ازآنجایی‌که افراد بیشتر وقت خود را در محیط کار می‌گذرانند، توجه به چیدمان و دکوراسیون محیط اهمیت بسیار زیادی دارد. امروزه، بسیاری از مطالعات، تأثیر دفاتر ارگونومی و سایر مؤلفه‌های مهم طراحی داخلی را بر بهره‌وری و ایجاد انگیزه بیشتر در کارمندان را ثابت کرده‌اند. اما هنوز هم بسیاری از اشتباهات در طراحی دفاتر اداری وجود دارد که البته بسیار رایج و فراگیر هستند. در ادامه با این مقاله از مجله مکعب همراه باشید تا با اشتباهات رایج در طراحی دفتر کاری و چگونگی برطرف کردن آنها آشنا شوید.
دفاتر شلوغ
اگر فضای کوچکی دارید، بیش از ظرفیت از فضای خود استفاده نکنید. یکی از اشتباهات در طراحی دفاتر اداری استفاده حداکثری از محیط است که فضای شخصی افراد را از بین می‌برد و چنین شیوه‌ای برای دفاتر کار اشتراکی به‌مراتب بدتر است و عملاً فضای تنفس را از بین می‌برد. شلوغی و درهم‌ریختگی نتیجه‌ای جز حواس‌پرتی و عدم تمرکز در پی نخواهد داشت. ازاین‌رو با رعایت چند نکته ساده می‌توانید شلوغی را برطرف کنید. برخی از این نکات عبارت‌اند از:
- برای پاک‌سازی پوشش کف، یک طرح مینیمالیستی ساده و روش انتخاب کنید
- وسایلی را که معمولاً استفاده نمی‌کنید به جای دیگری منتقل کنید.
- از فضای عمودی دفتر خود استفاده کنید و به فکر ایجاد کمد‌ها و قفسه‌های بلندتر باشید.
هنگام طراحی دفاتر کاری، نباید از فضای ذخیره‌سازی کافی غافل شوید. برای نگهداری وسایل اداری، تجهیزات و کاغذها و وسایل ضروری به این فضا نیاز دارید. این که چه مقدار فضا برای این کار باید در نظر بگیرید مستقیماً به لیست تجهیزاتی که در دفتر کار خود نگهداری می‌کنید بستگی دارد. وقتی فضای کافی برای نگهداری این اقلام در دفاتر وجود نداشته باشد، چالش‌هایی چون یک دفتر کار همیشه نامرتب، دشواری در مکان‌یابی مناسب وسایل و همچنین خطرات آتش‌سوزی و از بین رفتن لوازم خود روبرو هستید. برای رفع این اشتباه رایج، می‌توانید نیازهای ذخیره‌سازی خود را به‌صورت کامل ارزیابی کنید و بر اساس آن چیدمان دفتر خود را تنظیم کنید.
مبلمان قدیمی
هیچ چیز بیشتر از مبلمان‌های اداری کهنه، فضای یک دفتر کاری را مرده و بی‌روح نمی‌کند. امروزه مبلمان اداری به چیزی فراتر از میز و صندلی و مبل‌های عادی تبدیل شده‌اند. اگر مبلمان اداری شما قدیمی است، زمان آن است که تغییری ایجاد کنید. اگر ازنظر هزینه در مضیقه هستید، می‌توانید مبلمان قدمی خود را تعمیر و بازسازی کنید. فهرستی از مبلمان اداری موردنیاز خود تهیه کنید و با بررسی گزینه‌ای موجود بهترین مورد را برای فضای کاری خود انتخاب کنید
عدم توجه به طراحی ارگونومیک
ارگونومی درواقع علم بهینه‌سازی تناسب، بین کارمندان، ابزارهای استفاده شده و محیط کار است. اگر می‌خواهید در فضای کار خود شاهد انگیزه بیشتر همکاران و افزایش بهره‌وری باشید، باید فعالیت‌ها و فرآیندهای معمولی دفتر خود را در نظر بگیرید و بر اساس ان طرحی ارگونومیک را اجرا نمایید.
یکی از عناصر بسیار مهم در ارگونومی، انتخاب مبلمان اداری ارگونومیک است . یکی از اشتباهات رایج در طراحی محل کار و خانه ما استفاده از مبلمان‌های استاندارد است . با جایگزینی صندلی سفت و سخت خود با یک صندلی ارگونومیک می‌توانید این مشکل را برطرف کنید. فراموش نکنید بهترین نوع مبلمان اداری، مبلمانی است که طراحی راحت و قابلیت تنظیمات داشته باشد. گزینه‌های زیادی برای انتخاب مبلمان اداری وجود دارد که بیشتر آنها به شما امکان می‌دهد ارتفاع صندلی، شیب و سایر ویژگی‌های ارگونومیک را برای راحتی خود تنظیم کنید. همچنین می‌توانید برخی میزهای فعلی را با یک میز ایستاده جایگزین کنید که مزایای زیادی برای سلامتی، وضعیت بدن و بهره‌وری کلی کارکنان دارد.
دفتر طرح باز
چرا دفاتر طرح باز را انتخاب کنیم و یا اینکه چرا چنین طرحی مناسب نیست؟ اگرچه دفاتر طرح باز مخالفان و موافقان خاص خود را دارد اما تصمیم‌گیری در انتخاب این طرح، نیازمند بررسی جوانب منفی و مثبت آن است. برخی مزایا و معایب مثبت دفتر طرح باز به شرح زیر است:
مزایا:
- همه اعضای تیم و مدیران آنها به راحتی در دسترس هستند.
- وقتی همه در یک فضا هستید، همکاری و مشارکت در پروژه آسان است.
- طراحی با طرح باز باعث ایجاد رفاقت و روحیه تیمی می‌شود.
معایب
- همه کارها به سطح بالایی از همکاری احتیاج ندارند.
- بسیاری از پروژه‌ها نیاز به کار و تمرکز عمیق دارند که دستیابی به آن در یک دفتر کار باز چالش‌برانگیز است.
- برخی از تیپ‌های شخصیتی در شرایط محدودیت تعاملات بین فردی، بهتر کار می‌کنندو بهره‌وری بیشتری دارند.
ازاین‌رو انتخاب طرح دفتر باز یکی از اشتباهات جبران‌ناپذیر دفتر کاری ما خواهد بود، اگر نسبت به تعاملات و نحوه فعالیت‌های دفتر خود بی‌توجه باشیم.
اگر می‌خواهید این اشتباه رایج در طراحی دفاتر کاری خود را برطرف کنید، می‌توانید از طریق دیوار‌های کوچک و یا پارتیشن فضایی ایجاد کنید تا افراد سطح و حریم خصوصی بیشتری داشته باشند و بتوانند فضای خود را کنترل کنند.
نادیده‌گیری فضایی برای استراحت
یکی دیگر از اشتباهات رایج در طراحی دفاتر کاری، غافل شدن از منطقه استراحت است. هنگامی‌که برای دقایقی به استراحت و یا دور شدن از میز کار خود احتیاج دارید، داشتن مکانی مجزا برای تنفس و آرامش، لازم و ضروری است. ازاین‌رو علاوه بر قسمت اصلی دفتر، فضایی نیز باید در محیط کار برای سپری کردن اوقات استراحت در نظر گرفته شود. تمامی کارمندان به زمانی برای استراحت در میان فعالیت‌های روز‌مره‌اشان احتیاج دارند که چه بسا بهتر است این زمان درمکانی جدا از محل کار و پشت میز آنها باشد. بهتر است محوطه استراحت را در فضایی دور تر از محل کارکارمندان در نظر بگیرید تا باعث حواس‌پرتی سایر کارکنان نشود.
نتیجه‌گیری
صرفه نظر از اینکه به دنبال ایجاد یک طراحی مدرن برای دفتر کاری خود هستید و یا تنها قصد ایجاد تغییراتی جزئی به‌منظور بهبود محیط خود را دارید، نکات عنوان شده در این مقاله می‌تواند به شما کمک زیادی بکند. اشتباهات معمولی زیادی در چیدمان وجود دارد که شما می‌توانید با کمی خلاقیت و دقت آنها را برطرف کنید و فضایی بهتر برای کسب‌وکار خود و کارمندانتان فراهم کنید. در صورت نیاز به هرگونه مشاوره در خصوص طراحی داخلی دفاتر اداری و یا حتی خرید مبلمان اداری مناسب، با همکاران متخصص ما در گروه طراحی دکوراسیون مکعب تماس بگیرید.
