قبل از تمرکز بر روی طراحی دفاتر اداری جدید، بازسازی یا جابجایی، لازم است بدانید که چقدر فضا برای هر کارمند لازم دارید. اداره ایمنی و بهداشت شغلی شرایط سخت‌گیرانه‌ای را برای فضاهای اداری تعیین نکرده است که به این معنی است که شما انعطاف‌پذیری بیشتری برای محدوده کاری خود دارید؛ و این بدان معنی است که دست شما برای طراحی فضای دفتر خود را به‌طور کارآمد باز است. در این مقاله از مجله مکعب قصد داریم به معرفی استانداردهای فضایی در طراحی دفاتر کاری بپردازیم. برای کسب اطلاعاتی در خصوص مقدار فضای موردنیاز یک دفتر کاری، دستورالعمل‌های اندازه‌گیری ایستگاه‌های کاری و موارد مهمی که باید در هنگام برنامه‌ریزی برای طراحی دفتر خود در نظر بگیرید، با ما در ادامه این مقاله همراه باشید.
به چه مقدار فضای اداری نیاز دارید؟
ممکن است این سوال برای شما نیز پیش آمده باشد که برای یک دفتر کاری بهینه، به چند متر مکعب فضا احتیاج داریم؟ پاسخ واحدی برای این پرسش وجود ندارد چراکه پاسخ‌گویی صحیح به این سؤال مستلزم در نظر گرفتن جنبه‌های بسیاری است. برخی از این جنبه‌ها عبارت‌اند از:
نحوه کار
اگر نیروی کار شما بیشتر وقت خود را صرف انجام کارهای میدانی، بازدید از سایت، مشاوره و جلسات می‌کند، می‌توانید در فضای اداری کوچکتری نیز نیرو‌های خود را مدیریت کنید. اما اگر کارمندان شما بیشتر زمان خود را در پشت میز‌هایشان در محل کار می‌گذرانند، درصورت کوچک بودن فضا، احساس محدودیت خواهند کرد.
جنبه‌های فرهنگی
جنبه‌های فرهنگی می‌تواند درک فرد از فضای کافی را تحت تأثیر قرار دهد. به‌طور مثال برخی قومیت‌ها و یا ملیت‌ها برخورد‌ها و تعاملات بین فردی نزدیک را می‌پسندند و برخی دیگر آن را تجاوز به حریم خصوصی‌شان تلقی می‌کنند. نادیده‌گیری چنین جنبه‌هایی به‌خصوص در شرکت‌های چندملیتی و چند فرهنگی به‌آسانی می‌تواند دردسرساز شود.
برابری ایستگاه‌های کاری
مقایسه نیز، می‌تواند بر درک فضای شخصی تأثیر بگذارد. در جوسازمانی کارمندان می‌پذیرند که افراد دارای پست‌های مدیریتی باید دفاتر بزرگ‌تری داشته باشند. اما اگر اندازه ایستگاه کاری آن‌ها با همتایانشان یکسان نباشد، ممکن است بدون توجه به ابعاد واقعی آن، احساس کنند که تبعیضی صورت گرفته است. در چنین شرایطی باید منتظر واکنش و نارضایتی کارمندان خود باشید.
آنتروپومتری Anthropometry (ابعاد بدن)
ابعاد استاندارد یک فضای اداری ازآنجایی‌که باید افراد را در خود جای دهد، به‌اندازه و ابعاد بدن انسانی بستگی دارد. برای آنکه کارمندان بتوانند کارهای خود را به‌طور مؤثر انجام دهند باید فضای کافی برای حرکت آنان در نظر گرفته شود، بتوانند به‌راحتی در اتاق حرکت کنند و بدون زحمت به تجهیزات دسترسی داشته باشند.
دستورالعمل‌های اندازه‌گیری ایستگاه‌های کاری
در حقیقت استانداردی خاصی برای اندازه‌گیری فاصله ایستگاه‌های کاری وجود ندارد و این میزان بر اساس نوع شرایط کاری متغیر است. از این رو در دستورالعمل‌های استاندارد محیط کار، اغلب فقط الزامات عمومی را ذکر می‌کنند.
برخی از این الزامات عمومی به شرح زیر است:
- حداقل فضای پایه یک فرد برای نوشتن و تایپ کردن: ۴ مترمربع
- حداقل فضای اضافه برای نگهداری اوراق و مدارک در یک طراف شخص: ۱ مترمربع
- فضایی اضافه برای قرار دادن قفسه و یا کشو: ۱ مترمربع به ازای هر فایل
- فضای ملاقات و صندلی مهمان به ازای هر صندلی اضافه: ۱٫۵ مترمربع
البته همان‌طور که به آن اشاره شد، هنگام طراحی فضای اداری برای هر کارمند، جنبه‌های بسیاری وجود دارد که باید آن‌ها را در نظر بگیرید، مگر اینکه فقط بخواهید حداقل شرایط لازم برای یک فضای اداری را برآورده کنید. برخی از این جنبه‌ها شامل سطح موردنیاز فعالیت‌ها، حرکت در فضای کار، ایمنی و فضایی که کارمند برای انجام وظایف محوله خود به آن نیاز دارد، می‌شود.
اهداف رعایت استانداردهای فضایی در طراحی دفاتر
مهم‌ترین مزیت طراحی خوب یک دفترکار، بهبود انگیزه در کارکنان است. استانداردهای فضایی مناسب برای دفاتر می‌تواند بر میزان رضایت، بهره‌وری و حفظ کارکنان تأثیر مثبتی بگذارد. رعایت این اصول همچنین می‌تواند تأثیر بسیار خوبی در میزان رضایت مراجعه‌کنندگان و مشتریان شما نیز داشته باشد.
فراموش نکنید که محل کار باید محیطی انعطاف‌پذیر باشد تا بتواند زیبایی و مدرنیته را به‌راحتی، ایمنی، آسایش و بهره‌وری انرژی پیوند بزند. ازاین‌رو بر اساس برخی الزامات معمول و استاندارد، برنامه‌ریزی طراحی یک فضای اداری درنهایت باید در جهت رسیدن به اهداف زیر باشد:
دسترسی
یک فضای اداری باید دارای مسیرهای قابل‌دسترسی باشد که بتواند افراد معلول را نیز در خود جای دهد. ازاین‌رو باید تمام مبلمان اداری را حداقل با فاصله ۹۰ سانتی‌متر از دیوارها و سایر موانع قرار دهید. همچنین داشتن فضای خالی ۵/۱ متر برای چرخش در گوشه‌ها لازم است. سعی کنید نیازهای مختلف کارمندان را با استفاده از میزهای ایستاده و میزهای پیشخوان تأمین کنید. ارتفاع استاندارد برای انجام کار در حالت ایستاده، برابر با ۹۵ تا ۱۰۰ سانتی‌متر زیر ارتفاع آرنج است.
زیبایی‌شناسی
هنگام برنامه‌ریزی و طراحی ابعاد استاندارد دفتر خود، سعی کنید فضایی ایجاد کنید که افراد را به کار تشویق کند. ایجاد فضایی دلپذیر و آرامش‌بخش برای افزایش روحیه و بهره‌وری در محیط کار امری حیاتی است. برای این منظور برخی از ترندهای روز طراحی دفاتر کاری را در اینترنت جستجو کنید و یکی از مواردی را که قابلیت اجرا در محیط شما را دارند انتخاب کنید. مبلمان اداری، تزئینات و المان‌های به‌کاررفته در محیط، باید به نوعی نشان‌دهنده ماهیت کاری شرکت شما باشد.
توجه به صرفه‌جویی در هزینه‌ها
برای کاهش هزینه‌های عملیاتی شرکت خود از روشنایی و فناوری کارآمد استفاده کنید. سیاست‌های مؤثر در کاهش مصرف انرژی مانند خاموش کردن تجهیزات غیرضروری در شب‌ها را در دستور کار خود قرار دهید. عایق‌بندی فضای اداری نیز ایده عالی دیگری برای صرفه‌جویی در هزینه‌های عملیاتی است. با استفاده از این روش می‌توانید علاوه بر کاهش هزینه‌های گرمایش و سرمایش محل کار خود شرایط دمایی محیط کار خود را بهبود ببخشید. برنامه‌ریزی برای نگهداری منظم از تجهیزات و سیستم‌های محل کار، طول عمر آن‌ها را افزایش می‌دهد و هزینه‌های تعویض را به حداقل می‌رساند.
بهره‌وری
ارگونومی یک دفتر می‌تواند به‌طور قابل‌توجهی بر بهره‌وری و رفاه کارکنان آن تأثیر بگذارد. با سرمایه‌گذاری روی خرید صندلی‌های اداری ارگونومیک با طراحی مناسب که متناسب هر فرد باشد، شرایط کاری کارمندان خود را بهبود خواهید بخشید و می‌توانید شاهد افزایش میل و رغبت آن‌ها در انجام وظایف محوله باشید. با خرید عمده مبلمان اداری می‌توانید به‌راحتی این راه‌حل‌های ارگونومیک را با قیمت رقابتی دریافت کنید.
عملکرد
اگر می‌خواهید استانداردهای فضایی خوبی برای محل کار خود داشته باشید، پیش‌بینی فضاهای ضروری آینده را نیز بکنید. فضایی در نظر بگیرید که در صورت ایجاد تغییراتی و اضافه شدن بخشی دیگر به فضای شما، این کار بدون ایجاد تأثیر فنی در محیط فعلی انجام شود. محل کار خود را برای سناریوهای مختلف بهینه کنید و سعی کنید در هنگام برنامه‌ریزی برای طراحی، انعطاف‌پذیری را به حداکثر برسانید.
ایمنی
دقت داشته باشید که رعایت بهداشت، ایمنی و آسایش کارمندان امری لازم و ضروری است. محل کار خود را با تهویه هوای مناسب و دسترسی به پنجره‌های بازشو برای ورود هوای تازه طراحی کنید. همچنین بنا بر ملاحظات کاری، زمان‌های برای استراحت و از پشت میز بلند شدن برای کارکنان در نظر بگیرید. در خصوص ایمنی نیز، اقدامات امنیتی کافی را فراموش نکنید که می‌تواند شامل استفاده از کدهای امنیتی ورود الکترونیکی، دوربین‌های نظارتی و تامین امنیت سایبری باشد.
سخن پایانی:
هنگام برنامه‌ریزی برای طراحی یک محل کار ایده آل، در نظر گرفتن استانداردهای فضایی امری لازم و کاملاً ضروری است. از سویی دیگر هر دفتر کاری بنا به نوع کار و کسب و شرایط محیطی آن، اهداف متفاوتی را دنبال می‌کند که طراحان باید به آن‌ها توجه ویژه‌ای داشته باشند. تمرکز بر دستیابی به این اهداف می‌تواند محل کار شما را به دفتر مولد، بهینه و مدرن و راحت تبدیل کند. برای مشاوره و کسب اطلاعات بیشتر در خصوص استانداردهای فضایی طراحی دفاتر کاری با همکاران ما در گروه دکوراسیون داخلی مکعب در تماس باشید.