امروزه اکثر کسب‌وکارها متد کاری خود را از حالت حضوری به دورکاری یا هیبریدی تغییر داده‌اند. اما راه‌اندازی یک بستر دورکاری مناسب برای کارمندان چندان کار راحتی هم نیست. یک مجموعه با دیجیتالی‌کردن فرآیندهای داخلی خود و استفاده از تکنولوژی مناسب می‌تواند به شکل موثری استراتژی کار از راه دور را برای کسب‌وکارش بهینه‌سازی نماید. البته برای فراهم‌ساختن این فضا به وسایل و تجهیزات خاصی نیاز دارد. اگر می‌خواهید در این زمینه اطلاعات بیشتری کسب کنید، پیشنهاد می‌کنیم تا پایان راهنمای تجهیز دفتر کار برای جلسات آنلاین با ما همراه باشید.
انتقال فرآیندهای کسب وکار ضروری به ابری
نخستین کاری که کسب‌وکارها برای پیاده‌سازی بستر دورکاری انجام می‌دهند، دیجیتالی‌کردن و انتقال آن روی فضای ابری است. این فرآیند موجب افزایش بازدهی و شفافیت در سازمان می‌شود. از طرفی اعضای تیم به‌راحتی می‌توانند فرآیندها را ردیابی کنند، در لحظه آپدیت‌ها را دریافت نمایند و تغییرات را مورد بررسی قرار دهند.
هدست حذف‌کننده نویز سر و صدای محیط
خیلی آزاردهنده است که در زمان برگزاری جلسه آنلاین زنگ در را بزنند یا صدای آژیرهای پلیس یا اورژانس در فضا پخش شود. این موضوع مخصوصا زمانی که شما با شخصی در یک سازمان بزرگ‌تر صحبت می‌کنید بسیار حائز اهمیت است. از این‌رو نیاز است که یک هدست حذف‌کننده نویز تهیه کنید تا به‌راحتی بتوانید سروصدای بیرون را از بین ببرید و این مشکلات را نداشته باشید.
استفاده از ابزارهای دورکاری
یکی دیگر از مواردی که در راهنمای تجهیز دفتر کار برای جلسات آنلاین به آن اشاره می‌کنیم، استفاده از ابزارهای دورکاری برای تسهیل ارتباطات با همکاران است. در طی چند سال اخیر ابزارهای متعددی برای برقراری ارتباط نزدیک با همکاران دفتر ارائه شده است. از جمله این نرم‌افزارها می‌توان به Zoom، Skype و Google Meet برای ویدئوکنفرانس اشاره کرد که در ایران معمولا مورد استفاده قرار می‌گیرند.
استفاده از مبلمان ارگونومیک
نشستن پشت میز به‌صورت طولانی‌مدت می‌تواند به‌مرور زمان موجب ناراحتی و مشکلات سلامتی شود. از این‌رو کارمندان حضوری و آنلاین باید از مبلمان اداری ارگونومیک استفاده کنند تا میزان استرس و تنش‌های وارده به بدن را به حداقل برسانند. در واقع این میز باید به‌گونه‌ای باشد که بتوانید ساعد خود را با زاویه ۹۰ درجه به‌راحتی استراحت دهید.
علاوه بر میز، حالت و شکل صندلی‌ها حین کار نیز بسیار حائز اهمیت است. انواع صندلی اداری می‌تواند انتخاب مناسبی برای فضاهای دورکاری باشد. این صندلی‌ها کاملا مطابق با فرم بدن و با توجه به استانداردهای سلامتی و ایمنی طراحی و تولید شده‌اند و دارای قابلیت تنظیم ارتفاع و تکیه‌گاه کمر هستند.
فراهم کردن دسترسی به اینترنت پایدار
برای کارکردن به‌صورت هیبریدی، کارکنان باید از یک شبکه خصوصی به اینترنت با سرعت بالا دسترسی داشته باشند. لذا نیاز است که کارفرمایان ضرورت استفاده از یک شبکه با امنیت بالا را برای جلوگیری از نقض‌های امنیتی بالقوه برای کارکنانشان درک کنند.
گاهی اوقات ممکن است که کارکنان در شرایط خاص و اضطراری اتصال به اینترنت‌شان را به‌دلیل حوادث غیرمنتظره و… از دست بدهند. بنابراین لازم است که یک سازمان پیش‌بینی‌ها و اقدامات لازم را انجام دهد تا در صورت قطع برق، کارمندان همچنان بتوانند بدون وقفه به اینترنت پایدار و پرسرعت دسترسی داشته باشند و وظایف خود را انجام دهند.
تامین دستگاه‌ها و نرم‌افزارهای لازم
در راهنمای تجهیز دفتر کار برای جلسات آنلاین، یکی دیگر از مواردی که اهمیت دارد تامین دستگاه‌ها و نرم‌افزارهای لازم برای فضای دورکاری است. برای آنکه پرسنل بتوانند در خانه فعالیت موثرتری داشته باشند، به تجهیزات و نرم‌افزارهای مناسب نیاز دارند. لذا باید لپ‌تاپ یا کامپیوتر، گوشی هوشمند و… که برای انجام کارهای شرکت لازم هستند را تهیه کنند. همچنین استفاده از لوازم جانبی ارگونومیک مانند صفحه‌کلید و ماوس مناسب می‌تواند راحتی و کارایی فرد را افزایش دهد.
از طرفی، قرار دادن پایه مانیتور یا لپ‌تاپ روی میز اداری نیز باعث می‌شود صفحه نمایش در سطح چشم قرار بگیرد و فشار کمتری به گردن فرد وارد شود. با استفاده از چراغ‌ها و لامپ‌ها نیز می‌توان نور مناسبی در فضا ایجاد کرد و فشار چشم را کاهش داد.
علاوه بر تهیه سیستم و دستگاه‌های مناسب، به‌روزرسانی و اسکن تمامی سخت‌افزارها و نرم‌افزارها نیز ضرورت دارد و با به حداقل رساندن میزان خرابی‌ها، بهره‌وری را افزایش می‌دهد. به‌منظور محافظت از داده، کارفرمایان حتی می‌توانند از پلتفرم‌های مدیریت دستگاه‌های تلفن همراه که به مدیریت دستگاه‌ها از راه دور می‌پردازند استفاده کنند.
ایجاد تدابیر امنیتی
علاوه بر توجه به طراحی دکوراسیون اداری و تهیه وسایل و لوازم فیزیکی لازم، کارفرمایان در تجهیز دفتر برای شرایط دورکاری باید به ایجاد تدابیر امنیتی نیز بیندیشند. در واقع، یک پروتکل دسکتاپ از راه دور (RDP) می‌تواند تاثیر بسزایی در کاهش دغدغه‌های امنیتی کارفرمایان داشته باشد. به‌عبارتی وجود یک محیط فعال RDP به کارمندان امکان دسترسی به یک شبکه محافظت‌شده به‌واسطه دسکتاپ از راه دور یا سرور واقع در دفتر را می‌دهد. با استفاده از یک رابط امن رمز عبور، کارکنان فقط می‌توانند به فایل‌ها در شبکه شرکت دسترسی داشته باشند.
ایجاد یک منطقه اختصاصی برای کار
برای دورکاری و ایجاد فضای کار در منزل باید یک طراحی اصولی انجام شود تا بهره‌وری عالی ایجاد کند. در واقع باید با ایجاد یک پارتیشن اداری، حواس‌پرتی‌های پس‌زمینه را به حداقل رساند و مکانی دور از فضاهای شلوغ و مشترک مانند آشپزخانه و سالن استراحت فراهم نمود. البته توجه داشته باشید که نباید این فضا را وارد مناطق مرتبط با آرامش مانند تخت‌خواب کنید. به‌عبارتی باید با ایجاد یک میز جداگانه، یک مرز ذهنی بین حالت کار و حالت خانه فراهم کنید که برای تمرکز و جلوگیری از فرسودگی ضروری است. همچنین اگر راه‌اندازی کار از راه دور را بخواهید در یک فضای عمومی مانند فضای کار اشتراکی انجام دهید، برای به حداقل رساندن حواس‌پرتی‌ها باید از وسایلی مانند هدفون‌های حذف نویز و سروصدا حتما استفاده کنید.
گامی در جهت موفقیت در دورکاری و جلسات آنلاین
در راهنمای تجهیز دفتر کار برای جلسات آنلاین به مواردی که برای ایجاد بستر مناسب دورکاری نیاز است پرداختیم. راه‌اندازی این بستر باعث می‌شود که شرکت‌ها بتوانند با هزینه کمتر و صرفه‌جویی در وقت، کارها و پروژه‌های‌شان را اجرا کنند. مزایای بی‌شمار دورکاری موجب شده که در طی چند سال اخیر، شرکت‌های بسیاری به این سمت روی آورند و با بهره‌گیری از ابزارهای مناسب، شرایط مساعدتری ایجاد کرده و موفقیت بیشتری داشته باشند.
