آیا شما هم نسبت به بی نظمی محیط کارتان حساس هستید؟ نمی‌توانید در محیط‌های شلوغ با میز اداری نامرتب، کار خود را با ذهنی آرام، به درستی و با بالاترین کیفیت پیش ببرید؟ برای خلاص شد از این مشکل پیشنهاد می‌کنیم این مقاله را بخوانید. این مقاله از گروه مکعب مختص به کسانی است که در کنار علاقه‌مندی به نظم‌دهی به محیط کارشان هستند. همچنین چیدمانی مرتب بر روی میز و بطور کل محیط کار، خواهان بهبود بهره‌وری در کار خود می‌باشند.
اهمیت مقوله نظم در محیط کاری
وقتی وارد محیط‌های کاری می‌شوید، برایتان اتفاق افتاده است که وجود یک میز کاری شلوغ و پر از وسیله را دلیلی بر پرکار بودن شخص کارمند و یا مدیر تلقی کنید. در صورتی که اگر این چنین نیز باشد، نامرتب بودن اصلا دلیل مناسبی برای توجیه این موضوع نخواهد بود! تاکنون هیچ رابطه‌‌‌ای بین بی نظمی و میزان کار افراد تعریف نشده است. چه بسا اگر بدانید همین بی‌نظمی میتواند چه تاثیرات منفی در بازخورد از فرآیند کاری داشته باشد، هیچ وقت بی‌توجه نسبت به این موضوع نخواهید بود.
بی‌نظمی در کار همیشه از افکاری در هم و برهم و آشفته در ذهن افراد خبر می‌دهد. افکار مشوشی که به سرعت بر روی نحوه کار کردن، بازدهی کار، میزان زمان انجام فعالیت، انگیزه کاری و حتی درست اندیشیدن شما نیز اثر می‌گذارد. به همین دلایل در محیط‌های کاری دقت و تمرکز باید حرف اول را بزنند.با نظم بخشیدن به میز کار و لوازم و تجهیزات اطراف آن در طول روز حس رضایتمندی به ود و همکارانتان بدهید.
ایده‌هایی ناب برای نظم بخشیدن به میز کاری
غیر ممکن است در محیط‌های اداری مشغول به کار بوده باشید و تاکنون به فکر روش‌ها و ایده‌های نظم بخشیدن به میز کار خود نیفتاده باشید! نظم و انضباط داشتن در انجام هر کاری را همیشه از دوران کودکی به ما یادآوری شده‌اند که تا چه اندازه میتواند در آرامش، افزایش تمرکز و… مفید و تاثیر گذار باشد. از این رو دست به کار شوید و با چند راهکار ساده، میز کار خود را مرتب نگه دارید.
شخصی سازی فضای میز
محیط‌های کاری شاید تشکیل شده از چندین و چند کارمند باشد. ولی عموما برای نظم و ایجاد شکل ظاهری مرتب و مناسب در فضا، برای هر یک از کارمندان میز جداگانه‌ای را جهت شخصی سازی قرار می‌دهند. البته این موضوع در محیط‌هایی که چند کارمند گرد یک میز مشغول به کار هستند، بسیار چالش برانگیز خواهد شد. در اینجا بحث شخصی سازی وسایل هر فرد باید مورد توجه قرار گیرد. این شخصی سازی میتواند از سوی هر کارمند بر روی میز کاری خود نیز ظاهر شود، می‌پرسید چگونه؟
اگر شما هم از آن دست افرادی هستید که روزانه وسایل و متفرقات زیادی را با خود به سرکار می‌برید. لوازمی نظیر دسته‌کلید، گوشی، لپ تاپ و… معمولا با پخش شدن بر روی میز، فضای کاری را به نامنظم ترین شکل در می‌آورند. حتی تمرکز و حواس کاریتان را پرت می‌کنند، با کمی خلاقیت می‌توانید به میزی با چیدمان مرتب برسید. به طور مثال فضاسازی درست میز همانند تعبیه باکس‌هایی بر روی میز، مشخص کردن جایی مناسب برای کامپیوتر یا لپ تاپ و… .
در نهایت با رهایی از سردرگمی‌ها خواهید توانست به بهترین نحو ممکن بر روی فعالیت خود مدیریت داشته باشد. قطع یقین منظم بودن، آن هم در حین فعالیت های اداری، کاری دشوار است که تنها در لفظ امری ساده تلقی می‌شود. وقتی که به سرعت مشغول فعالیت‌های روزانه باشید، توجه به مرتب بودن فضا آنقدر به راحتی فراموش می‌شود. زمانی متوجه خواهید شد که در میان شلوغی کار و حجم بیشمار وسایل گرفتار شده‌اید. استفاده از این راهکارها مطمئنا کمک شایانی به شما خواهند کرد.
مرتب کردن بطور روزانه
اجازه ندهید این حجم از نامنظمی در محیط کاری بر روی هم انباشته شود. حفظ تداوم و پیوستگی در هر کاری در نهایت موفقیت را از آن شما می‌کند. حال فرض کنید که این مداومت به نظم بخشی و مرتب کردن میز کار و یا محیط اداری مربوط شود. تمیز کردن و پاکسازی میز از هر گونه وسایل دور ریختنی بطور روزانه آن هم در ساعات ابتدایی و یا انتهایی کار، به مرور زمان با تبدیل شدن به یک عادت و با صرف کمترین زمان، نظم را به محیط کاریتان باز می‌گرداند.
برنامه ریزی در کار
هیچ فعالیتی را آن هم فعالیت‌های مربوط به کار که باید سر زمانی مشخص تکمیل شده باشند، به هیچ عنوان بدون برنامه ریزی انجام ندهید. برنامه داشتن خود به تنهایی عامل موفقیت در کار و نظم بخشیدن به محیط اداری می‌باشد. اما برای خیلی از افراد سوال پیش می‌آید که برنامه چه تاثیری بر روی نظم بخشی به محیط دارد؟ وقتی که بر اساس اولویت بندی، کارها را یکی پس از دیگری انجام می‌دهید، ذهنتان با پیروی از یک ریتم منظم، تاثیر خود را بر محیط نیز می‌گذارد. تمیز کردن و پاکسازی میز کارتان را به عنوان یکی از اولویت‌های برنامه ریزی روزانه کاری خود قرار دهید. همچنین میز را از شلوغی وسایلی که در طول فعالیت به‌کارتان نمی‌آید، دور نگه دارید.
تفکیک فضایی بر اساس اولویت‌های کاری
اخیرا در محیط‌های کاری به کارگیری سیستمی تحت عنوان Two-Tray بسیار شناخته شده است. سیستمی که از طریق تعبیه دو باکس و یا فایل‌های اداری در کنار میز، امکان تفکیک فضایی را برای کارهایی که انجام داده‌اید و کارهایی که باید انجام دهید، ایجاد می‌کند. به این صورت شما به راحتی قادر به برنامه ریزی صحیح‌تر و نظم بیشتری خواهید بود. این ایده ساده و ابتدایی، بهترین راهکاری است که این روزها اکثرا با اجرای آن، آشفتگی‌های کاری خود را حل و فصل کرده‌اند. پیشنهاد ما به شما این است که برای بازه‌ای کوتاه مدت حتی به صورت آزمایشی این روش را امتحان کنید. با به کارگیری این سیستم اجرایی، ببینید تا چه حد می‌توانید میز کاری خود را مرتب و منظم حفظ کنید.
این باکس‌ها در جنس و مدل‌های متنوعی به فروش می‌رسند. با انتخاب طرحی هماهنگ با میز کاری، جلوه و زیبایی خاصی را در محیط اداری خود نمایان کنید. چرا که توجه به دکوراسیون داخلی موضوعی است که لازم است پیش از مرتب سازی بدان توجه شود.
جایگزین کردن اسناد و مدارک دیجیتالی
در دنیای امروزه که تکنولوژی و سیستم‌های دیجیتالی در دل کار و زندگیمان نفوذ کرده است. می‌توانیم بهترین تطبیق را با این تجهیزات جدید ایجاد کنیم و تا حدی با تغییر روند کاری، به نظم و آراستگی محیط اداری دست یابیم.
به طور مثال استفاده از مدارک و فایل‌های کاغذی، قرار دادن یک تقویم روزانه که بخشی از میز را بی‌‌دلیل اشغال می‌کند. می‌توانیم با دیجیتالی کردن بخشی از این نیازها یک روش ایده‌آل و مدرن‌تر را برای پیشبرد بسیاری از کارها انجام دهیم. با جایگزینی نرم افزارهای تخصصی مرتبط با حوزه کاری روشی هوشمند و مدرن به شمار می‌رود. تنها با قرارگیری یک رایانه بر روی میز، دیگر از آن بی نظمی‌هایی که در هنگام استفاده از فایل‌ها و مدارک کاغذی پیش می‌آمد خبری نخواهد بود.
پس با صرف تنها کمی هزینه و خرید رایانه، اسکنر، پرینتر و دیگر لوازم دیجیتالی، نه تنها سرعت و دقت کار خود را بالا ببرید. بلکه محیطی به دور از آشفتگی و دکوراسیون اداری مدرن خلق نمایید.
درآخر:
قطعا نکات لازم برای ارتقا و بهبود نظم میز کار بسیارمتنوع است. کافی است با به کارگیری و رعایت چند مورد آن، به سادگی و در کوتاه‌ترین زمان، روحیه‌ی کاری خود را افزایش دهید. همچنین محیطی دلپذیرتری را برای پیشرفت کاری خود فراهم کنید.
کافی است که با اراده خود همین حالا شروع به منظم کردن و آراستن فضای کار و میز اداری کنید. پس فرصت را از دست و همین حالا دست به کار شوید.
