طراحی و چیدمان یک اتاق کنفرانس استاندارد بسیار دشوار است. زیرا برای انجام این کار چارچوب و اصولی وجود دارد که باید آنها را رعایت کنید. این اصول بر مبنای زمینه فعالیت شرکت‌ها تعیین می‌شوند. مثلا شرکت‌هایی که به منظور ارزیابی کیفیت یک کالای خاص جلسه برگزار می‌کنند. علاوه بر این که باید از مبلمان اداری باکیفیت برخوردار باشند؛ باید نور مناسبی نیز داشته باشند.
طراحی اتاق کنفرانس باید متناسب با نیازهای شرکت باشد. از همه مهم‌تر، باید نیازهای جسمی و تکنولوژیکی اعضای تیمی که می‌خواهند از این اتاق استفاده کنند را نیز برآورده کند. این نیازها شامل تجهیزات صوتی و تصویری و ابزارهای مورد نیاز برای همکاری موفقیت‌آمیز است. ویژگی‌های فضا و وسایل و تجهیزات موجود نیز مهمترین فاکتورهایی هستند که در طراحی سالن کنفرانس باید به آنها توجه کنیم. از طرفی آکوستیک بودن اتاق و میزان دسترسی کاربران به تجهیزات و یکدیگر از جمله مهمترین ویژگی‌های یک اتاق کنفرانس استاندارد محسوب می‌شوند.
یک اتاق کنفرانس استاندارد چه ویژگی‌هایی دارد؟
مهمترین نکته‌ای که باید در زمان طراحی اتاق کنفرانس در نظر بگیرید این است که فضای طراحی شده چقدر بهره‌وری دارد؟ برای این که الگوی مناسبی داشته باشید باید با ویژگی‌های یک اتاق کنفرانس استاندارد آشنا شوید. در ادامه این مقاله به این ویژگی‌ها اشاره خواهیم کرد و آنها را به تفصیل توضیح می‌دهیم.
استفاده از تجهیزات صوتی و تصویری با کیفیت
همان‌طور که می‌دانید، هدف از تشکیل جلسات، برقراری ارتباط و تبادل نظر است. یک اتاق کنفرانس استاندارد علاوه بر این که باید تجهیزات اداری لازم برای حضور فیزیکی کارکنان را داشته باشد. باید مجهز به سیستم‌های پیشرفته‌ای باشد که بتوان از طریق آنها با افرادی که امکان حضور فیزیکی در جلسه را ندارند، تماس ویدئویی و صوتی برقرار کرد. پس اتاق کنفرانس باید از سیستم‌های مدرن صوتی و تصویری برخوردار باشد.
احترام به حریم خصوصی
هیچ کارمندی دوست ندارد در اتاقی جلسه داشته باشد که برای ۱۰ نفر طراحی شده اما هر بار ۱۵ نفر در جلسات آن شرکت می‌کنند. پس در طراحی اتاق باید به گونه‌ای عمل کنید که کارکنان بدون مزاحمت فیزیکی بتوانند به کار خود ادامه دهند. به این ترتیب حریم خصوصی آنها نیز حفظ می‌شود.
انتخاب رنگ‌های مناسب
برند هر شرکتی از یک یا چند رنگ منحصر به فرد تشکیل شده است. یک طراح حرفه‌ای قطعا می‌داند که برای طراحی دکوراسیون اداری یک شرکت، به خصوص اتاق‌های تشریفاتی مانند اتاق کنفرانس، بهتر است از رنگی استفاده شود که تداعی کننده برند شرکت است. پس وقتی صحبت از رنگ دیوارها و مبلمان اداری اتاق کنفرانس می‌شود؛ باید یک رنگ پس زمینه در ذهن داشته باشید. البته این در حد ایده است و اجرای آن لزومی ندارد. اما بهتر است حداقل تن رنگی اتاق کنفرانس با رنگ برندتان همخوانی داشته باشد. این نکته را نیز فراموش نکنید که رنگ‌های روشن مانند سفید، آبی روشن، سبز و زرد می‌توانند اتاق را بزرگ‌تر نشان دهند.
استفاده از نور طبیعی
تصمیماتی که ذهن زیر نور طبیعی می‌گیرد بسیار متفاوت‌تر از تصمیماتی است که زیر نور چراغ گرفته می‌شوند. نور طبیعی احساس زنده بودن و راحتی به شرکت‌کننده‌ها می‌دهد. بنابراین فضایی را برای طراحی اتاق کنفرانس در نظر بگیرید که دارای نور طبیعی است. نورپردازی طبیعی باعث می‌شود اتاق گرم‌تر و بزرگ‌تر به نظر برسد. به این ترتیب اعضای تیم احساس نمی‌کنند که در یک غار تاریک گیر کرده‌اند. در این شرایط می‌توانید از آنها انتظار ایده‌های جدید داشته باشید. کمی نور آفتاب را امتحان کنید تا به رشد و شکوفایی ایده‌های آنها کمک کنید.
مبلمان اداری مناسب اتاق کنفرانس
میز کنفرانس و صندلی‌های مناسب این اتاق از جمله مهمترین ویژگی‌های یک اتاق کنفراس محسوب می‌شود. پس در انتخاب آن باید بیشترین دقت را داشته باشید. ارگونومیک بودن اولین شرط در انتخاب مبلمان اداری است. ساعات جلسات کاری باید به نحوی بگذرد که افراد حاضر در آن خسته نشوند. هرگونه خستگی و وضعیت نامناسب در عدم تمرکز تاثیر می‌گذارد. نکته دیگر زیبایی و کاربردی بودن مبلمان اتاق کنفرانس است. نمی‌توان تنها به زیبایی توجه کرد، زیرا کارایی هم به همان میزان در عملکرد میز و صندلی اتاق کنفرانس تاثیر می‌گذارد.
نکته دیگری که به آن می‌توان اشاره کرد دوام میز و صندلی اداری است. این مبلمان در طول یک دوره کاری بارها مورد استفاده قرار می‌گیرند. به همین دلیل باید طور طراحی دشه باشند که در مدت زمان کمی نیاز به تعویض پیدا نکنند. قبل از انتخاب مبلمان اداری برای اتاق کنفرانس به این موضوع توجه کنید که آیا شرکت‌کنندگان در جلسه نیاز به تحرک فیزیکی دارند یا خیر؟ اگر این چنین است؛ حتما از صندلی‌های متحرک برای آنها خود استفاده کنید. ضمن این که وزن صندلی‌ها نیز بسیار مهم هستند.
نتیجه‌گیری
پس با توجه به نکات ذکر شده، هنگام طراحی اتاق کنفرانس، حتماً باید نیازها یا انتظارات مربوط به صنعت خود را در نظر داشته باشید. در این راه باید هر عاملی که می‌تواند در موفقیت شرکت سهم داشته باشد را مدنظر قرار دهید. اگر احساس می‌کنید هنوز پاسخ سوالات خود را در زمینه اتاق کنفرانس استاندارد دریافت نکرده‌اید. می‌توانید به قسمت مقالات سایت گروه طراحی دکوراسیون مکعب مراجعه کنید.
