اتاق کنفرانس بدون شک یکی از مهمترین بخش‌های هر شرکت و یا اداره محسوب می‌شود. برگزاری جلسات کاری متعدد و تصمیم‌گیری‌های حیاتی شرکت در این مکان صورت می‌گیرد. این جلسات می‌تواند با کادر اجرایی و یا حضور مهمانان داخلی و خارجی برگزار شود، به همبن علت طراحی اتاق کنفرانس اهمیت بسیار زیادی دارد. در نتیجه طراحی آن نیز لازم است به شکلی باشد که در بدو ورود ، توجه را به خود جلب کرده و مورد تحسین واقع شود.
نباید فراموش کنیم که چیدمان اتاق کنفرانس نیز دارای اصول و قواعد خاص خود را دارد. در صورت رعایت آنها، شاهد جذابیت و بهره‌وری بیشتر در این فضا خواهیم بود.
در کنار انتخاب صحیح و خرید مبلمان اداری مناسب، عوامل دیگری هم مانند نحوه چیدمان و سبک‌های متفاوت آن نیز پر اهیمت است. در ادامه به انواع چیدمان صندلی اداری در اتاق کنفرانس و تاثیر آن صحبت خواهیم کرد.
دکوراسیون اتاق کنفرانس چگونه است؟
دکوراسیون اتاق کنفرانس ایده‌آل باید ارزش‌ها و الزامات شرکت شما را منعکس کند. مهم‌تر از همه، باید نیازهای فیزیکی و فنی کاربران و تیم‌های اصلی این اتاق را برآورده کند. این موضوع شامل تجهیز اتاق شما به سیستم کنفرانس ویدیویی مناسب و دادن ابزارهای لازم به کارکنان برای همکاری موفقیت‌آمیز با یکدیگر است.
از سویی مهمترین چیزی که باید به خاطر بسپارید این است که همیشه باید با در نظر گرفتن بهبود بهره‌وری طراحی کنید. نیروی کار امروزی نیازمند طراحی اتاق کنفرانسی مدرن است. بنابراین وقتی فرصتی برای ایجاد یا طراحی مجدد یک اتاق کنفرانس دارید؛ از آن استفاده کنید و فراتر از نیازهای ساده یک میز، صندلی و صفحه نمایش فکر کنید. در ادامه هفت نکته مهم درباره چگونگی دکوراسیون اداری اتاق کنفرانس مطرح شده است.
- روی تجهیزات صوتی و تصویری با کیفیت بالا سرمایه‌گذاری کنید.
- به فضای شخصی احترام بگذارید. به عبارت دیگر فاصله افراد از یکدیگر و زاویه ارتباطی آنها را در نظر بگیرید.
- رنگ‌هایی متناسب با برند و فضای سازمانی خود انتخاب کنید.
- روی مبلمان متحرک سرمایه‌گذاری کنید.
- اجازه دهید نور طبیعی وارد شود.
- عوامل حواس‌پرتی را به حداقل برسانید.
- ویژگی‌های مشتریان خود را در ذهن داشته باشید.
استانداردهای سالن کنفرانس
وقتی از استانداردها صحبت می‌شود؛ همه به دنبال اعدادی دقیق برای تعیین ابعاد و اندازه‌های گوناگون هستیم. در این بخش مهمترین اعداد برای طراحی سالن کنفرانس آورده شده است.
- برای فاصله بین لبه میز و دیوار پشت آن حداقل ۱۲۲ سانتیمتر را در نظر بگیرید. برای داشتن فضایی راحت‌تر، فاصله ۱۴۲ سانتی‌متری را در نظر بگیرید.
- حداقل ۴۰ سانتیمتر فضا بین صندلی بیرون آمده و دیوار باید فضای خالی وجود داشته باشد.
- برای هر صندلی ۷۵ سانتیمتر از صندلی کناری فاصله در نظر بگیرید.
- امکان ایجاد ۸۰ تا ۹۰ سانتیمتر فاصله بین میز و پشتی صندلی، کمک می‌کند تا افراد به‌راحتی از روی صندلی بلند شده و بنشینند.
- حداقل فاصله ۱۴۰ سانتی‌متری بین میز و صفحه نمایش را در نظر بگیرید.
- حفظ تماشای تلویزیون با قرار گرفتن صندلی‌ها در زاویه ۳۰ تا ۴۵ درجه از مرکز صفحه توصیه می‌شود.
دکوراسیون سالن کنفرانس به چه صورتی است؟
در تعیین ویژگی‌های سال کنفرانس باید موارد گوناگونی را در نظر بگیرید. در این بخش ۵ مسئله مهم را با شما در میان گذاشته‌ایم؛ تا بهتر بتوانید ویژگی‌های سالن کنفرانس خود را شناسایی کنید.
- نوع دفتر کار. هر دفتری برنامه کاری و روش کاری متفاوتی دارد. وقتی کار آنها با یکدیگر متفاوت است؛ اتاق کنفرانس آنها نیز اهداف متفاوتی دارد. برخی از دفاتر به‌طور منظم از این اتاق استفاده می‌کنند؛ و برخی دیگر گاهی اوقات از آن استفاده می‌کنند. بنابراین به عنوان یک طراح داخلی، باید ایده روشنی در مورد کار و هدف آنها از ساخت اتاق کنفرانس داشته باشید.
- طراحی اتاق کنفرانس در یک مکان استراتژیک. در دفاتر اداری، اتاق کنفرانس باید در یک مکان استراتژیک قرار گیرد. این بدان معناست که کارمندان باید به‌راحتی وارد اتاق کنفرانس شوند. با این حال اندازه اتاق کنفرانس با توجه به اندازه شرکت و تعداد کارکنان آن متفاوت است.
- حفظ فضای کافی. اتاق‌های کنفرانس حاوی عناصر داخلی زیادی هستند. بنابراین دقت کنید که باید فضای کافی را در نظر بگیرید؛ تا اتاق فشرده یا شلوغ به‌نظر نرسد. اندازه اتاق‌های کنفرانس ممکن است متفاوت باشد؛ اما برخی از معیارهای استاندارد وجود دارد که طراحان داخلی باید هنگام طراحی اتاق کنفرانس از آنها پیروی کنند.
- نصب تکنولوژی با کیفیت بالا. در یک اتاق کنفرانس، هر دو فناوری صدا و تصویر دیجیتال وجود دارد که باید نصب شوند. برای تعامل بهتر با افراد، سیستم‌های صوتی، بلندگو، پروژکتور، صفحه نمایش و… بسیار مهم هستند. بنابراین هنگام انجام طراحی داخلی باید مراقب تامین تمام موارد فنی باشید؛ و سعی کنید که با توجه به بودجه از کیفیت بالایی برخوردار باشد.
- تزئینات. دکوراسیون اتاق کنفرانس باید با طراحی داخلی دفتر کار شما مطابقت داشته باشد. با این حال می‌توانید برای ایجاد محیطی بهتر برای افرادی که در حال کار هستند؛ ظاهری کمی متفاوت و جدید به آن بدهید. رنگی را انتخاب کنید که حواس‌پرتی نداشته باشد؛ و طرحی را انتخاب کنید که چندان سرگرم‌کننده نباشد. زیرا افراد در حین برگزاری کنفرانس روی موضوعات تمرکز می‌کنند؛ و طراحی داخلی نباید برای‌شان موجب حواس‌پرتی شود. بنابراین طراحی ساده برای ساخت یک محیط مناسب ضروری است.
نقش مبلمان اداری مناسب در طراحی اتاق کنفرانس
برای چیدمان صحیح و اصولی اتاق کنفرانس، باید از مبلمان اداری مناسب این فضا بهره برد. صندلی و میز کنفرانس باید مطابق با قواعد ارگونومیک و از متریال با دوام و استاندارد تهیه شود
ممکن است سوال پیش آید، مبلمان اداری استاندارد چیست؟ به این معناست که باید در جهت راحتی و مناسب آناتومی بدن ما طراحی شده باشند. زیرا کارهای اداری شامل ساعت‌های طولانی مدت، پشت میز نشستن است. به همین دلیل باید برای جلوگیری از صدمه به کمر، گردن و ستون فقرات کارمندان باید اجناس مرغوبی انتخاب شود.
اگر مبلمان اداری شما از جنسی مرغوب تهیه نشده باشند بی‌شک در طی زمان کوتاهی دچار فرسودگی می‌شود. این امر مقرون به صرفه نیست و باید هزینه سنگینی را برای تعویض دوباره متحمل شوید.
چند سبک جذاب چیدمان مبلمان اتاق کنفرانس
باید توجه داشت که نحوه چیدمان مبلمان خریداری شده نیز از نکات بسیار مهم می‌باشد. چرا که اگر به اصول و قواعد آن توجه نکنید ممکن است فضای اتاق کنفرانس خود را کوچک‌تر و یا دلگیر کنید. فضایی با این شرایط به هیچ وجه نمی‌تواند مکان مناسبی برای اتخاذ تصمیمات مهم شرکت باشد!
مواردی همچون نوع و اندازه سالن و یا تعداد افراد احتمالی شرکت کننده، شما را راهنمایی می‌کند. چگونگی اشکال متفاوت از صندلی‌هایی که در اختیار دارید را به کار بگیرید و سالن خود را به بهترین و مفیدترین حالت ممکن تزئین نمایید.
از این جهت تاکید کردیم که باید بتوانید مبلمان اداری و صندلی‌های خود را به سبک‌های متفاوتی بکار گیرید. هر نوع سمینار و یا کنفرانسی چیدمان خاص خود را نیاز دارد و در کنار آن، اصول و نکات مهمی وجود دارد که باید آنها را رعایت کنید.
در اینجا به پنج سبک مختلف جهت چیدمان مبلمان اداری در سالن کنفرانس می‌پردازیم. علوه بر این مزایا و معایب هر یک از این سبک‌ها را بررسی می‌کنیم.
- چیدمان به سبک کلاس‌های درس
با این سبک چینش بدون شک آشنا هستید. در این مدل معمولا در دو طرف سالن اصلی، ردیفهای میز و صندلی پشت سرهم قرار می‌گیرند. ردیف‌ها به موازات یکدیگر روبه روی سخنران یا صفحه نمایش چیده می‌شود. معمولا میزها دارای سه ردیف بوده که پشت هر کدام دو صندلی قرار می‌گیرد.
اکثر کلاس‌های درس در مدارس این گونه چیده می‌شوند. یکی از مزایای این چینش این است که در این سبک حضار می‌توانند به دلیل وجود میز اداری به راحتی نوت برداری کنند. همچنین به راحتی به سخنران و میزبانان دید داشته باشند. چیدمان به سبک کلاسی بیشتر مناسب جلساتی است که مهمانان نیاز به کتاب، دفترچه یا لپ تاپ خود داشته باشند. خوب است بدانید که این مدل چیدمان مبلمان اداری، بهترین و راحت‌ترین نوع چینش برای جلسات طولانی مدت بوده و امکان پذیرایی و سرویس‌دهی به آنها نیز فراهم می‌باشد.
موردی که باید حتما به آن دقت داشت، رعایت فاصله بین هر ردیف بوده تا مشکلی برای رفت و آمد افراد به وجود نیاید. به طور معمول حداقل فاصله بین هر صندلی با صندلی کناری خود تقریبا ۵ سانتیمتر باید باشد. همچین میزها باید در جهتی مناسب و قابل رویت با تریبون تنظیم شوند.
در این چیدمان، به دلیل نحوه قرارگیری صندلی‌ها، مهمانان بیشتری می‌توانند در جلسه حضور یابند. از طرفی، به دلیل آنکه مخاطبان تنها پشت سر یکدیگر را می‌بینند، ممکن است تعامل آنها کاهش یابد.
- چیدمان به سبک سینماها
حیف است اشاره نکنیم که این سبک یکی از انعطاف‌پذیرترین طرح‌های چیدمان اتاق کنفرانس است. زیرا تمامی صندلی‌ها در ردیف‌هایی پشت سر هم به موازات چیده می‌شوند. در عین حال میتوان این ردیف‌ها را به شکل‌های مختلفی همچون دایره، نیم دایره، زاویه‌دار به سمت نقطه‌ی مرکزی سالن و یا صاف تنظیم کرد.
به عبارت دیگر به گونه‌ای که تمامی حضار رو به سکوی اصلی و تریبون سخنران قرار بگیرند که این مزیت خوبی در نوع خود محسوب می‌شود.
اگر جلسه‌ای در پیش دارید که خیلی رسمی و مهم است، این طرح یک پیشنهاد بسیار مناسب برای شماست. برای مواقعی است که حالت پرسش و پاسخ در پیش است کاربردی می‌باشد.
نکته دارای اهمیت این است که در چیدمان مبلمان اداری به سبک سینمایی، صندلی‌ها باید به گونه‌ای قرار گیرند که همه شرکت‌کنندگان بتوانند صفحه نمایش و سخنران را ببینند. همچنین مجبور نشوند مدام برای دیدن او سر خود را به طرفین حرکت دهند.
این چیدمان برای پذیرایی با وعده غذایی اصلا مناسب نخواهد بود. تنها اگر قصد پذیرایی از مهمانان را در طول جلسه ندارید و قرار است مدت زمان محدودی صحبت کنید، این سبک می‌تواند به شما کمک کند.
نکات مهم
این چیدمان به سبک تئاتر بوده و اگر از صندلی‌های مهمان استفاده کرده‌اید، حتما به فاصله‌ی بین ردیف‌ها توجه داشته باشید. زیرا رفت و آمد افراد باید بدون اختلال انجام شود. این فاصله باید حدود ۶۰ سانتیمتر باشد و فاصله‌ی مناسب هر صندلی با صندلی کناری خود نیز بهتر است حدود ۷ تا ۱۵ سانتیمتر باشد.
اگر مهمانان شما بیشتر از ۴۰ نفر هستند و قرار نیست مطالبی را یادداشت کنند، می‌توانید از این سبک چیدمان استفاده کنید. البته باید به دلیل عدم امکان یادداشت برداری و نبود میز، احتمال تعامل پایین بین مخاطبان خود را پیشبینی کنید.
بی‌شک اگر تعداد مخاطبان شما زیاد باشند، باید سالنی را در اختیار داشته باشید که ردیف‌ها تفاوت سطح داشته باشند. در این صورت مهمانانی که در ردیفهای آخر به تماشا مشغول هستند، می‌توانند سخنران و تریبون را مشاهده کنند.
- چیدمان میز کوکتل
اگر در صدد جبران کاهش تعامل بین مهمانان خود هستید، میزهای پایه بلند کوکتل که بدون صندلی در سالن قرار داده می‌شوند گزینه خوبی هستند. این روش باعث افزایش تعاملات بین میهمانان می‌شود و بسیار مناسب می‌باشد.
- چیدمان به شکل میز U
این مدل چیدمان مبلمان اداری به شکلی است که باید مانند حرف U در زبان انگلیسی باشد. صندلی‌ها دور میز به شکلی که فقط در خطوط بیرونی حرف U صندلی وجود داشته باشد.
این سبک چیدمان مبلمان اداری، بیشتر مناسب جلسات هیات مدیره یا گروه‌های همفکری می‌باشد. در آن صفحه نمایشی در مرکز وجود دارد و سخنران برای مخاطبان خود صحبت می‌کند.
چیدمان به شکل میز U اکثرا در جهت آماده‌سازی سالن کنفرانس برای کلاس‌های درسی و آموزشی، کنفرانس‌های مطبوعاتی و یا جلسات همکاری قابل استفاده است.
موردی که باید به آن توجه داشت، محدود بودن تعداد شرکت‌کنندگان برای این نوع چیدمان مبلمان اداری است. زیرا مخاطبان نباید بیشتر از ۲۵ نفر باشند. به این دلیل که افراد دیگر نمی‌توانند همکاران و دوستان خود را ببینند و رفته رفته مشارکت و تعاملشان کاهش می‌یابد.
بنابراین علیرغم وجود فضای کافی و باز برای سخنران و امکان استفاده مناسب از تجهیزات الکترونیکی و صوتی، در صورت پرجمعیت بودن میهمانان، تعامل و راندمان کنفرانس به مرور کم خواهد شد و ممکن است هدف اصلی برگزاری آن محقق نشود.
- چیدمان ضیافتی
در این سبک از چینش مبلمان اداری، شش الی ده صندلی دور یک میز با شکلی متفاوت همچون مربع، دایره و یا شش ضلعی قرار می‌گیرند. به همین دلیل است که این سبک چینش برای تسریع کردن روند خدمات پذیرایی می‌باشد.
باید دقت داشت که برای اینکه همه افراد به تریبون و سخنران جلسه اشراف کامل داشته باشند. بهتر است صندلی‌ها نیم دور کامل چیده شوند تا تعامل و گیرایی حضار به علت ندیدن سخنران از بین نرود.
بنابراین اگر قصد پذیرایی وعده غذایی از مهمانان خود دارید و تعداد افراد دعوت شده کم است. این چیدمان می‌تواند انتخاب مناسبی برای شما باشد.
نکات مهم در طراحی و چیدمان اتاق کنفرانس
در نهایت توصیه می‌کنیم برای داشتن فضایی بهتر و کامل‌تر نکات کوتاه زیر را نیز هنگام طراحی اتاق کنفرانس در نظر بگیرید:
- چیدمان اتاق کنفرانس بزرگ خود را به سبک تئاتر تنظیم کنید؛ طوری که صندلی‌ها به‌صورت نیم‌دایره‌ای چیده شوند؛ تا هیچ شرکت‌کننده‌ای مانع دید دیگران برای تماشای اسلایدهای جلسه یا سخنران نشود. گزینه دیگر، چیدمان میز مستطیل توخالی است.
- از مواد عایق صدا استفاده کنید. اتاق کنفرانس باید در مکانی باشد که صدای کمتری داشته و در مکانی راحت باشد. نصب پانل‌های آکوستیک روی دیوارها یک روش مدرن برای کنترل صدای اتاق کنفرانس است.
- جریان هوای مناسب مهم است. در غیر این صورت اعضای دفتر هنگام برگزاری کنفرانس در اتاق احساس خفگی و کسالت خواهند کرد.
- از مبلمان سبک استفاده کنید. استفاده از مبلمان سبک به شما فضای بیشتری در اتاق می‌دهد؛ و اعضا می‌توانند به‌راحتی در میان آنها حرکت کنند.
نکته آخر طراحی اتاق کنفرانس
در پایان گفتنی است که در کنار انتخاب هرکدام از سبک‌هایی که مطرح شده است، نباید توجه به هارمونی رنگ‌ها و نورپردازی اصولی را مطابق با فضایی که در اختیار دارید فراموش کرد. زیرا تا حد زیادی می‌تواند به افزایش جذابیت اتاق کنفرانس و سبک چیدمانی که برای آن برگزیده‌اید کمک کند.
