محیط فیزیکی اطراف ما تأثیر زیادی بر رفاه حال ما دارد. آیا شما می‌توانید در اتاقی شلوغ با چراغ‌های روشن، استراحت و خواب خوبی داشته باشید؟ فضای کاری نیز همینطور است. اگر محیط کاری شما کثیف، درهم و برهم و شلوغ باشد، شما نمی‌توانید توقع یک روز پرکار، بدون استرس و خستگی را داشته باشید. اگر شما می‌خواهید محیط اداری شاد، پرکار و پر بازده داشته باشید، باید فضای کاری خود را منظم، تمیز و بهینه نگه دارید. با در نظر گرفتن این موضوع، در این مقاله از مجله مکعب به بررسی دقیق‌تر تأثیر نظم میز کار بر روی راندمان کاری می‌پردازیم.
آیا منظم بودن میز کار مهم است؟
آیا تا بحال پیش آمده که چندین ساعت را صرف پیدا کردن یک سند مهم کنید؟ در این حالت هم وقت خود را هدر داده‌اید و هم ممکن است اسناد مهم را پیدا نکنید. اگر از همان ابتدا همه چیز را در جای درست خود قرار دهید تقریباً احتمالش نزدیک به صفر است که در همچین بحرانی گرفتار شوید. یک محیط کار تمیز و مرتب، بهره وری را افزایش می‌دهد و روحیه شما را بهبود می‌بخشد. در اکثر موارد ارزش یک محل کار سازمان یافته به شدت دست کم گرفته می‌شود و باید به این مسأله اهمیت بیشتری داده شود، زیرا به افزایش بهره وری کمک می‌کند و از هدر رفت زمان نیز جلوگیری می‌کند.
محیط کار مناسب
کارفرمایان باید به طور فعال کارکنان را به تمیز نگه داشتن و سازماندهی فضای کاری تشویق کنند. محیط کار منظم و تمیز، علاوه بر ایجاد آرامش خاطر برای کارکنان، حس خوبی به بازدیدکنندگان می‌دهد. جالب است بدانید که محیط کاری منظم و سازماندهی شده بر روی اعتماد بنفس کارمندان نیز تاثیر مثبت دارد. در طی تحقیقات متفاوت ثابت شده است که یک محل کار نابسامان اجازه نمی دهد بر روی وظایف، پروژه ها به‌درستی تمرکز کنید و اولویت بندی کارها را به طور موثر انجام دهید. علاوه بر این، در نهایت بر سلامت روانی، عاطفی و حرفه ای شما نیز تأثیر منفی می گذارد.
تاثیر نظم و تمیزی محیط اداری بر سلامتی کارمندان
با توجه به اینکه بسیاری از کارمندان پشت میزهای خود غذا، چایی و یا میان وعده می‌خورند و زمان بسیار زیادی را پشت میزهای خود می‌گذرانند، میز اداری و صندلی اداری میتواند پذیرای انواع و اقسام باکتری و آلودگی ها باشد. تمیز نگهداشتن این میزها امری ضروری و مهم است. کارمندان برای جلوگیری از انتقال آلودگی باید بطور منظم محیط کار خود را تمیز نگه‌دارند و همواره اقلام پرکاربرد مانند ماوس و کیبورد را ضدعفونی کنند.همچنین یکی از الزامات فضای اداری برای ارتقا سلامتی در زمان کرونا، تمییز نگهداشتن محیط اداری است.
بهبود بهره وری و استفاده مفید از زمان
تصور کنید که در اداره هستید و مدیر به شما می‌گوید خیلی فوری بسته‌ای را به آدرسی پست کنید. اگر شما فردی بی‌نظم باشید و شماره اداره پست را بر روی کاغذی نوشته باشید و آن کاغذ را میان انبوهی از کاغذ‌های دیگر قرار داده باشید، چقد طول می‌کشد تا آن کاغذ کوچک را پیدا کنید؟ بدتر از همه اینکه حتی ممکن است آن شماره اشتبا‌هاً به سطل زباله فرستاده شده باشد! حتی از تصورش هم استرس به سراغمان می‌آید!!
واضح و مبرهن است که نظم و تمیزی در هر کاری مهم است و باعث پیشرفت محیط کار و بهبود عملکرد کارمندان می‌شود. در محیط کار در حین کار کار کردن ممکن است در یک ساعت به چندین وسیله، پرونده، سند و… نیاز پیدا کنید، اگر هر کدام از این وسایل در سر جای خود نباشد شما باید وقت زیادی را صرف پیدا کردن آنها کنید، که این موضوع باعث هدر رفتن انرژی و زمان شما می‌شود. یافتن سریع اقلام ضروری مورد نیاز به‌طور قابل توجهی کارایی شما را بهبود می‌بخشد.
مثلاً در یک کارگاه تولیدی، ابزار‌ها، قطعات یدکی و ملزومات عملیاتی برای دسترسی سریع در طول فرآیند تولید، در نزدیکی دستگاه تولید قرار می‌گیرند. برای دفتر حسابداری نیز، بسیار مهم است که پرونده‌های مالی منظم و بر اساس ترتیب خاصی در بایگانی قرار گیرند.
فضای کاری مشترک و همکاری بهتر
در بسیاری از ادارات فضایی در محیط اداری به‌عنوان فضای کار مشترک تعبیه شده است. در این فضای کاری مشترک معمولا کامپیوتر مشترک، اسناد، پرینتر و پرونده‌های مشترک میان کارمندان قرار می‌گیرد. نظم و انضباط در این فضا حرف اول را می‌زند! همکاران شما ممکن است نیاز داشته باشند که یک سند یا پرونده مهم را از روی میز کار گروهی بیابند؛ اگر سازماندهی کنید و همه چیز را مرتب و منظم داشته باشید، پیدا کردن آن برای همکاران دیگر بسیار آسان‌تر خواهد بود. برای نظم دادن به این میزها می‌توانید از باکس‌هایی مانند کشو فایل برای دسته بندی اسناد استفاده کنید. کارهای ساده‌ای مانند برچسب زدن به باکس‌ها و فایل‌ها کمک زیادی به داشتن یک سیستم کارآمد می‌کند. از گذاشتن وسایل غیر ضروری بر روی میز خودداری کنید.
بهم ریختگی کمتر، استرس کمتر
شاید بتوان گفت بی‌نظمی و بهم ریختگی میتواند بزرگترین دشمن شما در محیط کار باشد. تمامی اسناد باطل و کاغذ‌های بلا استفاده در کشوی شما میتواند استرس‌زا باشد. با دور ریختن این کاغذ‌ها استرس را از خود دور کنید و به محیط کاری خود نظم را هدیه دهید.
دفتر کار بازتابی از تجارت شما است. یک دفتر به هم ریخته و نامرتب میتواند سیگنال‌های اشتباه و منفی را به مشتریان شما ارسال کند. اولین برخورد شما با مشتری‌هایتان تصویری ماندگار در ذهن آنها ایجاد می‌کند. یک محل کار منظم روحیه کارکنان را افزایش می‌دهد و دفتر را به محیط کاری تمیزتر، ایمن‌تر، سالم‌تر و شادتر تبدیل می‌کند. همچنین وقتی همه چیز مرتب و تمیز است احساس خوبی به شما می‌دهد. بی‌نظمی و خلاص شدن از شر چیز‌هایی که به آنها نیاز ندارید یا از آنها استفاده نمی‌کنید، زمان، فضا و انرژی را آزاد می‌کند، که میتواند و باید برای کارهای مهم‌تر استفاده شود.
نظم دهی به میز کاری در پایان روز شاید کمتر از چند دقیقه وقت شما را بگیرید ولی اگر تمام این کارها روی هم تلنبار شود هم موجب سردرگمی شما می‌شود و هم اینکه وقت بسیار زیادی از شما می‌گیرد.
افزایش امنیت محیط اداری
اداره‌ای را تصور کنید که در پایان ساعت اداری کارمندان میز کار خود را با اسناد و مدارک روی آن ر‌ها کنند و به خانه بروند. ممکن است این اسناد گم شود، در تمیزکاری دور ریخته شود و یا حتی دزدیده شود. این مسأله هم به ضرر کارمند و هم به ضرر اداره است. شما می‌توانید با یک سیستم تشویقی کارمندان را به تمیز و مرتب نگهداشتن میز ترغیب کنید تا متضرر نشوید.
ساده‌ترین روش‌ها برای نظم دهی به محیط اداری
- اسناد خود را بایگانی کنید و با استفاده از پوشه‌ها آنها را به‌درستی شناسایی کنید. برای بایگانی کردن اسناد می‌توانید از کمد بایگانی استفاده کنید.
- اسنادی که دیگر نیاز ندارید را باطل کنید.
- یادداشت‌هایتان را بر اساس اولویت گروه بندی کنید و یادداشت‌های مربوط به کارهای تکمیل شده را بردارید.
- اقلام پر استفاده مانند دفترچه، خودکار، شارژر و… را در نزدیکی خود نگه دارید.
- بر روی اقلام برچسب بزنید تا در صورت نیاز بتوانید به‌راحتی آنها را پیدا کنید.
با روش‌های ذکر شده می‌توانید نظم را به محیط کاری خود هدیه دهید و تاثیر بسزای آن را در روند کار و سلامت روان خود ببینید.علاوه بر موارد فوق، تمییزی محل کار در فنگ شویی نیز تاثیر بسزایی دارد. در مقاله ی فنگ شویی چیدمان اداری چیست و چرا باید به آن اهمیت دهید؟
در این مقاله تاثیر منظم بودن میز کار بر روی راندمان کار کارمندان ارائه شد. گروه طراحی دکوراسیون داخلی مکعب با تیمی مجرب و حرفه ای، همراه و مشاور شما برای طراحی کارآمد و چشم‌نواز مبلمان اداری خواهد بود. کلیه محصولات طراحی و ساخته شده توسط این تیم از کیفیت، زیبایی، دوام و کارآیی بالایی برخوردارند.
