پیش از هر چیز باید توضیح دهیم که منظور از میز اداری چرخشی چیست. این کلمه ترجمه عبارت انگلیسی Hot Desking است. ویژگی اساسی این میزها نبود کارمند ثابت برای آنهاست. به عبارتی در این شکل از طراحی دفتر کار، کارمندان می‌توانند هر زمانی روی هر میز دلخواهی بنشینند؛ و هیچکس محل کار ثابتی ندارد. استفاده از میز اداری چرخشی می‌تواند یکی از راهکارهای اساسی برای طراحی دفتر کار باز باشد. میز اداری چرخشی فضا را برای بهبود روابط حرفه‌ای در کار فراهم می‌کند. از سویی برای مدیران، این مدل طراحی فرصتی است برای صرفه‌جویی در فضا و افزایش میزان اشغال فضای دفتر کار. اگر می‌خواهید تغییری در دفتر کار خود ایجاد کنید و در این تغییر میز اداری چرخشی حضور دارد؛ توصیه می‌کنیم برای انجام کار به نکات و موارد زیر توجه کافی داشته باشید.
از سیستمی برای رزرو میزها استفاده کنید
یکی از اولویت‌های شما بعد از انتخاب استفاده از میز اداری چرخشی ایجاد یک سیستم رزرو میز است. این روش استفاده از میز را برای کارکنان واضح و ساده می‌کند. با استفاده از این سیستم باید بتوانید تسهیلات لازم برای کارکنان در هنگام استفاده از میز را ارائه دهید. این کار کمک می‌کند تا احتمال سردرگمی، اختلال و در نهایت از دست دادن بهره‌وری کاهش یابد. نکته جالب دیگر اینکه اگر این سیستم بر اساس یک نرم افزار باشد؛ ممکن است بتوانید نکات جالب و کاربردی زیادی را درباره عادات همکاری و شکل کار کارکنان خود به دست آورید. البته فراموش نکنید که این سیستم معمولا برای دفاتر کار وسیع با تعداد بالای کارکنان ضروری است.
اصول استفاده از میز اداری چرخشی را آموزش دهید
برای برخی کارکنان ممکن است این روش کار ناآشنا باشد. همینطور ممکن است در برابر این روش مقاومت‌هایی صورت بگیرد. در این شرایط باید اطمینان پیدا کنید که روش‌های ساده‌ای را برای بهبود فرآیندهای کاری کارکنان تدارک دیده‌اید. همچنین به راحتی می‌توانید مشکلات و ابهامات آنها را در مراحل ابتدایی استفاده از فضای اداری جدید برطرف کنید. در این زمینه شاید نوشتن یک دستورالعمل کوتاه موثر باشد.
فراموش نکنید که کارکنان متعددی از یک فضا استفاده خواهند کرد
اهمیت این موضوع به این دلیل است که کارمندان معمولا روی میز ثابت خود مواردی مثل تصویر عزیزان‌شان، گلدان کوچک و سایر موارد مورد نیاز را قرار می‌دهند. این در حالی است که در میز اداری چرخشی چنین چیزی امکان پذیر نیست. در این شرایط اهمیت قفسه‌ها و طاقچه‌ها و کمدهای شخصی هر فرد دوچندان می شود. پس به این موضوع در طراحی مبلمان اداری خود اهمیت بیشتری بدهید. همچنین همین مسئله باعث می‌شود موضوع بهداشت میز اداری اهمیت بیشتری پیدا کند. در این زمینه نیز بهترین روش این است که به کارمندان خود آموزش دهید که میز کار چرخشی را با همان نظم و بهداشتی که دریافت کرده‌اند، تحویل دهند.
فضاهای خصوصی و آرام را نادیده نگیرید
به هر حال همه انسان‌ها در ساعاتی از روز و برای انجام بعضی از کارها نیاز به تمرکز بسیار بالایی دارند. در نتیجه باید در دفتر کار باز خود به فضاهای خصوصی نیز اهمیت بدهید؛ و بسته به تعداد کارکنان، چند میز اداری چرخشی را در محیطی خصوصی‌تر و آرام قرار دهید.
مبلمان اداری خود را مدیریت کنید
هیچ کارمندی دوست ندارد روز خود را با یک میز کار بهم ریخته و نامرتبط و یا ابزارهای خراب و دارای اشکال آغاز کند. پس بسیار مهم است که دکوراسیون اداری و مبلمان اداری دفتر کار خود را به بهترین وجه مدیریت کنید. در فضاهای اداری باز که از میز اداری چرخشی استفاده می‌شود، چنین اشکالاتی بیشتر رخ می‌دهد؛ و شما باید برنامه‌ای برای دریافت گزارش مشکلات و رسیدگی فوری به خرابی‌ها داشته باشید.
