اگر استاندارد فضای کاری رعایت شود، پرسنل و کارمندان بهره‌وری بیشتری خواهند داشت و به پیشرفت سازمان کمک زیادی می‌شود. استانداردهای اداره کار زیاد هستند و حین طراحی دکوراسیون اداری و محوطه باید در نظر گرفته شوند. این استانداردها موجب راحتی هر چه بیشتر مدیریت و کارمندان در فضای کاری خواهند شد.
با رعایت اصول و نکات طراحی و چیدمان محیط کاری، پرسنل انگیزه بیشتری دارند و در محیطی مناسب بستر رشد و رسیدن به اهداف سازمان را به‌وجود می‌آورند. عدم رعایت این اصول کاهش انگیزه، بهره‌وری و دقت پرسنل را به‌همراه دارد که در نهایت موجب پسرفت سازمان می‌شوند.
استانداردهای فضای کاری آرامش روحی و جسمی را برای کارمندان به ارمغان می‌آورند. طبق این استانداردها همه‌چیز در راستای راحتی هر چه بیشتر کارمندان طراحی می‌شود.
اهمیت استاندارد فضای کاری
استانداردهای محیط کار به‌جهت رفاه حال کارمندان و پرسنل به‌وجود آمده‌اند. این استانداردها باید در تمامی بخش‌های اداره از محل کار کارمندان گرفته تا سرویس‌های بهداشتی و … لحاظ شوند. همچنین تمامی امکانات اداره مثل دما، روشنایی، تهویه و … در اداره نیز باید منطق با این اصول و قوانین باشند.
طراحی مناسب و اصولی فضای کار پرسنل، از چیدمان مبل‌ها گرفته تا استاندارد میز و صندلی اداری، باعث افزایش خلاقیت کارمندان می‌شود و آنها را در رسیدن به ایده‌هایی بکر برای پیشرفت سازمان یاری می‌کند.
با رعایت استانداردها و اصول چیدمان فضای کاری از مشکلات و تخریب‌هایی که آینده سازمان را به خطر می‌اندازند، جلوگیری می‌شود. همچنین کارمندان با صرف کمترین انرژی و تلاش می‌توانند به اهداف خود برسند و در فضای اداره رشد کنند.
انواع دفتر اداری
۴ مدل مختلف دفتر کار وجود دارد که باید بر اساس نوع کارتان، تعداد کارمندان و …آنها را طراحی کنید. انتخاب نوع طراحی مناسب برای دفتر کاری موجب رعایت استانداردها و افزایش بهره‌وری کارمندان می‌شود. در ادامه این دفترها را بررسی می‌کنیم:
دفتر با پلان سلولی
در دفترهایی با پلان سلولی فضای اداره تقسیم‌بندی و شامل بخش‌های کوچکتری می‌شود. این دفترها بیشتر مناسب محیط‌هایی هستند که در آنها کارمندان نیازی برای تعامل مداوم با یکدیگر ندارند. معمولا طراح‌ها این دفترها را با پارتیشن‌های اداری و … طراحی می‌کنند.
دفتر با پلان باز
اگر کارمندان یک اداره نیاز به تمرکز زیاد برای انجام وظایفشان ندارند، امکان طراحی دفتر با پلان باز وجود دارد.
در این نوع دفترها هیچ نوع پارتیشین‌بندی یا تقسیم‌بندی وجود ندارد و همه کارمندان در یک محیط باز مشغول به کار هستند.
دفتر فعالیت محور
در دفترهای فعالیت‌محور کارمندان می‌توانند بر اساس فعالیتی که همان لحظه دارند، دکوراسیون و محیط دفتر را تغییر دهند. چنین دفتری بهره‌وری و انگیزه کارمندان را بالا می‌برد و به آنها در دسترسی به اهداف کاریشان در سریعترین زمان کمک می‌کند.
دفتر کار گروهی
در دفترهای کار گروهی چیدمان و طراحی بر اساس تفکر جمعی و طوفان فکری انجام می‌شود. در واقع همه عناصر و المان‌های طراحی این دفتر به کارمندان کمک می‌کند بهتر و راحتتر با یکدیگر گفت‌و‌گو کنند و به نتیجه برسند.
مهمترین اصل و استاندارد طراحی دفتر کار گروهی این است که افراد بتوانند بدون هیچ مشکل یا دردسری با هم تعامل داشته باشند و در مورد مسائل مختلف بحث کنند.
استانداردهای فضای کاری چه هستند؟
در ادامه برخی از مهمترین استانداردها و اصولی را که باید در طراحی فضای کار و محیط اداره رعایت شوند، معرفی می‌کنیم و در موردشان توضیح می‌دهیم:
نورپردازی و روشنایی اداره
طراح‌های دکوراسیون به نورپردازی و روشنایی محیط اهمیت زیادی می‌دهند. میزان نورپردازی در اداره باید به‌گونه‌ای باشد که حتی کورترین نقاط اداره هم روشن شود و کارمندان بتوانند در آنجا به‌خوبی کار کنند.
نورپردازی مناسب سلامت جسمی و روحی افراد را تضمین و از خستگی‌های زود‌هنگام جلوگیری می‌کند.
البته روشنایی بیش از حد موجب ضعف در بینایی و مشکلات جسمی دیگر در کارمندان می‌شود. بنابراین طراح‌های دکوراسیون باید محیط اداره را بررسی کنند و میزان نور مناسب را تشخیص دهند.
سیستم تهویه
تهویه یکی از مهمترین عوامل تاثیرگذار روی افزایش یا کاهش بهره‌وری کارمندان است. تصور کنید محیط کار بیش از حد سرد یا گرم می‌شود، در این صورت کارمندان نمی‌توانند به‌خوبی کار کنند. همچنین اگر بوی نامطلوبی در فضای اداره بپیچد، تمرکز و حواس کارمندان را از بین می‌برد. بنابراین باید بر اساس نوع محیط کاری، سیستم تهویه مناسبی در آنجا قرار بگیرد تا دما، رطوبت، آب‌و‌هوا و ویژگی‌های تهویه اداره در حالت استاندارد باشند.
با گسترش بیماری‌ها و ویروس‌های مختلف وجود تهویه مناسب در محیط‌های کاری حالا یکی از مهمترین الزامات و استانداردها است. در صورت تهویه نامناسب، ویروس‌های خیلی زود پخش و در محیط پراکنده می‌شوند.
کنترل شرایط صوتی محیط کار
تصور کنید در اداره‌ای مشغول به کار هستید که دائما صدای بوق و سر‌و‌صدای ماشین‌ها داخل اتاقتان است؛ یا حتی کوچکترین صحبت پرسنل در اتاق‌های دیگر به گوشتان می‌رسد و تمرکزتان را از بین می‌برد. قطعا در چنین اداره‌ای میزان بهره‌وری کارمندان به حداقل می‌رسد.
کنترل شرایط صوتی را نیز می‌توان مهمترین استاندارد فضای کاری دانست. محیط کار باید به گونه‌ای طراحی شود که کوچکترین سر‌و‌صدایی در محل کار به گوش نرسد و کارمندان با تمرکز کامل به کارشان برسند. یکی از بهترین راه حل‌ها برای این کار آکوستیک‌کردن محیط اداره است.
طراحی مناسب محیط اداره
محیط اداره باید به گونه‌ای طراحی شود که کارمندان به راحتی بتوانند در محیط آنجا رفت‌و‌آمد داشته باشند و به میز اداری یا اتاق کاریشان دسترسی پیدا کنند. همچنین باید تعداد نفرات برای کار در هر اتاق و بخش اداره نیز مشخص شود تا ازدحام کارمندان در یک محیط دقت و تمرکز آنها را از بین نبرد.
در مسیر رفت‌و‌آمد کارمندان در محیط اداره نباید هیچ مانع یا مشکلی وجود داشته باشند. کارمندان نیز باید بتوانند به‌خوبی از میز یا اتاق خود به میز یا اتاق‌های دیگر بروند و در این مورد مشکلی برایشان به‌وجود نیاید.
استاندارد فضای کاری، لازمه ای برای رشد سازمان
اکنون می‌دانید که استاندارد فضای کاری چقدر برای رشد و پیشرفت سازمان و مجموعه‌ها مهم و الزامی است. اگر مدیر یک اداره هستید، قبل از استخدام کارمندان حتما به استاندارد‌بودن محیط کارتان توجه داشته باشید. حتی بهترین کارمندان در محیط‌های نامناسب بازدهی بسیار پایینی دارند و به‌خوبی برای پیشرفت سازمان تلاش نمی‌کنند. این موضوع اهمیت تعیین استانداردهای لازم برای طراحی دفتر کاری را نشان می‌دهد.
برای طراحی استاندارد فضای کار در محیط اداره‌تان می‌توانید از کارشناس‌های طراحی دکوراسیون اداری کمک بگیرید. این افراد با مهارت و تجربه خود می‌توانند در این زمینه کمکتان کنند و محیطی مناسب و اصولی برای فعالیت کارمندانتان به‌وجود بیاورند. کارشناس‌های طراحی دکوراسیون کوچکترین جزئیات طراحی محیط اداره‌تان را مد نظر قرار می‌دهند تا بر اساس آنها مناسبترین و کاربردی‌ترین فضای کاری را به‌وجود آورند.
