سازماندهی میز کار با هدف افزایش بهره وری

در هر دفتر کاری، میز کار مرکز فرماندهی کارمندان محسوب می‌شود. پس طبیعی است که با سازماندهی میز کار بتوانید سطح کارایی و بهره‌وری خود را بالا ببرید. بر اساس یک نظر سنجی هر کارمند، به طور متوسط روزی یک ساعت را به دلیل بهم ‌ریختگی میز کار از دست می‌دهد. این آمار تنها مربوط به زمان از دست رفته است و از میزان استرس و بهم ‌ریختگی ذهنی کارمندان هنگام گم کردن یک سند یا یادداشت مهم چیزی نمی‌گوید. به همین دلیل است که اگر بتوانید اصول مشخصی را در سازماندهی میز کار رعایت کنید، می‌توانید از میز اداری خود بهره بیشتری ببرید. همچنین می‌توانید با کارایی و بهره‌وری بیشتری مشغول فعالیت باشید.

اصول سازماندهی میز کار

 چیدمان مناسب خود را انتخاب کنید

طرح‌بندی درست خود را انتخاب کنید. با توجه به استانداردها، مانیتور شما باید دقیقا روبروی شما، برابر با سطح چشم و با حدود ۱۷ اینچ فاصله از بدن شما باشد. همچنین مواردی که با توجه به شغل‌تان بیشتر مورد استفاده قرار می‌گیرد را در نقاط اصلی میز قرار دهید. تلفن، لوازم جانبی یا هر چیزی که بیشترین استفاده را دارد.

به لوازم اداری خود توجه داشته باشید

یک تقسیم‌بندی خوب می‌تواند در زمینه سازماندهی میز کار بسیار موثر باشد. لوازم مورد استفاده در تمام روزها، می‌تواند بر روی میز قرار بگیرد. اقلامی که چند بار در هفته کاربرد دارد، باید در یک کشو زیر میز و یا سمت فرعی میز قرار بگیرد. آمی تراگز، یک دکوراتور حرفه‌ای در شهر شیکاگو است. او در این زمینه می‌گوید: جستجو برای یک کاغذ یا خودکار، حتی یک بار در روز، می‌تواند موجب بهم ریختگی ذهنی و از دست رفتن تمرکز شما شود. پس بهتر است تا جای ممکن لوازم مرتبط در کنار یک‌دیگر نگهداری شوند. مثلا لوازم تحریر اداری را در یک کشو و در کنار هم نگه دارید.

از استیکی نوت‌ها کمتر استفاده کنید

البته منظور ما این نیست که این روش را به کلی تعطیل کنید. اما استفاده زیاد از کاغذهای یادداشت یادآوری کننده، مشکلات خاص خود را به همراه دارد. از جمله اینکه وقتی تعدادشان زیاد شود؛ ذهن شما را دچار بی‌نظمی می‌کند. همچنین این روش به مرور و با استفاده زیاد موجب کم‌اهمیت شدن وظایف و همچنین ضعیف شدن حافظه می‌شود. استفاده از این موارد حتی در مورد تصاویر و سایر وسایل شخصی نیز مهم است. مثلا تصاویر عزیزان یا موارد مشابه، اگرچه احساسات مثبت شما را بر می‌انگیزند؛ اما می‌توانند تمرکز شما را کاهش دهند. تجربه نشان داده است که هرچه اجزای بیشتری روی میز باشد؛ مغز به صورت ناخودآگاه احساس می‌کند؛ کارهای زیادی پیش رو دارد؛ و دچار خستگی و سردرگمی می‌شود. به همین دلیل توصیه کلی این است که بجز ابزارهای اداری، تنها سه عنصر متفرقه روی میز اداری شما قرار داشته باشد.

 ایمیل را مرتبط چک نکنید

ممکن است تصور کنید ساماندهی میز کار ربطی به چک کردن ایمیل‌ها به طور مکرر نداشته باشد. اما درست است که ایمیل بهترین راه برای انجام ارتباطات اداری است؛ اما همین‌قدر هم می‌تواند موجب انحراف ذهن شما شود. توصیه معمول در این زمینه آن است که تنها بر اساس نیاز، یک یا چند بار در روز ایمیل خود را بررسی کرده و بعد آن را ببینید. حتی اگر اعلان‌های هشدار آمدن ایمیل یا پیام جدید ذهن شما را منحرف می‌کنند؛ بهتر است آن را نیز غیر فعال کنید.

 فضای خالی را در آغوش بگیرید

این توصیه ساده است. در صورت امکان فضایی را روی میز خود همیشه خالی نگه دارید. این فضای خالی محیطی مناسب برای امضای اسناد، دریافت آنها و… است.

 کارها را اولویت‌بندی کنید

این کار نیز به سازماندهی میز کار کمک می‌کند. به این وسیله تنها لازم است اسناد مرتبط به پروژه جاری را روی میز خود نگه دارید. مثلا می‌توانید از یک رده‌بندی مثل نمونه زیر برای انجام کارها بهره ببرید: ۱) مهم و ضروری است ۲) فوری، اما لزوما مهم نیست ۳) مهم، بدون فوریت ۴) غیر ضروری، مهم نیست در نهایت فراموش نکنید که باید برنامه منظمی برای ارزیابی اوضاع و سازماندهی میز کار داشته باشید. وقتی این کار به عادت شما تبدیل شود، می‌توانید مطمئن باشید که همیشه میز کار منظمی خواهید داشت.