طراحی اتاق تلفن یا همان اتاق سکوت این روز‌ها تبدیل به یکی از الزامات در طراحی دکوراسیون اداری شده است. اگر می‌خواهید که از نتیجه طراحی فضای موردنظر خود راضی باشید و کارمندان بیشترین بهره‌وری را در این فضا داشته باشند، باید حتماً این اتاق را برای آنها لحاظ کنید.
با وجود اتاق تلفن میزان عوامل حواس‌پرتی در محیط اداره به حداقل می‌رسند و کارمندان می‌توانند با تمرکز بیشتری کار‌های محول‌شده به آنها را انجام دهند. این اتاق‌ها در واقع فضایی را برای آرامش و سکوت به‌وجود می‌آورند تا کار‌ها به‌واسطه آنها به بهترین نحو ممکن انجام شود.
برخی فکر می‌کنند با استفاده از تجهیزات مناسب مثل انواع پارتیشن اداری، ایجاد اتاق‌های کنفرانس یا برخی آموزش‌ها به کارمندان می‌توانند بهره‌وری آنها را افزایش دهند. هر چند این مسأله درست است، اما تا زمانی که نتوانید آرامش کافی برای آنها به‌وجود آورید، بهره‌وری آنها به میزان زیاد افزایش پیدا نخواهد کرد که کارشناس‌ها یکی از بهترین راه‌ها برای رسیدن به این هدف را طراحی اتاق تلفن یا سکوت می‌دانند.
اتاق تلفن چیست؟
اتاق تلفن یا سکوت اتاقی است که دور تا دور دیوار‌های آن با عایق صوتی پوشانده شده‌اند. هیچ صدایی از داخل این اتاق به بیرون درز نمی‌کند و متقابلاً هیچ صدایی هم از خارج محیط به داخل اتاق نمی‌رسد. کارمندان می‌توانند در طی روز به‌جای صحبت‌کردن با تلفن بین کارمندان دیگر، به این اتاق بروند و به تماس‌های مهم خود برسند تا باعث حواس‌پرتی دیگران هم نشوند.
وجود چنین اتاق‌هایی برای کسب‌و‌کار‌هایی که کارمندان دائماً در آنها باید با مشتریان تماس بگیرند، امور آنها را پیگیری کنند و مشکلات را به‌صورت تلفنی از بین ببرند، اهمیت زیادی دارد. با ایجاد چنین اتاقی کارمندان دیگر از صدا‌های اضافه در محیط اذیت نمی‌شوند و به راحتی می‌توانند به کار‌های مهمتر برسند.
اتاق تلفن صرفاً برای برقراری تماس تلفنی نیست و از آنها می‌توان برای کنفرانس‌ها جلسات کاری هم استفاده کرد. مثلاً اگر یک جلسه کاری مهم با شرکا دارید که نمی‌خواهید کسی صحبت‌های شما را بشنود، می‌توانید در این اتاق جلسه را برگزار کنید. گاهی حتی جلسه‌ها به‌صورت ویدیویی و آنلاین برگزار می‌شوند که با برگزاری در این اتاق‌ها مطمئن هستید که هیچ یک از افراد حاضر در اداره صدای شما و طرف مقابل را نخواهند شنید.
اتاق تلفن همچنین برای استراحت‌کردن هم به کار می‌آید. فرض کنید که کارمند شما در طی روز فعالیت‌های کاری زیادی انجام داده و حالا زمان استراحت فرا رسیده است. اگر او همچنان در فضای شلوغ اداره بخواهد استراحت کند، کمترین بهره‌وری را خواهد داشت. کارمندان می‌توانند در این زمان وارد اتاق سکوت شوند و استراحت کاملی داشته باشند.
ساختار اتاق تلفن چگونه است؟
در اتاق تلفن به‌جای استفاده از پارتیشن شیشه ای یا دیوار‌های مشابه، سعی می‌شود که از پوشش‌های جذب صدایی به نام وول‌پنل استفاده شود. این پوشش‌ها برای سقف یا دیوار مناسب هستند و می‌توانند با استفاده از چسب‌های مخصوص روی انواع دیوار‌هایی از جنس پلاستیک، فلز، MDF یا دیوار‌های میکروسمنت بچسبند. خوشبختانه وول‌پنل‌ها در رنگ‌بندی‌های مختلفی عرضه می‌شوند، بنابراین حتی می‌توانند جذابیت دکوراسیون کاری شما را هم حفظ کرده و افزایش دهند.
امکانات اتاق تلفن چه هستند؟
در اتاق تلفن یا سکوت از امکانات مختلفی استفاده می‌شود که از جمله آنها عبارتند از:
- پارتیشن‌های تک جداره
- پارتیشن‌های ۲ جداره‌ای که می‌توانند با پرده‌های کرکره خور یا سیستم لایتینگ جذابیت فضا را افزایش دهند.
- وول‌پنل‌هایی که به‌خوبی در جذب صدا تأثیرگذارند.
- ابزار نورپردازی مناسب
- میز کوچکی که به‌همراه پورت‌های مخصوص USB یا پریز برق است
- صندلی‌ها، پاف‌ها یا مبل‌های اداری مخصوص برای تماس تلفنی، کنفرانس یا حتی استراحت
آیا استفاده از اتاق سکوت برای هر اداره ای مناسب است؟
پاسخ این سؤال را باید بر اساس نوع فعالیت کارمندان و نیاز‌های خاص سازمانی خود پاسخ‌دهید. مثلاً در برخی اداره‌ها تعداد کارمندان بسیار اندک و اتاق‌های خالی زیاد هستند. در این زمان کارمندی که نیاز به استراحت یا تماس تلفنی دارید، به راحتی می‌تواند وارد یکی از اتاق‌های خالی شود و کار خود را انجام دهد، بدون اینکه هیچگونه مزاحمتی برای دیگران به‌وجود بیاورد.
در نقطه مقابل برخی اداره‌ها بسیار شلوغ هستند و در آنها هیچ فضای خالی اضافه‌ای پیدا نمی‌شود. حالا در این اداره‌ها باید همچنان نظم و سکوت هم رعایت شود تا مبادا در کار سایر کارمندان اختلالاتی به‌وجود بیاید. کارفرمایان در این اداره‌ها باید حتماً به فکر استفاده از اتاق سکوت یا تلفن باشند، در غیر این صورت به‌مرور زمان بهره‌وری کارمندان آنها به میزان قابل‌توجه‌ای پایین می‌آید و حواس‌پرتی‌های آنها افزایش پیدا می‌کند.
با افزایش عوامل حواس‌پرتی معمولاً کارمندان دچار استرس‌ها و تنش‌های فکری زیادی می‌شوند و تمرکز اصلی خود از روی کار‌ها را از دست می‌دهند. اتاق تلفن می‌تواند جلوی تمام این مشکلات را بگیرد و با کاهش میزان حواس‌پرتی به پیشرفت سازمان کمک کند.
از جمله اداره‌هایی که اتاق سکوت برای آنها اهمیت زیادی دارد، عبارتند از:
-
اداره های در معرض ترافیک صدای بالا
اگر در اداره‌ای که کار می‌کنید، ترافیک صدای زیادی وجود دارد، مثلاً صدای ارباب رجوع به گوش می‌رسد، صدای رفت‌و‌آمد ماشین‌ها را می‌شنوید و …، باید اتاقی به نام اتاق سکوت طراحی کنید تا کارمندان بتوانند در آنها انرژی از دست رفته خود را به دست آورند.
-
اداره های برگزارکننده جلسات دور و مجازی
برخی کسب‌و‌کار‌ها بیشتر فعالیت‌های خود را به‌صورت مجازی برگزار می‌کنند. مثلاً مجموعه‌ای صرفاً در زمینه آموزش‌های انلاین فعالیت دارد و مدرن در این مجموعه باید هر روز سر ساعتی خاص جلسات آنلاین را برگزار کند. حالا در چنین اداره‌ای باید حتماً یک اتاق سکوت لحاظ شود تا کلاس‌ها و جلسه‌ها در همین اتاق برگزار شوند؛ در غیر این صورت شاید در حین برگزاری کلاس عوامل حواس‌پرتی افزایش پیدا کرده و حواس استاد به‌طور کل از جلسه پرت شود یا اختلالاتی در جلسه به‌وجود بیاید.
-
اداره هایی با کارکنان نیازمند به تمرکز بالا
در اداره‌هایی که کارکنان آنها نیاز به تمرکز بالایی دارند، باید حتماً از اتاق سکوت استفاده می‌شود. مثلاً اداره‌های فعال در حوزه برنامه‌نویسی، ایده پردازی و … نیازمند سکوت زیاد هستند. اگر در این محیط‌ها سکوت رعایت نشود، شاید ذهن کارمند به‌صورت کامل از روی کار برداشته شده و دیگر نتواند به‌صورت جدی فعالیت کاری خود را ادامه دهد که در این صورت صرفاً ضرر‌های زیادی به کسب‌و‌کار وارد می‌شود.
-
اداره هایی با جلسات و مذاکرات خصوصی
اگر مدیران نمی‌خواهند که برخی از جلسه‌ها یا مذاکرات کاری آنها نزد دیگر کارمندان انجام شود، باید اتاقی به نام اتاق سکوت داشته باشند تا در آنجا جلسات را برگزار کنند.
طراحی اتاق تلفن، اقدامی کاربردی و مهم برای اغلب اداره ها
طراحی اتاق تلفن اقدامی کاربردی و مهم برای اغلب اداره‌ها است که با استفاده از آن می‌توانند آرامش محیط را حفظ کنند و جلوی حواس‌پرتی کارمندان را بگیرند. در دنیای امروزی که عوامل حواس‌پرتی افزایش پیدا کرده‌اند، تمام کارفرمایان باید تلاش خود را به خرج دهند تا میزان این حواس‌پرتی‌ها را به حداقل برسانند. یکی از بهترین اقداماتی که در این زمینه می‌توان انجام داد، طراحی اتاق‌های تلفن است که تأثیر فوق‌العاده‌ای در افزایش آرامش محیط و دقت کارکنان دارند.
