طراحی اتاق کنفرانس مناسب را می‌توانیم به اندازه استخدام کارمندان برای شرکت یک امر مهم بدانیم. طراحی سالن کنفرانس اداری باید با اهداف سازمان سازگار باشد و به یافتن ایده‌های جدید کمک کند. کارمندان شما وقتی وارد اتاق کنفرانس می‌شوند، نباید احساس کنند که از فضای شرکت خارج شده‌اند. اتاق کنفرانس باید به‌گونه‌ای باشد که عملکرد، خلاقیت و بهره‌وری کارمندان را بالا ببرد.
تحقیقات نشان می‌دهد که ۳۰% زمان کارمندان در جلسات می‌گذرد به همین دلیل است که ساخت یک اتاق کنفرانس خوب برای هر سازمانی یک امر ضروری محسوب می‌شود. زمانی که یک اتاق کنفرانس طراحی می‌کنید باید از خود بپرسید که چه نوع جلساتی را می‌خواهید در آنجا برگزار کنید. درک نوع نیازهای سازمان، به پروسه طراحی کمک زیادی می‌کند. از خود بپرسید چه کسانی می‌خواهند به جلسه شما شرکت کنند.
درصورتی‌که با سازمان‌های سراسر جهان همکاری می‌کنید، اتاق کنفرانس باید تمام تکنولوژی‌های لازم برای برقراری ارتباط را داشته باشد. رعایت نکات کلیدی زیر برای طراحی سالن کنفرانس اداری لازم هستند.
اتاق مناسب را انتخاب کنید
اتاقی انتخاب کنید که مزاحمت عوامل خارجی مانند صدا در آن کمتر باشند. پیشنهاد می‌شود که اتاق کنفرانس را نزدیک دفتر مدیرعامل قرار دهید زیرا محیط اطراف این اتاق معمولاً آرام است. درصورتی‌که فضای محدودی در اختیار دارید، از دیوارها و پنجره‌های مانع عبور صدا استفاده کنید.
انتخاب درست رنگ اتاق هم یکی دیگر از نکات کلیدی در طراحی اتاق کنفرانس است. رنگ این اتاق باید با توجه به اهداف جلسه انتخاب شود. رنگ زرد باعث می‌شود اعضای جلسه تمایل به صحبت پیدا کنند و رنگ آبی از رنگ‌هایی است که خلاقیت را بالا می‌برد و در فضا آرامش ایجاد می‌کند.
در سازمان‌های کوچک، کارمندان معمولاً فرصتی برای راه رفتن پیدا نمی‌کنند. به همین دلیل اگر اتاق‌های جلسات را کمی دور از محل کار کارمندان قرار دهید، کارمندان از فرصت راه رفتن و گفتگو با یکدیگر بهره‌مند می‌شوند.
هنگام انتخاب اتاق کنفرانس، حتماً به نوع جلسات هم دقت کنید. درصورتی‌که برای جلسات نیاز به نور طبیعی دارید، می‌توانید اتاق کنفرانس را در محلی خارج از ساختمان اصلی قرار دهید و از پنجره‌های بزرگ برای آن استفاده کنید.
چیدمان میز اداری و صندلی باید به گونه‌ای باشد تا حاضرین جلسه را وادار به تعامل با یکدیگر کند. چیدمان‌های مختلفی وجود دارد که با توجه به نیاز‌هایتان می‌توانید از آنها استفاده کنید. نکات مثبت و منفی هر چیدمان را قبل از انتخاب بررسی کنید.
میز و صندلی‌ها
انعطاف‌پذیری صندلی‌ها نقش مهمی در ایجاد محیط مناسب ایفا می‌کند. وجود صندلی‌های مناسب، باعث می‌شود کارمندان خسته نشوند و جلسات برای مدت بیشتری ادامه پیدا کند. در ادامه به توضیح دقیق‌تری از نکاتی که باید برای انتخاب صندلی هنگام طراحی سالن کنفرانس اداری رعایت کنید می‌پردازیم.
ارگونومی
یکی از مهم‌ترین نکاتی که هنگام طراحی اتاق کنفرانس باید به آن توجه شود این است که جلسات معمولاً محدودیت زمانی ندارند. انتخاب صندلی نامناسب می‌تواند باعث ناراحتی کارمندان و به دنبال آن، کاهش زمان جلسات شود. انتخاب صندلی‌های ارگونومیک، هم خلاقیت افراد حاضر در جلسه را افزایش می‌دهد هم به سلامتی آنها کمک می‌کند.
دوام بالا
یکی از نکات دیگر در انتخاب صندلی که باید به آن توجه کنید، انتخاب صندلی با کیفیت است. توجه کنید که موادی مانند چرم برای استفاده در هوای تابستانی و گرم مناسب نیستند. هر ماده اولیه، مزایا و معایب خود را دارد و بهتر است قبل از خرید حتما آنها را بررسی کنید.
کاربردی بودن
صندلی‌هایی انتخاب کنید که بتوان آن را مطابق نیازهای هر کارمند تنظیم کرد. صندلی‌ها باید قابلیت حرکتی خوبی داشته باشند و نشستن بر آنها برای کارمند راحت باشد.
طراحی اتاق کنفرانس زیبا با نور مناسب
یک طراحی اتاق کنفرانس زیبا، انرژی کارمندان را افزایش و استرس آنها را کاهش می‌دهد و همچنین باعث افزایش تمرکز می‌شود. رنگ‌ها باید نشان دهنده هویت شرکت شما باشد.
نور
یک اتاق کنفرانس مناسب باید دارای نورهای مستقیم و غیر‌مستقیم باشد . همچنین امکان تغییر در سطح نور و مکان آنها نیز باید وجود داشته باشد. نور کم باعث می‌شود حاضرین در جلسه خسته شوند و در صورتی که نور زیاد و مستقیم باشد، تمرکز آنها کاهش می‌یابد.
امکانات داخل اتاق کنفرانس
با توجه به پیشرفت تکنولوژی، وجود امکانات صوتی و تصویری از مهم‌ترین ویژگی‌هایی است که باید در طراحی سالن کنفرانس اداری رعایت کنید.
همواره باید امکاناتی همچون ابزار لازم برای کنفرانس ویدیویی، پروژکتور، ابزارهای برای به اشتراک‌گذاری صفحات لپ‌تاپ برای حاضرین در جلسه برای ارائه ایده‌های خود در دسترس داشته باشید. سعی کنید همواره امکانات لازم برای شارژ کردن ابزارهای مختلف کارمندان مانند لپ‌تاپ یا تبلت را در اختیار آنها قرار دهید.
در ادامه پنج نوع فضا برای ارتقای محیط شرکت به شما معرفی می‌کنیم که می‌توانید برای طراحی سالن کنفرانس اداری از آنها الهام بگیرید.
اتاق‌های برای تلفن صحبت‌کردن
اتاق‌های مخصوص تلفن صحبت‌کردن عایق صدا و جزء بهترین انتخاب‌ها هستند. این اتاق‌ها فضای کمی را اشغال می‌کنند و دارای یک میز و صندلی کوچک هستند. داشتن تعدادی از این اتاق‌ها در فضای کاری، می‌تواند بسیار کاربردی باشد.
اتاق‌های باز
البته طبیعی است اگر فکر کنید که این اتاق‌ها دقیقاً شبیه اتاق کنفرانس نیستند، اما آنها فضای مناسبی برای صحبت‌کردن با مشتری محسوب می‌شوند. این فضاها معمولاً از فضای اصلی کاری جدا هستند و مبلمان اداری آنها هم حالت راحتی و دوستانه دارد.
اتاق جلسات
این اتاق‌ها معمولاً برای جلسات ۲ تا ۶ نفره و رو در رو مناسب هستند. این اتاق‌ها میز اداری مستطیلی یا دایره‌ای کوچک با رنگ‌های متنوع دارند و فضای کافی برای راه رفتن افراد حاضر در جلسه در آنجا وجود دارد.
برای طراحی این اتاق‌ها از خلاقیت خود استفاده کنید و از روش‌های مختلفی بهره‌مند شوید.
اتاق تیم
این اتاق‌ها نسخه کوچک‌تری نسبت به اتاق جلسات محسوب می‌شوند. معمولاً این اتاق‌ها برای ۴ تا ۱۲ نفر طراحی می‌شوند. لوازم لازم برای این اتاق، فقط میز کار گروهی و صندلی اداری است. هدف اصلی استفاده از این اتاق‌ها، ایجاد ارتباط بیشتر و بهتر کارمندان با یکدیگر است.
اتاق‌های بزرگ
این اتاق‌ها برای کنفرانس و جلسات با مشتریان و یا همه کارمندان سازمان مناسب است. این اتاق‌ها برای حضور ۱۰ تا ۲۰ نفر طراحی می‌شوند و ساختن آنها هزینه بیشتری نسبت به سایر اتاق‌ها دارد.
بسیاری از سازمان‌ها به این اتاق امکانات صوتی مانند بلندگو اضافه می‌کنند تا همه بتوانند صدای کسی که در حال کنفرانس دادن است را بشنوند.
یک میز اداری مدرن، تعدادی صندلی اداری مدرن و چند مبل را می‌توان در این اتاق استفاده کرد.
سخن پایانی
با رعایت نکات بالا و با استفاده از خلاقیت، می‌توانید محیط دوستانه و درعین‌حال حرفه‌ای را برای کارمندان خود ایجاد کنید تا آنها بتوانند ایده‌های خود را با یکدیگر به اشتراک بگذارند و باعث پیشرفت سازمان شما شوند.
