نگهداری از لوازم اداری از اهمیت بالایی برخوردار است. با انجام صحیح و به‌موقع این کار، علاوه بر آنکه موجب افزایش طول عمر لوازم اداری خود می‌شوید؛ می‌توانید در شرایط بهتری نیز از آنها استفاده کنید. به‌طور کلی لوازم اداری را می‌توان در دو گروه مبلمان اداری و تجهیزات اداری قرار داد. بر همین اساس در این نوشته به بررسی نحوه نگهداری از لوازم اداری در این دو دسته‌بندی پرداخته‌ایم.
نگهداری از مبلمان اداری
در بخش اول این مقاله قصد داریم تا کمی به موضوع نگهداری از مبلمان اداری بپردازیم؛ و نکاتی را به شما ارائه دهیم تا میز و صندلی و سایر مبلمان اداری خود را در شرایطی تقریبا سالم نگه دارید. این کار کمک می‌کند تا مبلمان شما شرایط بهتری داشته و عمر طولانی‌تری داشته باشد.
در درجه اول به موارد عمومی می‌پردازیم. برخی از نکات نگهداری منظم از مبلمان اداری را باید به‌صورت منظم و هفتگی پیگیری کنید. به‌طور خلاصه شما باید یک بار در هفته حدود ۱۵ تا ۲۰ دقیقه را برای تمیز کردن هریک از اجزای مبلمان اداری اختصاص دهید. این وظیفه را می‌توان به کاربر هر میز و صندلی اداری سپرد. با این وجود در یک شرکت حرفه‌ای، بهتر است فردی متخصص و باحوصله را برای این موضوع در نظر بگیرید.
در این فرآیند اگر مبلمان شما دارای روکش چرم است؛ باید به آرامی آن را تمیز کرده و گردگیری کنید. سطوح چرم معمولا با یک پارچه نرم تمیز می‌شوند؛ و بهتر است از پارچه‌های زبر و مواد شوینده قوی استفاده نکنید. یکی دیگر از عناصر پر استفاده در مبلمان اداری وینیل است. برای از بین بردن کثیفی و لکه از روی سطوح وینیل، باید از محلول صابون ملایم و کمی آب گرم استفاده کنید. در نهایت نیز با خشک کردن سطح مبلمان با یک پارچه نرم، تمیز و بدون پرز کار را تمام کنید.
برای مبلمان چوبی یا دارای روکش چوبی نیز باید برنامه خاصی داشته باشید. به‌طور خلاصه هنگام تمیز کردن روکش چوبی یا مبلمان چوبی، مطمئن شوید که از پارچه یا اسفنج مرطوب، و نه خیس، استفاده می‌کنید. در نهایت نیز مبلمان را با یک پارچه نخی تمیز خشک کنید. همچنین مهم است به یاد داشته باشید که در جهت دانه‌های چوب پاک کنید؛ در غیر این صورت ممکن است به آن آسیب زده و از عمر آن بکاهید.
بخش‌های زیرساختی مبلمان را نیز فراموش نکنید. به عنوان مثال هر چقدر هم که سخت به نظر می‌رسد؛ باید چرخ‌های صندلی و پایه‌های میز و مبلمان را تمیز کنید. این فضاها به‌دلیل ارتباط با زمین در مدت زمان طولانی، جایی برای تجمع مو، کثیفی و سایر چیزهای منزجر کننده است. با این وجود برای از بین بردن این همه آلودگی، یک محلول تمیزکننده ساده و یک فرچه خوب یا حتی یک مسواک کافی است. برای این کار محل آلودگی را به آرامی بشویید تا مواد آلوده جدا شوند. پس از اتمام، با دستمال نخی تمیز محل را پاک کنید.
توصیه اکید دیگر این است که هر شش ماه یک بار، اتصالات مبلمان خود را بررسی کرده و در صورت نیاز پیچ و مهره‌ها را سفت کنید. این کار علاوه بر افزایش طول عمر مبلمان اداری شما، به سلامت خودتان نیز کمک می‌کند. در نهایت فراموش نکنید که اگرچه ممکن است تمیز کردن و نگهداری از مبلمان اداری کاری جزئی به نظر برسد؛ اما زیبایی، تمیزی و سلامت آنها به‌نوعی معرف شما به مخاطبان‌تان خواهد بود.
در واقع اگر در یک محیط اداری هستید که در آن انواع ملاقات‌ها با افرادی از بیرون و داخل سازمان تشکیل می‌شود؛ آنها اغلب به تمیزی و زیبایی ایستگاه کاری شما دقت می‌کنند؛ و این موضوع روی برداشت آنها نسبت به شخصیت شما موثر است. بنابراین طوری از مبلمان اداری خود مراقبت کنید؛ که انگار از اعتبار برند خود مراقبت می‌کنید.
نگهداری از تجهیزات اداری
راه‌اندازی یک دفتر کار با تمام تجهیزات لازم ارزان نیست. بنابراین طبیعتا می‌خواهید مطمئن شوید که نه‌تنها تجهیزاتی باکیفیت خریداری می‌کنید؛ بلکه به‌خوبی از آنها مراقبت کرده تا طول عمر بیشتر و کارایی مفیدتری داشته باشند. پرینترها، اسکنرها، دستگاه‌های کپی و ماشین‌های چندکاره از جمله تجهیزات اداری متداول و کاربردی هستند. ده‌ها نفر هر روزه این دستگاه‌ها را به کار می‌گیرند.
در نتیجه نگهداری آنها در شرایط خوب و جلوگیری از خرابی‌های ناگهانی ممکن است دشوار باشد. اما اگر یاد بگیرید که چگونه به درستی از تجهیزات اداری خود مراقبت کنید؛ می‌توانید از رخ دادن مشکلات تا حدود زیادی جلوگیری کرده و از اخلال در روند کار دفتر خود نیز جلوگیری نمایید.
البته سرویس‌های تعمیر و نگهداری منظم برای حفظ کارایی بهینه تجهیزات یا ماشین‌های اداری شما مهم است؛ اما راه‌های ساده زیادی نیز برای جلوگیری از خرابی این تجهیزات وجود دارد. صرف نظر از ارزش تجهیزات شما برای دفتر و کارمندان، در این زمینه همیشه موارد زیر را به یاد داشته باشید:
تجهیزات خود را تمیز نگه دارید. ماشین آلات باید همیشه تمیز و عاری از گرد و غبار نگهداری شوند. همیشه دستگاه‌های خود را به روش صحیح تمیز کنید. در این زمینه به دستورالعمل‌های مراقبتی که توسط سازنده به شما ارائه شده توجه کافی داشته باشید. همچنین مطمئن شوید که از مواد پاک‌کننده مناسب استفاده می‌کنید؛ تا از آسیب دیدن قطعات حساس مانند صفحه نمایش، دکمه‌ها و قطعات الکتریکی جلوگیری کنید.
در صورت تردید در مورد انتخاب مواد پاک‌کننده مناسب، با یک متخصص تماس بگیرید. به محل قرار دادن تجهیزات دقت کنید. دستگاه‌های خود را در محلی نگهداری کنید که کمتر تحت‌تاثیر عوامل مختلف مانند نور خورشید و دما قرار گیرند. به عنوان مثال، پرینترها، اسکنرها و دستگاه‌های کپی نباید در زیر نور مستقیم خورشید قرار بگیرند. همچنین بهتر است با جدا نگه داشتن ماشین‌ها از اتاق‌های استراحت و سایر قسمت‌هایی که ممکن است غذا و نوشیدنی به دستگاه راه پیدا کند؛ احتمال ریختن مایعات روی آنها را کاهش دهید. از سویی آنها را در نزدیکی انواع اکسسوری اداری مانند مجسمه‌ها یا اشیای تزئینی قرار ندهید.
به‌طور مرتب نقص‌های کوچک را بررسی و تعمیر کنید. همیشه مشکلات جزئی یا نقص‌های دستگاه‌های خود را بررسی کنید. این موارد معمولا شامل پیچ‌های شل، مهر و موم‌های شکسته، روکش‌های نامناسب و… می‌شوند. هر چقدر هم که این تعمیرات کوچک به نظر برسند؛ باز هم می‌توانند از آسیب‌های بزرگ‌تر بعدی جلوگیری کنند.
همچنین به عنوان یک نکته خاص، یک دستگاه را قبل و بعد از خرید به‌طور کامل بررسی کنید؛ تا مطمئن شوید که عاری از نقص است. این کار نه‌تنها به شما اطمینان می‌دهد که یک دستگاه کاملا کاربردی دارید؛ بلکه شما را از مواجهه با مشکلات بزرگ‌تر در آینده نجات می‌دهد.
دفترچه راهنمای استفاده را دنبال کنید. پیروی از دستورالعمل‌های سازنده نه‌تنها به کاربران کمک می‌کند تا از ماشین‌آلات یا تجهیزات به درستی استفاده کنند؛ بلکه کاربران را از خطرات احتمالی محافظت می‌کند. اغلب این راهنماها دستورالعمل‌های نگهداری مختصری را برای هر قطعه از تجهیزات ارائه می‌دهند.
بازرسی و نگهداری دوره‌ای نیاز را انجام دهید. اگر می‌خواهید از هزینه‌های اضافی یا غیرضروری جلوگیری کنید؛ بهتر است بدانید که برخی از تجهیزات هر چند وقت یکبار به سرویس حرفه‌ای نیاز دارند. بنابراین بهتر است به صورت دوره‌ای از یک متخصص بخواهید تا شرایط آنها بررسی کنند.
