گوییم که با در نظرگ رفتن همین نکته‌ها این اتاق را به شیوه‌ای مناسب طراحی خواهید کرد:
استفاده از تکنولوژی
این روزها مانند از گذشته از یک وایت‌برد ساده و یا تخته گچی معمولی برای برگزاری جلسات کاری استفاده نمی‌کنند. با ظهور و پیشرفت تکنولوژی هم اکنون بسیاری از کسب و کار‌ها برای ارائه بهتر مطالب از تکنولوژی ها کمک می‌گیرند. بنابراین شما نیز برای طراحی اتاق کنفرانستان از تکنولوژی استفاده کنید.
استفاده از دوربین‌های پیشرفته، نمایشگر‌های بزرگ، لپ‌تاپ، ویدئو پروژکتور و … همه جزء تکنولوژی‌های کارآمد برای اتاق کنفرانس هستند.
به کارگیری تجهیزات صوتی و تصویری با کیفیت
نمایشگر‌هایی که به‌منظور ارائه اطلاعات در اتاق کنفرانس استفاده می‌کنید، باید به‌قدری بزرگ باشند که افراد حتی در دورترین نقطه اتاق کنفرانس بتوانند محتوای نمایش‌داده‌شده روی آن را ببینند. تجهیزات صوتی نیز باید به‌گونه‌ای در محیط نصب شوند که صدا را با کیفیت عالی و واضح مناسب به تمام بخش‌ها برسانند.
در بخشی که کارکنان می‌نشینند نیز باید برای هر کدام یک میکروفون باکیفیت برای پخش یا ضبط صدا قرار بگیرد. در واقع زمانی که کارکنان نیاز به صحبت دارند، باید میکروفون با کیفیتی داشته باشند تا بدون اینکه صدایشان را بالا ببرند، بتوانند با مدیران یا دیگر کارکنان صحبت کنند.
نورپردازی مناسب اتاق
اگر نورپردازی فضای اتاق کنفرانس به شیوه‌ای مناسب انجام نشود، بعد از مدتی تمام کارکنان خسته و کسل می‌شوند. بنابراین به فکر استفاده از تجهیزات نورپردازی مناسب باشید! مناسبترین نور برای این اتاق نیز نور‌های طبیعی هستند که انرژی و بهره‌وری کارکنان را حفظ می‌کنند.
پیشنهاد می‌دهیم ابزار نورپردازی محیط مثل لامپ‌ها را به‌جای استفاده در سقف، موازی با پنجره‌ها نصب کنید. با این کار بین نور طبیعی و مصنوعی تعادل به‌وجود می‌آورید.
هر چه اتاق کنفرانس پنجره‌های بیشتری داشته باشد، بهتر است؛ چون می‌توانید با نور طبیعی روشنایی محیط را تأمین کنید.
طراحی آکوستیک فضای اتاق
از پوشش‌های آکوستیک برای محیط اتاق کنفرانس استفاده کنید تا کوچکترین صدای مزاحم باعث از‌بین‌رفتن نظم جلسه‌های کاری نشود. در واقع برخی کنفرانس ها به‌قدری اهمیت دارند که به‌هیچ عنوان نباید ذهن کارکنان از روی موضوع اصلی آن برداشته شود. اما متأسفانه بسیاری از این جلسه‌ها به‌دلیل سروصدای اضافه‌ای که از بیرون می‌آید و … به این شکل برگزار نمی‌شوند. برای همین پیشنهاد می‌دهیم انواع عایق‌های صوتی و آکوستیک را برای دیوار‌ها و محیط به‌کار ببرید.
رنگ بندی مناسب
روانشناسی رنگ‌ها در طراحی اتاق کنفرانس اهمیت زیادی دارد! مثلاً فرض کنید از رنگ‌های کسل و خسته‌کننده برای طراحی این اتاق استفاده کرده‌اید؛ بنابراین کارکنان بعد از مدتی به خوابی عمیق فرو می‌روند و صدای‌تان را نمی‌شنوند. قطعاً این اتفاق موجب کاهش بهره‌وری‌تان از کنفرانس می‌شود.
اگر کنفرانس‌ها را باید برای شرکا یا مشتری ها برگزار می‌کنید، پیشنهاد می‌دهیم حتماً از رنگ قالب لوگو و نشان تجاری‌تان در طراحی اتاق استفاده کنید. با این کار تصویری ماندگارتر از خودتان در ذهن مشتری‌ها به‌وجود می‌آورید.
ایجاد فضای مناسب برای کارمندان
فرض کنید در محیطی بسته، شلوغ و بدون هیچ فضای اضافه‌ای جلسه‌های کاری‌تان را برگزار می‌کنید؛ در این حالت کارمندان دوست دارند که سریعتر محیط را ترک و از جهنمی که در آن گرفتار شده‌اند، نجات پیدا کنند. اگر نمی‌خواهید اتاق کنفرانس را برای کارکنان تبدیل به جهنم کنید، بنابراین فضای مناسبی برای آنها در اتاق به‌وجود بیاورید.
در فضای اتاق کنفرانس از وسایل غیر ضروری و بی اهمیت استفاده نکنید؛ همچنین نباید مسیر رفت‌و‌آمد کارکنان را شلوغ کنید و وسایل مزاحم را سر راهشان قرار دهید. ایجاد فاصله اجتماعی بین صندلی یا میز‌های هر کدام از کارکنان نیز در ایجاد فضای کافی جهت شرکت در جلسه‌ها کمک می‌کند.
ظرفیت کسانی که باید در جلسه های کاری‌تان شرکت کنند، چقدر است؟ شما باید فضای اتاق را متناسب با ظرفیت افراد طراحی کنید. این بهترین راه‌حل ممکن برای ایجاد فضای مناسب برای کارمندان در اتاق کنفرانس است.
توصیه می‌کنیم اتاق جداگانه‌ای را برای برگزاری جلسه های کاری در نظر بگیرید. شما می‌توانید با استفاده از انواع پارتیشن اداری بدون نیاز به مصالح بتنی، این دیوار‌ها را ایجاد کنید. با این کار توجه کارکنان به محیط اطراف به حداقل می‌رسد و آنها تمرکز بیشتری روی مطالب کنفرانس خواهند داشت.
چینش مناسب میز و صندلی
برای طراحی اتاق کنفرانس از انواع میز اداری مدرن و بزرگ استفاده کنید تا بین کارکنان فاصله‌ای نباشد و همه بتوانند به دور یک میز بنشینند. میزها باید ارتفاع مناسبی داشته باشند و با سطح بزرگ این امکان را برایتان فراهم آورند که بتوانید انواع وسایل مختلفتان را روی آنها بگذارید.
صندلی اداری مناسب برای اتاق کنفرانس نیز در مرحله اول باید کاملاً ارگونومیک باشد تا با ایجاد احساس راحتی برای کارمندان، دقت آنها را به مطالب گفته‌شده در کنفرانس افزایش دهند. همچنین این صندلی‌ها باید با فاصله مناسبی از میزها چیده شوند تا کارمندان برای دسترس به محتویات روی میزها مشکلی نداشته باشند.
تزیینات اتاق
توصیه می‌کنیم از تزیینات و دکوری‌های پرزرق‌وبرق برای طراحی فضای اتاق کنفرانس استفاده نکنید؛ چون توجه کارمندان را به خود جلب می‌کنند و باعث حواس‌پرتی آنها می‌شوند. اگر می‌خواهید اتاق را تزئین کنید، استفاده از گل و گیاه یا تابلو‌هایی با طرح‌های مینیمال و ساده کفایت می‌کند.
طراحی اتاق کنفرانس، اصولی و مناسب
در این مطلب درباره طراحی اتاق کنفرانس به‌شیوه‌ای اصولی و مناسب صحبت کردیم. اکنون می‌دانید که چطور این اتاق‌ها را طراحی کنید تا بیشترین بهره‌وری را از آنجا داشته باشید. شما باید تجهیزات مناسبی را در اتاق به‌کار ببرید و جدیدترین، پیشرفته‌ترین و بهترین ابزار را فراهم آورید، تا جلسه‌ها با کیفیت مناسب برگزار شوند. در این زمینه امکان دریافت مشاوره از طراح‌های حرفه‌ای به منظور کاربردی‌ترشدن فضای اتاق کنفرانس را نیز دارید.
