وقتی صحبت از طراحی دکوراسیون اداری دفاتر میشود، طراحی فضای باز و فضایی اشتراکی به عنوان طرحی مدرن به ذهن اکثر افراد می‌رسد. در این که دفاتر فضای باز و فضایی اشتراکی مزایای زیادی دارند شکی نیست اما این نوع طراحی داخلی فقط برای برخی سازمانها کارایی دارد و برای همه نوع کسب و کار و هر نوع فضای اداری مناسب نیست. یک حلقه مفقوده در دفاتر اداری با طراحی باز، حریم خصوصی است. این موضوع زمانی مشکل‌ساز خواهد شد که بر روی بهرهوری کارکنان تأثیر بگذارد. از سویی دیگر، اجبار کارمندان به کار در انزوا در مفهوم کار تیمی نیز اختلال ایجاد می‌کند، پس روش مناسب طراحی دفتر چیست و چگونه حریم خصوصی کارمندان بهرهوری در محیط کار را بهبود می‌بخشد سؤالی است که در این مقاله از مجله مکعب به آن پاسخ خواهیم داد. در ادامه با ما همراه باشید.
چرا حریم خصوصی کارمندان در محیط کار مهم است؟
مطالعات نشان می‌دهد که نزدیک به ۸۵ درصد کارمندان از عدم رعایت حریم خصوصی در محل کار که بر تمرکز آنها تأثیر می‌گذارد، شکایت دارند. جالب است بدانید که این مشکل این یک پدیده جهانی است که محدود به یک کشور یا شهر نیست.
صدای زنگ تلفن، مکالمه و سایر سر و صدای معمول دفتر میتواند منجر به حواس‌پرتی زیاد شود و همچنین میتواند باعث ایجاد استرس در بدن انسان شود و بر سلامت کلی فرد تأثیر سو بگذارد.
عدم رعایت حریم خصوصی کارمندان چگونه بر بهرهوری تأثیر می‌گذارد؟
یک مطالعه در هاروارد نشان می‌دهد که عدم رعایت حریم خصوصی (هنگامی که افراد در یک دفتر با طراحی باز کار میکنند)، برخلاف تصور عمومی، منجر به تعامل کمتری بین کارمندان میشود. این مطالعه استدلال می‌کند که یک فضای کاری مشترک درواقع باعث میشود که کارمندان از ایجاد تعاملات بیشتر خودداری کنند. در این تحقیق محققان دانشگاه هاروارد، کارمندان دو شرکت Fortune 500 را قبل و بعد از انتقال به دفتری با فضای باز مورد آزمایش قرار دادند و دریافتند تعامل چهره به چهره کارمندان از ۵.۸ ساعت به ۱.۷ ساعت در هفته کاهش یافته است.
از نتایج این تحقیقات استنباط میشود که فضای کاری مشترک منجر به افزایش میل طبیعی انسان به کناره‌گیری اجتماعی از مقامات رسمی میشود و تعاملات را بیشتر به‌سوی ایمیل و پیام کوتاه می‌برد. بر اساس این آزمایش نه‌تنها تعامل چهره به چهره کاهش یافت، بلکه به‌طور قابل توجهی بهرهوری کارکنان نیز کاهش بعد از جابه‌جایی به دفتر کار باز کاهش پیدا کرد.
دقیقاً حریم خصوصی کارمندان در محیط کار چیست؟
حریم خصوصی کارمندان در محیط کار به ترکیبی از تجربیات حسی اشاره دارد که به شرح زیر است:
- حریم خصوصی بصری – شامل حواس‌پرتی بصری و یا در معرض دید دیگران قرار نگرفتن میشود
- حریم خصوصی صوتی – شامل ایجاد صدای شخصی بدون ایجاد مزاحمت برای دیگران و یا کاهش تمرکز به دلیل سر و صدای محیط میشود. (سر و صدا در اینجا به تماس‌های تلفنی، مکالمات بلند، گفتگوی اعضا تیمها و. گفته میشود)
- حریم خصوصی اطلاعات – خصوصی نگه داشتن محتوای امور محوله و یا مکالمات محرمانه
- حفظ حریم خصوصی – تأمین فضای اختصاصی برای نگهداری از لوازم شخصی
یکی از دلایل میل به تعامل کمتر در یک دفتر با طراحی باز میتواند این باشد که عدم رعایت حریم خصوصی افراد را در معرض چشم‌های کنجکاو قرار می‌دهد. به‌عنوان مثال، تصور کنید که انجام کاری برای کارمندی دشوار است و او می‌خواهد از یک همکار کمک بخواهد. در چنین شرایطی این کارمند تمایل دارد در یک اتاق و به دور از چشم‌های کنجکاو و پرسشگر دیگران مشکل خود را حل کند و از همکارش راهنمایی بخواهد. در چنین شرایطی فضای کار اشتراکی عملا مانع بزرگی به حساب می‌آید و به راحتی با منصرف کردن فرد، موجب کاهش راندمان و بهرهوری میشود.
همچنین یکی از دلایل افت بهرهوری در یک محیط کار اشتراکی حواس‌پرتی در محیط کار است. اگر یک کارمند نیاز به برقراری تماس تلفنی مهمی داشته باشد، ممکن است به خاطر فضای اداری نتواند به راحتی صحبت کند و آن را به تعویق بیندازد. به همین ترتیب، اگر آنها نیاز به کار گروهی در یک پروژه داشته باشند، به‌راحتی با ایجاد سر و صدا باعث عدم تمرکز تیم‌های دیگر می‌شوند.
اهمیت پرداختن به موضوع حریم خصوصی کارمندان
وظیفه یک کارفرما تهیه محیط مناسبی برای کار باکیفیت است که موجب افزایش بهرهوری در کارکنان شود. توجه به شرایط حریم خصوصی کارمندان بخشی از این وظیفه است. با اهمیت قائل شدن به مسائل مربوط به حریم خصوصی کارمندان، شما نه تنها کارمندان شادتری خواهید داشت، بلکه شاهد افزایش چشمگیری در بهرهوری و کارایی آنان خواهید بود. از این رو طراحی مناسب فضای اداری نقش مهمی پیدا می‌کند. کارفرمایان می‌توانند با به کارگیری عناصر نوآورانه در طراحی دفاتر اداری، محل کار خود را به یک فضای آرامش‌بخش و امن برای کارکنان تبدیل کنند. طراحی فضای اداری برای کاهش استرس در محل کار راهنمای خوبی برای ایده گرفتن شما در طراحی محیط است.
در نظر گرفتن اتاق‌های کنفرانس یا استراحت برای جلسات طوفان فکری، بحث‌های مهم روشهای ایده الی برای حفظ حریم خصوصی کارمندان هستند. همچنین در نظر گرفتن اتاقکها و یا غرفه‌هایی برای افرادی که نیاز به تمرکز بیشتر دارند یکی از ضروریات دفاتر کاری با فضای اشتراکی است. در یک محیط کار معمولی، کارمندان به دنبال حفظ حریم خصوصی برای دوره‌های زمانی مشخص و برای اهداف خاص هستند نه برای کل روز.به عنوان مثال، کارکنانی که در بخش حسابداری و یا برنامه‌نویسی رایانه کار میکنند حداقل در بعضی مواقع نیاز به بودن در فضاهای ساکت دارند.
سخن پایانی
در کل این که یک فرمول واحد برای حفظ حریم خصوصی در سازمانها وجود ندارد و هر شرکتی با تکیه بر سیاستها و فضای کاری و اداری خود باید یک دستورالعمل کاربردی برای این کار تدوین کند. چنین راهکاری میتواند به هر کسب و کاری کمک کند تا تعادل مناسبی را بین یک فضای اشتراکی و خصوصی ایجاد کند و به حداکثر بهرهوری در افراد دست پیدا کند. گروه طراحی داخلی و دکوراسیون مکعب برای ایجاد راهکارهای خلاقانه در طراحی فضاهای اداری همراه شما است. برای مشاوره با متخصصان ما کافی است با ما تماس بگیرید تا بر اساس آخرین ترندهای روز حریم خصوصی و بهرهوری کارمندان خود را در یک محیط پویا به حداکثر برسانید.
