برگزاری جلسات مختلف برای همکاری مؤثرتر در محل کار بسیار ضروری هستند و سازمان‌ها حدود ۱۵ درصد از زمان کاری خود را اغلب در جلسات می‌گذرانند. برای مدیران ارشد این عدد به ۵۰ درصد هم حتی می‌رسد. اما از طرفی از آنجایی که متأسفانه، بیشتر زمان صرف شده در جلسات هدر می‌رود، مدیران بیش از ۶۷ درصد جلسات را شکست خورده می‌دانند فضای ناکافی اتاق‌های جلسات، تجهیزات ویدئویی کنفرانس نامرغوب و اتصالات اینترنتی ضعیف و آزاردهنده هستند و تأثیر زیادی بر تجربه اتاق کنفرانس و نتایج جلسات دارند. از لحاظ هزینه‌ای نیز این اتفاقات به ضرر شرکت‌ها است و به طور مثال به صورت سالیانه در ایالات‌متحده ۳۷ میلیارد دلار به دلیل نامناسب بودن اتاق‌های جلسات هدر می‌رود.
اما خبر خوب این است که راه‌هایی برای بهره‌وری بیشتر اتاق‌های کنفرانس وجود دارد که بخش مهمی از آن تحت تایر فناوری‌های موجود و پیشرفته در محل کار اتفاق می‌افتد. فناوری مناسب می‌تواند به از بین بردن چالش‌های عملیاتی برگزاری جلسات کمک کرده و آنها را کارآمدتر، مشارکتی و سازنده‌تر کند.. مسائل فنی و تجهیزات و نرم‌افزارهای اتاق جلسات می‌تواند بر بهره‌وری تأثیر بگذارد و باعث تأخیر و یا حتی کنار گذاشتن بحث‌ها شود. جلسات باید تا حد امکان کوتاه و پربار باشد زیرا هر دقیقه‌ای که شما و تیمتان در جلسه می‌گذرانید می‌تواند صرف کار مفید دیگری شود. در ادامه با روش‌های خوبی برای بهبود تجربه اتاق کنفرانس و غلبه بر برخی از دشوارترین چالش‌ها در رزرو و استفاده از اتاق جلسات آشنا خواهید شد. با مجله مکعب همراه باشید.
روش‌های بهبود شرایط اتاق کنفرانسفضای کافی برای برگزاری جلسات ایستاده فراهم کنید.
ایستادن در طول جلسات می‌تواند تأثیر زیادی بر نحوه تعامل کارکنان با یکدیگر داشته باشد. در طی تحقیقی که تفاوت بین جلسات ایستاده و جلسات نشسته را مورد بررسی قرارداد، دانشمندان دریافتند که کار در اتاق بدون صندلی افزایش برانگیختگی گروه، کاهش رفتارهای بی‌انگیزه و افزایش اشتراک اطلاعات و ایده‌ها» را نشان می‌دهد. در این تحقیق هنگامی که افراد گروه قادر به ایستادن بودند، تلفن‌ها، تکه‌های کاغذ و رایانه‌های خود را کنار می‌گذاشتند و نزدیک یکدیگر جمع می‌شدند و رفتارهای کمک‌کننده‌تری از خود نشان می‌دادند. توجه داشته باشید که جلسات ایستاده در اتاق کنفرانس برای همه کار نمی‌کند. زنان باردار، کسانی که مشکل کمر دارند، افراد دارای معلولیت و افراد کوتاه قد همگی می‌توانند از جلسات ایستاده تجربه منفی داشته باشند.
سیستم زمان‌بندی اتاق کنفرانس را ساده کنید
بر طبق آمار در ۲۷ درصد مواقع، چالش اصلی جلسات، یافتن و رزرو فضای جلسات است. یک سوم از همه مشاغل هنوز برای رزرو اتاق جلسات به پذیرش مراجعه می‌کنند. نرم‌افزارهای زمان‌بندی اتاق کنفرانس روشی قوی و آسان برای ساده سازی روند رزرو اتاق کنفرانس و فضای جلسه که تا حد زیادی موجب صرفه جویی در وقت صرف شده برای جستجوی اتاق‌های موجود و کاهش روند رسیدگی به زمان بررسی درخواست‌ها و به حداقل رساندن سایر خطاهای برنامه ریزی می‌شود. چنین سیستمی می‌تواند در صورت تغییر در زمان، مکان یا دستور جلسه شرکت‌کنندگان را مطلع کند و به رفع سردرگمی و برنامه ریزی افراد حاضر در جلسه کمک کند تا بتوانند برای روز خود برنامه ریزی کنند و کارهای خود را با حداقل وقفه انجام دهند.
از فناوری‌هایی مانند ویدئو کنفرانس بهره بگیرید.
امروزه ۷۸ درصد از پاسخ دهندگان به نظرسنجی تأثیر ویدئو کنفرانس در اتاق‌های کنفرانس می‌گویند که برای جلسات و ارائه‌های خود به ویدیو تکیه می‌کنند و افزودن ویدئو به جلسات بهره‌وری و استفاده مفید از جلسات را تا ۵۰ درصد افزایش می‌دهد. کنفرانس ویدئویی می‌تواند افراد را فارغ از این که کجا هستند فوراً به یکدیگر متصل کند. این امر باعث می‌شود که سفرهای پرهزینه کارکنان شعبات مختلف کاهش یابد، شیوه‌های کار انعطاف پذیرتر شود و رفاقت بین هم تیمی‌ها ترویج شود.
از این رو به دنبال راه‌حل‌هایی باشید که نصب، راه‌اندازی و استفاده از آنها آسان باشد، به ویژه اگر تعداد کارکنان IT شما محدود است از تکنولوژی‌ها و ابزاری استفاده کنید که راه‌اندازی و استفاده از آنها برای همه آسان باشد. استفاده از نرم‌افزارهای یکپارچه و تجهیزات کنفرانس، پایبندی به بهترین شیوه‌ها را برای همه آسان می‌کند و در وقت و ناامیدی صرفه جویی می‌کند. همچنین، گرچه تجهیز تمام اتاق‌های جلسات به ابزار کنفرانس ویدئویی هزینه‌بر است اما در هنگام رزرو اتاق جلسات با محدودیت مواجه نخواهید بود و جلسات مهم هیچ‌گاه به تعویق نمی‌افتند.
تجهیزاتی مانند تلویزیون و پروژکتور لازم است.
بهتر است برای اتاق کنفرانس به دنبال تجهیزاتی باشید که ترجیحاً قابلیت اتصال بدون سیم داشته باشند تا تمامی افراد حاضر در جلسه در صورت نیاز بتوانند به راحتی به آن متصل شوند. گاهی اوقات وقتی مهمانانی به ما ملحق می‌شوند، برای برقراری ارتباط مشکل دارند به همین دلیل ارائه طیف وسیعی از کانکتورها برای رایانه‌ها به مهمانان کمک می‌کند تا سریع کار کنند
اطلاعات اتاق جلسه را به اشتراک بگذارید
اطلاعاتی مانند این که اتاق کنفرانس کجاست؟ راه‌های دسترسی به آن کجاست؟ چه وسایلی در اتاق موجود است؟ اتاق چند نفر را در خود جای می‌دهد را در هنگام اعلام زمان جلسه به اعضای تیم خود اطلاع رسانی کنید. هیچ‌چیز بدتر از این نیست که در روز جلسه ببینید که اتاق رزرو شده آنچه شما برای جلسه نیاز دارید را ندارد. یک سیستم رزرو اتاق کنفرانس خوب باید به شما این امکان را بدهد که اطلاعات را در لیست هر اتاق ثبت کنید. به این ترتیب وقتی کاربران در حال برنامه ریزی یک اتاق کنفرانس هستند، می‌توانند بررسی کنند که آیا اتاق جلسات به طور کامل برای نیازهای آنها مجهز است یا خیر. در آن لیست شما همچنین می‌توانید اطلاعات پشتیبانی در مورد نحوه استفاده از پروژکتور یا تلویزیون و همچنین اطلاعات تماس با بخش IT را قرار دهید تا افراد حاضر در اتاق بتوانند به سرعت و راحتی به آنها دسترسی داشته باشند.
وضعیت تهویه مطبوع در اتاق‌های کنفرانس بررسی کنید.
مطالعات نشان داده است که دما و وضعیت تهویه اتاق در بهره‌وری افراد تأثیر دارد و دمای مطلوب ۲۱ تا ۲۳ درجه سانتی گراد است. دقت داشته باشی که دمای کمتر از ۲۰ درجه و بالای ۲۵ درجه سرعت تایپ را تا ۶۶ درصد کاهش می‌دهد.
روشنایی طبیعی بهترین گزینه برای اتاق کنفرانس است.
اگر می‌خواهید کارکنان دفتر شما بهره‌وری بیشتری داشته باشند، سعی کنید تا آنجا که ممکن است از نور طبیعی خورشید و نور مستقیم استفاده کنید. بر طبق مطالعات فراوان ثابت شده است که نوع نورپردازی و همچنین شدت نور بر عملکرد شناختی افراد تأثیر زیادی دارد.
گیاهان بیشتری در اتاق قرار دهید.
یکی از ساده‌ترین روش‌ها برای افزایش بهره‌وری کارکنان در اتاق جلسات، قرار دادن گیاهان سبز است چرا که گیاهان ما را شادتر می‌کنند! تحقیقات نشان داده است که وقتی کارکنان در بین گیاهان سبز کار می‌کنند، بهره‌وری آنها ۳۸ درصد افزایش می‌یابد.
اتاق کنفرانس را رنگ‌آمیزی کنید
رنگ اتاق کنفرانس شما می‌تواند بر میزان بهره‌وری و انرژی افراد تأثیر بسزایی داشته باشد. بسته به نحوه استفاده از اتاق، می‌توانید از چند رنگ در آن استفاده کنید. اگر اتاق جلسات به‌گونه‌ای است که نیاز به تمرکز زیادی دارد آن را با رنگ سبز ملایم رنگ آمیزی کنید. آیا اتاق کنفرانس شما باعث ایجاد نوآوری و تفکر خلاق می‌شود؟ پس آن را به رنگ زرد ملایم رنگ کنید. همچنین بد نیست بدانید که کارکنان شما در اتاقی که به رنگ آبی رنگ آمیزی شده است احساس آرامش و ثبات بیشتری می‌کنند. برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد تأثیر رنگ‌ها بر طراحی دکوراسیون اداری مقالات دیگر ما در این رابطه را بخوانید.
دستور کار جلسه را پیش از آغاز تنظیم کنید
قبل از ورود افراد به اتاق کنفرانس، دستور جلسه را تهیه و بین افراد توزیع کنید. این امر نه‌تنها به کارکنان در آماده شدن برای جلسه کمک می‌کند، بلکه به تسهیل کننده جلسه نیز کمک می‌کند تا مکالمه را در مسیر مناسب نگه دارد و به همه زمان کافی برای بحث در مورد دیدگاه‌های خود بدهد.
آلودگی‌های صوتی را مسدود کنید
وجود سر و صدای اضافی در دفتر به راحتی می‌تواند حواس افراد حاضر در جلسه را پرت کند و تمرکز را سخت و به موضوعی چالش برانگیز تبدیل کند. این امر به ویژه هنگامی صادق است که اتاق جلسات شما نزدیک اتاق ناهار، اتاق استراحت یا چاپگرها و یا دستگاه‌های کپی باشد. فراتر از حواس پرتی، سر و صدای دفتر ممکن است سطح استرس را در جلسه افزایش دهد و می‌تواند بر همکاری، خلق و خو و بهره‌وری افراد تأثیر منفی بگذارد. راه حل های عایق صدا زیادی مانند پارتیشن‌های آکوستیک وجود دارد که می‌تواند برای عایق کردن اتاق کنفرانس مورد استفاده قرار بگیرد.
با رعایت موارد ساده این مقاله به آسانی می‌توانید وضعیت اتاق‌های کنفرانس شرکت خود را بهبود بخشیده و جلسات پربارتر و مؤثرتری برگزار کنید. در صورت نیاز به راهنمایی بیشتر با کارشناسان ما در گروه دکوراسیون اداری مکعب تماس بگیرید.
