تمرکز کارکنان در محیط‌های اداری از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است؛ اگر این افراد مدام دچار حواس‌پرتی و عدم تمرکز شوند، نمی‌توانند به‌خوبی فعالیت‌های کاریشان را انجام دهند و در نتیجه به رشد و پیشرفت سازمان نیز کمک نخواهد کرد. بنابراین مدیران باید در وهله اول به‌دنبال راهکار‌هایی باشند تا به‌واسطه آنها تمرکز کارکنانشان را افزایش دهند.
راهکار‌های مختلفی برای این کار وجود دارد؛ از اولویت‌بندی کار‌ها گرفته تا از‌بین‌بردن عوامل حواس‌پرتی، هر یک به‌نحوی می‌توانند به شما در این هدف یاری کنند. در واقع شما باید شخصیت کارکنان خود را بشناسید و متناسب با شخصیتشان، عوامل حواس‌پرتی را نیز از بین ببرید. وقتی حواس کارکنانتان افزایش پیدا کرد، قطعا می‌توانند کار‌هایشان را با دقت بالا انجام دهند و در نهایت بعد‌از‌مدتی نتایجی شگفت‌انگیز برای کسب‌و‌کارتان خلق می‌شود. در واقع با افزایش حواس عوامل اداره به موفقیت‌های زیادی می‌رسید، درآمدتان بیشتر خواهد شد، کسب‌و‌کارتان را گسترده‌تر خواهید کرد.
معرفی بهترین راهکارها برای افزایش تمرکز کارکنان
در ادامه لیستی از بهترین راهکارها را می‌آوریم که با عمل به آنها می‌توانید تمرکز و دقت کارکنانتان را افزایش دهید و به آنها در انجام هرچه‌بهتر وظایفشان کمک کنید:
اولویت بندی کردن کار‌ها
گاهی فقط سردرگمی کارکنان است که باعث حواس‌پرتی‌شان می‌شود. آنها نمی‌دانند که چه کار‌هایی را در اولویت قرار دهند و چه اهداف روزانه‌ای را به انتهای ساعات فعالیتشان موکول کنند؛ بنابراین مهمترین اقدامی که شما باید انجام دهید، اولویت‌بندی‌کردن فعالیت‌هایشان است. زمانی که اولویت وجود داشته باشد، افراد می‌دانند که کدام فعالیت‌ها مهمتر هستند و باید در ابتدای ساعات اداری انجام شوند و با انجام‌دادنشان به‌سراغ فعالیت‌های دیگر روزمره‌شان می‌روند.
زمان بندی کردن کار‌ها
یکی دیگر از عواملی که باعث می‌شود کارمندان دچار حواس‌پرتی شوند، عدم زمان‌بندی درست است. مثلاً زمانی طولانی را فقط مخصوص انجام یک کار سپری می‌کنند و برای انجام کار‌های دیگر زمان کافی نخواهند دشت؛ بنابراین برای انجام فعالیت‌های دیگر دچار عدم تمرکز می‌شوند و نتیجه حاصله به‌هیچ‌عنوان مناسب نخواهد بود.
کاری که شما به‌عنوان مدیر این کارمندان باید انجام دهید، زمان‌بندی کار‌های عوامل اداره است. مثلاً یک جدول زمانی به آنها دهید و در این جدول همه کار‌های روزانه‌شان را بنویسید و برای هر کدام زمان مشخصی را با توجه به‌نوع کارشان در نظر بگیرید. مثلاً تماس‌گرفتن با مشتری‌ها بین ساعت ۹ تا ۱۱، پیگیری‌کردن لیست‌های خرید از ۱۱ تا ۱۳، ناهار از ۱۳ تا ۱۳.۳۰ و…؛ با همین جدول به پیش‌بردن هرچه بهتر فعالیت‌ها کمک خواهید کرد.
از بین بردن عوامل حواس‌پرتی
عوامل حواس‌پرتی مختلفی هستند که در ساعات کاری باعث ازبین‌رفتن تمرکز می‌شوند؛ مثلاً حتی یک زنگ موبایل ساده می‌تواند تمرکز کارمندان را از بین ببرد و کیفیت فعالیت‌هایشان را پایین بیاورد؛ بنابراین از همه عوامل بخواهید که در ساعات کاری گوشیشان را روی حالت سکوت تنظیم کنند.
در حین انجام فعالیت‌های روزمره پنجره‌ها را ببندید، چون صدای اضافه مثل بوق ماشین‌ها، عبورومرور آنها و … به گوشتان می‌رسد که قطعاً این نیز جزء عوامل حواس‌پرتی به‌شمار می‌آید.
از افراد بخواهد که در محیط اداره با یکدیگر صحبت نکنند و تمام تمرکزشان را روی اهدافشان بگذارند. با این ترفند‌ها جلوی عوامل ازبین‌رفتن تمرکز را می‌گیرید و فضایی آرامش‌بخش و مناسب برای کارمندان به‌وجود می‌آورید.
پارتیشن بندی فضای اداره
یکی دیگر از راهکار‌های افزایش تمرکز کارکنان استفاده از پارتیشن‌های اداری است. انواع پارتیشن اداری باعث تقسیم‌بندی فضای دفتر می‌شوند و برای عوامل حریم‌خصوصی نیز به‌وجود می‌آورند. قاعدتاً در صورت داشتن اتاق شخصی و حریم‌خصوصی، افراد بهتر می‌توانند تمرکز کنند و روی کار‌هایشان دقت‌عمل داشته باشند؛ بنابراین در صورت امکان فضای اداره را پارتیشن‌بندی کنید و با تبدیل یک فضای بزرگ به اتاق‌های کوچک برای کارمندان، فضایی مناسب جهت افزایش دقت و حواس به‌وجود بیاورید.
خرید تجهیزات مناسب
تجهیزات اداره باید کاملاً مناسب باشند؛ مثلاً صندلی اداری باید کاملاً ارگونومیک باشد تا فرد حین نشستن روی آن احساس خستگی نکند. علاوه‌بر این میز‌ها، نورپردازی و … نیز باید تماماً مناسب و حرفه‌ای در نظر گرفته شوند تا بیشترین میزان راحتی را برای عوامل به‌وجود بیاورند. در‌این‌صورت میزان تمرکز آنها افزایش پیدا خواهد کرد و به‌شیوه مناسبتری می‌توانند فعالیت‌هایشان را انجام دهند.
نکته های روانشناسی را گوشزد کنید
جلسه‌هایی برای کارمندانتان بگذارید و در طول این جلسه‌ها نکته‌های روانشناسی برای افزایش تمرکز و دقت را به آنها بگویید. حتی می‌توانید از روانشناس‌های حرفه‌ای بخواهید که جلسه‌های مشاوره برای کارمندانتان تنظیم کند و ترفند‌هایی برای افزایش حواس را به آنها بگوید. گاهی تنها با توجه به برخی ترفند‌های ساده به‌راحتی دقت عوامل بیشتر می‌شود.
رنگ بندی مناسب
برخی رنگ‌ها باعث ازبین‌رفتن آرامش می‌شوند و از لحاظ روانشناختی حتی باعث آشوب فکری در افراد نیز خواهند شد؛ بنابراین قبل‌ازاینکه دیوار‌های اداره را رنگ بزنید، حتماً به روانشناسی رنگ‌ها در محیط اداری توجه داشته باشید. هرچه رنگ‌آمیزی بهتری انجام دهید و رنگ‌ها را با توجه به اصول روانشناختی انتخاب کنید، قاعدتاً در آینده نتایج بهتری در زمینه افزایش حواس عوامل می‌گیرید.
استراحت دادن
گاهی کارمندان به‌دلیل ساعات کار زیاد تمرکزشان را از دست می‌دهند؛ بنابراین باید برای آنها ساعاتی را مخصوص استراحت در نظر بگیرید. با این استراحت، بدن افراد ریکاوری می‌شود و دوباره آماده انجام فعالیت‌هایشان خواهند شد. اگر بخواهید وظایفی را برای تمام ساعات بر دوش عوامل گذارید و به این افراد استراحت ندهید، قاعدتاً بعد‌از‌مدتی به‌دلیل خستگی و کاهش تمرکز راندمانشان کم خواهد شد.
ارائه توضیحات شفاف
در برخی موارد کارمندان به‌دلیل اینکه دقیقاً نمی‌دانند چه کاری باید انجام دهند، دچار حواس‌پرتی و کاهش تمرکز می‌شوند. بنابراین انتظاراتی را که از این افراد دارید، به‌طور کامل بیان کنید. عوامل باید از وظایفشان به‌طور کامل آگاه باشند تا کار‌هایشان را با دقت بالا انجام دهند.
افزایش تمرکز کارکنان، راز موفقیت کسب و کار
افزایش تمرکز کارکنان راز موفقیت کسب‌و‌کار است! تا زمانی که برای افزایش حواس آنها کاری انجام ندهید، قاعدتاً فعالیت‌هایشان را با حواس‌پرتی‌های مختلف انجام می‌دهند و بازدهی خوبی نخواهند داشت. بنابراین زمان‌هایی را برای راهکار‌های گفته‌شده اختصاص دهید و تمام تلاشتان را به خرج دهید تا تمام آن راهکارها را عملی کنید. با عملی‌کردن همین نکته‌های به ظاهر ساده بعد‌از‌مدتی متوجه خواهید شد که تاچه‌اندازه روی راندمان و بازدهی مطوب عوامل اداره‌تان تأثیر مثبت گذاشته‌اید. در این زمینه می‌توانید با کارشناس‌ها و روانشناس‌ها حرفه‌ای نیز مشورت داشته باشید تا نکته‌های بیشتر و مناسبتری را با توجه به نوع کسب‌و‌کار و شخصیت کارمندانتان در اختیارتان بگذارند.
