نحوه چیدمان میز کار برای هر فردی متفاوت است. این که میز اداری فرد را چگونه بچینیم باید از دو جنبه مورد بررسی قرار بگیرد. اول این که شغل فرد مورد نظر چیست؟ و این که آیا این چیدمان با سلیقه او هماهنگ است یا خیر؟ برای پاسخ به این سوال شاید لازم باشد زمانی را صرف تحقیق و کسب اطلاعات کنیم. بهترین کار این است که با خود فرد صحبت کنیم، اما با تحقیق درباره حرفه او هم می‌توانیم بخشی از کار را جلو ببریم.
برای بسیاری از کارفرماها مهم است که میز کار فرد جدیدی که استخدام کرده‌اند را از روز قبل از آمدن او آماده کنند. در مرحله اول باید دقت کنید که او برای انجام کارهای خود به چه وسایلی نیاز دارد. اگر به تازگی یک منشی استخدام کرده باشید، او به احتمال زیاد به زونکن، تقویم، تلفن، سالنامه و خودکار نیاز دارد. قرار دادن همه این وسایل بدون نظم و در یک سمت میز اداری چندان جالب نیست. اگر کارمند شما راست دست باشد، به احتمال قوی ماوس را با دست راست می‌گیرد و اگر تلفن او زنگ بخورد، با دست چپ تلفن را برمی‌دارد. البته این فرضیات می‌تواند برای افراد مختلف، تغییر کند پس ما هیچ ادعایی برای این موضوع در این مقاله نداریم.
وسایل روی میز کار
ملزومات اداری ضروری در هر شغلی متفاوت است؛ اما عموما وجود موارد زیر روی میز، برای هر کارمندی که در بخش اداری سازمان کار می‌کند الزامی است:
- لپ‌تاپ و پایه نگه‌دارنده آن
- موس و پد مخصوص
- کازیه
- نوشت‌افزار
- تلفن
- ابزارهای دستی مانند دستگاه منگنه، ماشین حساب و پانچ
- ماگ شخصی و وارمر آن
اصول چیدمان میز کار
اگر بتوانید در چیدمان میز اداری یا کار خود چند اصل مهم زیر را رعایت کنید بهره‌وری ذهنی و جسمی شما در محیط کارتان به شدت ارتقا پیدا خواهد کرد:
- کامپیوتر باید در مرکز میز و درست جلوی چشم‌تان باشد. این کار باعث می‌شود تمرکزتان بیشتر شود.
- اگر راست دست هستید؛ تلفن و ماشین حساب را سمت راست کامپیوتر بگذارید.
- فقط وسایلی که نیاز دارید را روی میز بچینید و سایر ملزومات اداری را در کشوهای میز و یا کمد اداری کنارتان نگهداری کنید.
- اگر کارتان ملزومات زیادی نیاز دارد؛ آنها را به صورت گروه‌بندی شده روی بخش‌های مختلف میز بچینید. به عنوان مثال اگر نقشه‌کش ساختمان هستید؛ نوشت‌افزار خود را دسته‌بندی کرده و بسته به نیازتان هر دسته را در یک قسمت میز بچینید.
- حتما یک قسمت از میز کار را همیشه خالی نگه دارید.
- مدارک مهم را روی میز نچینید و آنها را بسته به اهمیت‌شان درون پوشه‌های رنگی مختلف قرار دهید.
چیدمان وسایل روی میز اداری
کار کردن پشت میزی که به درست سازماندهی و نظم‌دهی شده است؛ نمی‌تواند جادویی در صرفه‌جویی زمان ایجاد کند. اما از آنجایی که در این نظم دهی شما می‌دانید دقیقا کدام ابزار را کجا قرار داده‌اید؛ در ساعات کاری محدود خود قادر خواهید بود بیشتر کار کرده و بهره‌وری بالاتری داشته باشید. ضمنا با این کار تحت تاثیر عواملی که موجب ایجاد حواس پرتی بصری می‌شوند نیز قرار نمی‌گیرید و می‌توانید روی کار مورد نظر خود بیشتر و بهتر تمرکز کنید. به علاوه، یک میز سازماندهی شده که همه وسایل آن به درستی چیدمان شده و همه چیز سر جای خودش است؛ به ایجاد انرژی ذهنی مثبت در شما کمک کرده و اشتیاق‌تان به کار کردن را چندین برابر می‌کند. با وجود تمام این مزایا می‌توان متوجه شد که چیدمان وسایل روی میز اداری تا چه حد اهمیت داشته و چه تاثیر روی بهره‌وری نیروی کار دارد.
میز کار چیدمان روی میز اداری؟
برای چیدمان میز اداری لازم است کمی سلیقه هم به خرج دهید. برای مثال یک ست اداری رومیزی برای خود خریداری کنید. این ست اداری می‌تواند به صورت سفارشی بر طبق سلیقه شما ساخته شود. لازم نیست هزینه سنگینی برای خرید در نظر بگیرید. شما باید بدانید که تنها وسایل ضروری که در طول روز چندین بار با آنها سر و کار دارید را بر روی میز قرار دهید. اگر وسیله‌ای روی میز شما قرار دارد که در طول روز ممکن است به آن نیاز پیدا نکنید، بهتر است فضای دیگری را برای قرارگیری آن در نظر بگیرید. خودکار و دفتر یادداشت عضو جدا نشدنی هر میز اداری است. البته برخی از افراد هستند که می‌خواهند یادداشت‌های خود را بر اساس تاریخ مشخص بنویسند. به همین دلیل به جای دفتر یادداشت، از سالنامه استفاده می‌کنند.
امروز استفاده از کامپیوتر برای هر شغل اداری یکی از الزامات محسوب می‌شود. برخی از افراد هستند که ترجیح می‌دهند میز کار خلوتی داشته باشند. کیبورد یکی از وسایلی است که تقریبا فضای زیادی بر روی میز اشغال می‌کند. شما می‌توانید از پایه‌های مانیتوری استفاده کنید که کیبورد شما در قسمت زیرین آن جا شود. در این صورت می‌توانید در زمان‌هایی که به کیبورد خود نیازی ندارید، آن را زیر پایه مانیتور قرار دهید و میز کار منظم‌تری هم داشته باشید. برای ایجاد نظم بیشتر، زونکن و پرونده‌های غیر ضروری را از روی میز به فضای دیگری انتقال دهید. بهتر است یک کمد یا قفسه در کنار میز خود داشته باشید تا وسایل غیر ضروری را از جلوی دستان خود بردارید و در جای دیگری از آنها نگهداری کنید.
توازن ایجاد کنید
شما نمی‌توانید تمامی وسایلتان را در یک سمت از میز بچینید و خودتان در سمت دیگری بنشینید. بهترین کار این است در پشت میز اداری خود، طوری قرار بگیرید که از دو سمت راست و چپ احساس راحتی داشته باشید. در قسمت وسط میز قرار بگیرید و مانیتور خود را دقیقا روبروی خود قرار دهید. دیگر وسایل مورد نیازتان را در دو سمت میز می‌توانید قرار دهید. اگر در قسمت راست میز خود دفتر، خودکار و وسایل دیگر را قرار داده باشید، در سمت دیگر می‌توانید برای ایجاد توازن در چیدمان میز کار خود یک گلدان زیبا بگذارید. گلدانی را انتخاب کنید که رسیدگی زیادی نیاز نداشته باشند، به این ترتیب یک گلدان همیشه سبز خواهید داشت. برخی از ست‌های اداری هستند که زیر مانیتور شما قرار می‌گیرند و فضایی را در وسط میز برای گذاشتن وسایلی مانند ساعت، گوشی تلفن همراه و … فراهم می‌کنند.
نکاتی که در زمان چیدمان میز اداری باید توجه کرد
صرف نظر از ترجیحات یا تمایلات شما، چند نکته بسیار مهم وجود دارد که در زمان چیدمان وسایل روی میزتان باید به آنها توجه کنید. این نکات عبارتند از:
- فضای فیزیکی در دسترس خود را فقط با وسایلی چیدمان کنید که حداقل روزی چند بار به آنها نیاز دارید. بسیاری از وسایلی که به صورت ثابت روی میز کارمان وجود دارند را ممکن است حتی هفته‌ای یک بار نیز استفاده نکنیم.
- وسایل را متناسب با نوع کارتان بچینید. به عنوان مثال اگر کارمند اداری هستید که باید مداوم در طول روز مدارکی را دریافت کرده و بعد از انجام کار، به ارباب رجوع یا همکار دیگرتان تحویل دهید؛ بهتر است تلفن، ماشین حساب و وسایلی از این دست را سمت راست و دستگاه پانچ، منگنه و سایر ابزارهایی که در انتهای کار به آنها نیاز دارید را سمت چپ میز بگذارید.
- حتما بخش مرکزی میز را خالی بگذارید تا برای امضا و نوشتن روی اسناد جای مناسب در اختیار داشته باشید.
- به‌هم ریختگی میز می‌تواند قدرت بینایی شما را کاهش دهد. بنابراین اگر شغل حساسی دارید؛ حتما نظم‌دهی به میز کار خود را در اولویت قرار دهید تا خطای انسانی به حداقل برسد.
- همراه با چیدمان منظم، باید روی میز تمیز نیز باشد. تمیزی و نظم، دو بازوی بسیار مهمی هستند که در کنار هم می‌توانند روی کارایی شما اثر مثبت داشته باشند.
چیدمان میز کار فنگ شویی
جالب است بدانید که در روند چیدمان میز کار خود می‌توانید از علم فنگ شویی نیز برای جذب انرژی استفاده کنید. به عنوان مثال نگهداری از یک گلدان کوچک روی میز و جایی که جلوی دست و پای شما را نگیرد؛ برای جذب انرژی‌هایی که موجب رشد شخصی و کاری شما می‌شود بسیار مفید است. داشتن یک سنگ فلوریت روی میز برای افزایش تمرکز عالی است و وجود یک لیوان سرامیکی که آن را خیلی دوست دارید باعث می‌شود بتوانید انرژی زمین را جذب کرده و بهتر و موثرتر در طول روز فعالیت کنید.
