امروزه با وجود ویروس کرونا، رعایت فاصله گذاری اجتماعی در سازمان یک موضوع ضروری به حساب می‌آید. البته در مورد نقش فضای کاری منعطف موجود، اطمینان زیادی بین کارکنان وجود ندارد. آیا کارمندان می‌توانند با این مساله کنار بیایند؟ و امنیت آنها در این شرایط حفظ می‌شود؟
این سوالات در محیط‌های کاری قابل توجه است، زیرا مدیران سعی دارند تا کارمندان بتوانند در محیطی با انعطاف‌پذیری بالا به خوبی کار کنند.
سازش با فاصله‌گذاری اجتماعی راه‌حل آن است، زیرا داشتن انعطاف کاری هنوز هم می‌تواند بخش اصلی کار پرسنل باشد. کارمندان باید به دستورالعمل‌های لازم در خصوص فاصله گذاری اجتماعی در سازمان پایبند باشند. ارتباط از راه دور، طبقه‌بندی محیط کاری و خیلی از موارد دیگر از سیاست‌های جدید در محیط‌های کاری است که باید روی آن نظارت دقیقی داشت.
انواع فضای اداری انعطاف‌پذیر
فضاهای کاری را که باید کمی بیشتر در این خصوص به آنها توجه کرد، مشخص کنید. به عنوان مثال میزهایی که برای جلسات در نظر گرفته می‌شود نوعی از این فضای کاری منعطف هستند. اگر بخواهیم ویژگی‌های یک فضای کاری با انعطاف‌پذیری بالا را مشخص کنیم، باید بگوییم:
- فضایی که صندلی اختصاصی یا یک کارمند اختصاصی ندارد.
- فضاهایی که در طول روز افراد و گروه‌های مختلف زیادی در آن جمع خواهند شد.
- بخشی از محیط کار که انواع فعالیت‌ها در آن جا انجام می‌شود.
محیط‌هایی که با این ویژگی‌ها مطابقت دارند، باید برای فاصله گذاری اجتماعی در سازمان مورد توجه قرار بگیرند. اگر قوانین و فرآیندهای جدی برای این مناطق در نظر گرفته نشود، کارمندان باید کمتر در این محیط‌ها رفت‌وآمد کنند.
با این حال، مدیران مجموعه‌ها بهتر است با یک نظارت دقیق و آگاهانه، به دنبال طراحی فضای ایمن‌تری باشند.
سیاست‌های فاصله‌گذاری را در برنامه‌ریزی خود دخیل کنید
اولین قدم در طراحی یک فضا با انعطاف بالا، تعیین فاصله‌گذاری مناسب است. مجموعه‌ها بر اساس اندازه فضا و تعداد کارمندان باید سازماندهی لازم را انجام دهند.
به عنوان مثال اگر در گذشته ۴ کارمند در یک محیط محدود کار می‌کردند، امروزه تعداد باید به حداقل برسد. ظرفیت واقعی را در نظر بگیرید، چیدمان فضا را دوباره از نو انجام دهید و سعی کنید انعطاف‌پذیری لازم را در حین طراحی حفظ کنید.
به همین ترتیب می‌توانید یک اتاق را با میزهای مختلف پر کنید، به شرطی که برای ایجاد فاصله مناسب افراد از یکدیگر، میزها را کمی کاهش و دوباره سازماندهی لازم را برای فاصله گذاری اجتماعی در سازمان انجام دهید.
طراحی محیط پرانرژی در عین حال انعطاف‌پذیر
توجه داشته باشید تحت این شرایط محیط کار روحیه قبل را حفظ کند. فضای کار باید با نیازهای گسترده کارمندان هماهنگی داشته باشد و به همکاری آنها با یکدیگر لطمه‌ای وارد نکند. همچنین برای کاهش استرس کارمندان خود تمهیداتی مناسب با سیاست‌های شرکت خود بیندیشید.
فاصله فیزیکی فقط اگر به خوبی روی آن تمرکز شود، تاثیر درستی به همراه دارد. گام دوم در حفظ فضای کاری منعطف، اجرای سیاست و برنامه‌هایی است که فاصله مناسب را بین کارمندان ایجاد کند.
بعضی از فضاهای کاری انعطاف‌پذیر قابلیت کنترل را دارند، به عنوان مثال می‌توان زمان غذا خوردن را به بخش‌های بیشتری تقسیم کرد. برای گروه‌های مختلف یک زمان‌بندی مشخصی در نظر گرفت یا از پارتیشن اداری برای تقسیم کردن فضاها استفاده کرد.
در سازمان محیط کاری مشترک نداشته باشید
باید اشاره کنیم برنامه‌ریزی دقیق و منظم برای ضدعفونی کردن محیط می‌تواند تاثیر فاصله اجتماعی و فضای کاری منعطف را به مراتب بیشتر کند.
از آن جایی که اگر فضاهای مشترک به خوبی تمیز نشوند، کانون فعالیت ویروس‌ها خواهند بود باید ضدعفونی به طور مکرر انجام شود.
کارمندان باید مراحل اساسی بهداشت را انجام دهند، قبل و بعد از استفاده از فضای کاری، بخش مربوط به خود را به طور کامل ضدعفونی کنند.
ضدعونی به صورت دقیق‌تر و در زمان‌های کوتاه‌تر در طول روز انجام شود. گروه خدمات باید در طول شب که افراد در محیط نیستند ضدعفونی‌های عمیق‌تر را انجام دهند. همچنین شرکت‌ها باید یک نیروی ضدعفونی کننده برای حفظ سلامت و بهداشت اتاق‌های کار داشته باشند.
یادگیری را به صورت کوتاه ادامه دهید
یادگیری در شرایط جدید نیازی به توقف ندارد، در یک محیط کاری منعطف با رعایت فاصله مناسب می‌توان تمرکز را روی اشتراک گذاشتن اطلاعات بین افراد در یک بازه پنج تا ده دقیقه‌ای گذاشت.
می‌توانید این زمان را فقط برای دریافت اطلاعات اختصاص دهید و به افراد تیم اجازه دهید کمی روی موضوع بحث بیشتر فکر کنند، سپس نظرات خود را در جلسه‌های بعدی عنوان کنند.
همچنین مدیران می‌توانند از یک نفر بخواهند که با اعضای گروه به صورت انفرادی صحبت کوتاهی داشته باشد تا نظرات مختلف را جمع کند و در اختیار مسئول قرار دهد.
تعیین یک فرد مشخص به عنوان پشتیبان در تیم
شاید برخی از مدیران شرایط لازم را نداشته باشند که خود مستقیما با افراد مختلف ارتباط برقرار کنند. به همین دلیل برای پیشبرد کارها در این شرایط خاص باید در هر سازمان فردی انتخاب کرد. این فرد می‌تواند به راحتی ارتباط نزدیک‌تری با تمام پرسنل ارتباط برقرار کند.
