یکی از وسایلی که تقریبا همیشه جزء اصلی‌ترین تجهیزات اداری مورد استفاده در شرکت‌ها برای برگزاری جلسات کاری قلمداد می‌شود میز کنفرانس است. هنگام انتخاب اتاق کنفرانس یا همان اتاق جلسه معمولا به طراحی و مبلمانی که قرار است با آن فضا پر شود فکر نمی‌شود.
به همین خاطر است که گاهی برای چیدمان این فضای رسمی، به جای مبلمان و میزهای طراحی شده برای استفاده در این فضا، از محصولات فانتزی استفاده می‌شود که اصلا جلوه خوبی ندارند. هنگام خرید به این نکته توجه داشته باشید که میز کنفرانسی که انتخاب می‌کنید می‌تواند تاثیر زیادی بر نحوه برگزاری جلسات کاری شما داشته باشد. در این مقاله قصد داریم پیروی اهمیت میز کنفرانس در شرکت‌ها توضیحاتی را به شما ارائه کنیم.
اندازه میز کنفرانس
برای کارمند یا کارشناسی که دائما در حال شرکت در جلسات کاری مختلف است؛ هیچ چیز بدتر از این نیست که مجبور شود با همکاران خود به طرز ناخوشایندی دور میزی که برای اتاق کنفرانس طراحی نشده است جمع شده و جلسات کاری خود را برگزار کند. قرار گرفتن در این موقعیت ناراحت‌کننده باعث ایجاد حواس پرتی شده و منجر به این خواهد شد که هیچ کاری آنطور که باید دقیق و درست انجام نشود.
برای اطمینان از بهره‌وری بالای افرادی که در جلسات شرکت می‌کنند باید میز اداری مناسبی را انتخاب کنید که به اندازه کافی بزرگ باشد تا همه اعضای تیم بتوانند به فضای کافی و به دور از حواس پرتی دسترسی داشته باشند. خروجی بحث‌ها و تبادل نظرهایی که در یک اتاق کنفرانس استاندارد شکل گرفته معمولا بسیار باکیفیت‌تر و قابل استناد تر از تصمیماتی است که در جلساتی گرفته می‌شوند که تجهیزات مستقر در آنجا اصلا استاندارد و مناسب برگزاری جلسه نیست.
شکل ایده‌آل
به طور کلی اکثر مدیران میزهای مستطیلی شکل را برای تجهیز دفتر کار شخصی‌شان انتخاب می‌کنند. درست است که میزهای مستطیل شکل مزایای بسیاری دارند؛ اما انتخاب از بین اشکال و طرح‌های متنوع می‌تواند کاری کند تا محصولی را خریداری کنید که بیشتر با نیازها و انتظارات شما مطابقت دارد. به عنوان مثال گذاشتن یک میز U شکل در اتاق جلسه باعث می‌شود توجه افرادی که در جلسه شرکت می‌کنند به موضوع بحث بیشتر جلب شود.
میزهای گرد برای برگزاری جلسه توسط تیم‌های کوچک که اعضای‌شان همکاری زیادی با هم دارند مناسب است و میزهای کنفرانس همه منظوره و بیضی شکل باعث ترغیب خلاقیت شده و در عین حال نقش رهبری را در اتاق جلسه به وضوح مشخص می‌کند. تا به اینجا مشخص شده است که هنگام خرید میز جلسه گزینه‌های بسیاری پیش روی شما وجود دارد و انتخاب از بین آنها تا حد زیادی به ماهیت جلسات و نیازهای سازمان بستگی دارد.
تاثیر اولیه مطلوب
آخرین نکته‌ای که باید در هنگام خرید میز کنفرانس در نظر گرفت اما اغلب نادیده گرفته می‌شود؛ ایجاد یک تصور اولیه خوب در ذهن افرادی است که دور این میز گرد هم آمده و جلسه برگزار می‌کنند. هر گاه فردی، چه مشتری و چه کارمند جدید، وارد این فضای اداری می‌شود؛ احتمالا یک یا دو ساعت را پشت میز کنفرانس سپری خواهد کرد.
آنها ممکن است در این اتاق و پشت میز کنفرانس منتظر ورود شما بمانند؛ با شما تعامل کنند؛ اوراق امضا کنند و… بنابراین میز کنفرانس اولین تصور کلی از کسبوکارتان را در ذهن این افراد ایجاد می‌کند. با این وجود شما به عنوان مدیر یک کسبوکار این فرصت را دارید که با انتخاب یک میز کنفرانس عالی که نه تنها از نظر زیبایی شناسی، فرم زیبا و دلپذیری دارد؛ بلکه کاربردی نیز باشد و موجب تاثیرگذاری روی موفقیت خود خواهید شد.
چرا استفاده از میز کنفرانس در فضاهای اداری مهم است؟
امروزه یکی از اصول فرهنگ اداری مدرن استفاده از مبلمان اداری زیبا مانند صندلی و میزهای استانداری است که برای اتاق کنفرانس و جلسه طراحی و تولید شده‌اند. استفاده از میزهای کنفرانس به دلایل زیر برای فضای اداری مهم است:
میز کنفرانس تاثیر خوبی روی ذهن مشتری و کارمندان می‌گذارد
معمولا اکثر جلسات یا کنفرانس‌ها بین ۲ تا ۳ ساعت طول می‌کشد. در این جلسات وظایف مختلفی مانند امضای اوراق، ارائه طرح‌ها و بایگانی اسناد مختلف انجام می‌شود. مدیران و کارمندان باید در طول مدت کنفرانس با یکدیگر تعامل داشته باشند. یک میز کنفرانس بادوام و هوشمند این تعامل را در کنار صندلی کنفرانس بسیار آسان‌تر می‌کند. ضمن اینکه یک میز کنفرانس زیبا محیطی حرفه‌ای در اتاق جلسه ایجاد می‌کند و کیفیت ارتباط بین اعضای تیم را افزایش می‌دهد. علاوه بر این، یک میز کنفرانس خوب تصویر خوبی از شخصیت شرکت شما در ذهن مراجعین ایجاد می‌کند.
به حفظ فاصله اجتماعی بین اعضا کمک می‌کند
بعد از شیوع ویروس کرونا در جهان، فاصله‌گذاری اجتماعی در فضاهای اداری به موضوع مهمی تبدیل شد. خرید یک میز کنفرانس بزرگ و جادار باعث می‌شود که بین اعضای تیم، فاصله کافی ایجاد شود. با حفظ فاصله مناسب می‌توانید به راحتی جلسات و کنفرانس‌ها را بدون مشکل و دور یک میز کنفرانس بزرگ برگزار کنید.
موجب می‌شود کسبوکار شما حرفه‌ای به نظر برسد
شما به عنوان مدیر برای گسترش کسبوکارتان باید اغلب در طول سال با سرمایه‌گذاران، طلبکاران و افراد متعددی که خارج از سازمان شما فعالیت می‌کنند ملاقات کنید. برخی از مهمانان خارجی و مشتریان، به طور مرتب برای جلسات به دفتر کار شما مراجعه می‌کنند. وجود یک میز کنفرانس بزرگ در این فضای کاری، جلوه‌ای حرفه‌ای به جلسات برگزار شده در شرکت شما می‌دهد. به این ترتیب انگیزه تعامل در جلسات برای حاضرین به شدت افزایش پیدا می‌کند.
راهی مقرون‌به‌صرفه برای ایجاد فضایی جهت برگزاری جلسات است
قبل از گسترش صنعت تولید مبلمان اداری، کارشناسان و مدیران مجبور بودند جلسات مهم خود را در اتاق‌های هتل یا رستوران‌ها برگزار کنند. اما اکنون شما می‌توانید با خرید یک میز کنفرانس بزرگ، هر نوع جلسه‌ای را در دفتر کار خود ترتیب دهید. این روش، روشی مقرون‌به‌صرفه‌تر از برگزاری کنفرانس در اتاق هتل است. به این ترتیب شما می‌توانید ضمن برگزاری جلسات موفق، در هزینه‌های خود صرفه‌جویی کنید.
به ارزش دفتر کارتان می‌افزاید
استفاده از مبلمان گران قیمت، هوشمند و بادوام در افزایش ارزش فضای اداری نقشی حیاتی ایفا می‌کنند. به این ترتیب اگر قرار باشد دفتر کارتان را در آینده نزدیک بفروشید؛ می‌توانید از این معامله پول خوبی را به جیب بزنید و هزینه تجهیز اولیه دفتر کارتان را جبران کنید. معمولا حرفه‌ای‌ها ترجیح می‌دهند فضاهای اداری را به صورت مجهز شده با میز کنفرانس و سایر مبلمان اداری هوشمند خریداری کنند.
