با وجود تشویق افراد به استفاده از فضای ذخیره سازی دیجیتالی اما باز هم شرکت‌هایی هستند که اطلاعات خود را بر روی کاغذ نگهداری می‌کنند. بسته به نوع کاری که دارند، میزان ثبت اطلاعات بر روی کاغذ متفاوت است. ممکن است پس از چند سال زونکن‌های زیادی فضای اتاق شما را اشغال کرده باشد. اهمیت نگهداری از اسناد برای شما آن‌قدر مهم باشد که نتوانید آنها را دور بریزید. بایگانی کردن اطلاعات نیاز به زمان و دقت کافی دارد. دسته بندی کردن اطلاعات برای مواقعی که نیاز به آن دارید، کار مهمی است. در این مقاله می‌خواهیم کمی راجع به کمد بایگانی ریلی از محصولات مبلمان اداری صحبت کنیم.
این یک سیستم بایگانی مدرن است. زیرا با قرار گرفتن ریل در زیر این کمد، امکان جابجایی آن و کنار هم قرار دادن کمدها را خواهید داشت. شما با این ویژگی دسترسی آسان‌تری به اسناد و زونکن‌ها خواهید داشت. استفاده از کمدهای ریلی کاری مقرون به صرفه است. زیرا با خرید این کمد، فضای کمتری برای بایگانی کردن اسناد خود لازم دارید. در واقع شما از فضای کوچک، یک استفاده بهینه خواهید کرد. می‌توانید رنگ این کمدها را متناسب با رنگ مبلمان و میز اداری خود انتخاب کنید تا قدم دیگری هم برای زیبا سازی دکوراسیون خود بردارید.
شما به راحتی می‌توانید اسناد و مدارک خود را در قفسه‌ها پیدا کنید. بر روی کشوها برچسب مخصوصی قرار دهید که با نگاه کردن به آن محتویات داخل آن را به راحتی آگاه شوید. این کار باعث می‌شود با سرعت بیشتری به مدارک مورد نظر خود دسترسی پیدا کنید. اما قفسه‌های بایگانی انواع مختلفی دارد. قفسه بایگانی ریلی اتوماتیک هوشمند، قفسه مکانیکی ریلی، قفسه ریلی برقی-الکترونیک، قفسه ریلی ترکیبی. شما بر اساس نیاز و متراژ فضای مورد نظر خود باید یکی از این مدل‌ها را انتخاب کنید.
چه نوع کمد بایگانی برای شما مناسب است؟
اولین قدم برای راه اندازی یک سیستم بایگانی، یافتن کمد بایگانی مناسب است. کمدی که مطابق با نیازهای فعلی و آینده شما باشد. زیرا در حالی که بسیاری از صنایع بیشتر و بیشتر به سمت سیستم‌های بدون کاغذ حرکت می‌کنند؛ در برخی موارد، برخی از بخش‌ها و شرکت‌ها همیشه باید نمونه‌ای از نسخه‌های فیزیکی را بایگانی کنند. به‌طور خلاصه نوع مناسب کمد بایگانی به عوامل مختلفی از جمله اندازه، نوع، ایمنی، امنیت و ظاهر آن بستگی دارد. درباره اندازه که همه چیز به حجم اسناد شما بستگی دارد. در زمینه نوع نیز در بخش‌های بعدی توضیحات بیشتری خواهیم داد.
از نظر ایمنی، مهم‌ترین نکته ایمنی در برابر آتش‌سوزی است. باید از خود بپرسید که اسناد شما چقدر حساس یا ارزشمند است؟ اگر مهم و غیرقابل تعویض است؛ باید پول بیشتری را خرج یک کمد بایگانی نسوز کنید؛ که احتمالا در برابر آب و سرقت نیز مقاوم خواهد بود.
از نظر امنیت باید وجود اسناد محرمانه را بررسی کنید. در این شرایط یک کمد بایگانی قفل دار بهترین گزینه است. این ویژگی همیشه گنجانده نشده است؛ بنابراین اگر برای شما مهم است؛ قبل از خرید آن را بررسی کنید.
در نهایت زیبایی ظاهر معیار مهم دیگری برای انتخاب کمد بایگانی است. البته شاید این موضوع چندان اهمیتی نداشته باشد؛ اگر به یک کمد کاربردی در اتاق پشتی نیاز دارید. اما اگر کمد شما فضای قابل توجهی را در دفتر شما یا فضایی که مشتریان در آن حضور دارند اشغال کند؛ داشتن ظاهری زیبا و هماهنگ با محیط مهم می‌شود.
علاوه بر موارد گفته شده چیزهای زیاد دیگری نیز برای در نظر گرفتن وجود دارد. در ادامه درباره این موارد صحبت می‌کنیم؛ تا بتوانید انتخاب بهتری داشته باشید.
انواع کمد بایگانی
رایج ترین انواع کمدهای بایگانی شامل مدل‌های جانبی، عمودی، متحرک و قفسه باز هستند. در زیر به جزئیات بیشتر در مورد هرکدام خواهیم پرداخت.
کمدهای جانبی. این مدل‌ها را اغلب در محیط‌های اداری بزرگ می‌بینید؛ زیرا دارای کشوهای متعدد هستند؛ می‌توانند اسناد بیشتری را در خود جای دهند؛ و اغلب دارای ویژگی‌های ایمنی ضد افتادن هستند؛ تا اطمینان حاصل شود که می‌توانید کشوها را تا انتها بیرون بکشید؛ بدون اینکه کابینت را از دیوار جدا کنید.
کمدهای بایگانی عمودی. این مدل‌ها فضای کمتری را اشغال می‌کنند؛ که ممکن است عامل مهمی در یک دفتر کار کوچک‌تر باشد. همچنین اگرچه می‌توانند تعداد زیادی کشو داشته باشند؛ اما معمولا به اندازه یک کمد بایگانی جانبی گنجایش ندارند. این مدل‌ها معمولا در دفاتر خانگی یا محیط‌های کاری کوچک‌تر کاربرد دارند.
کمدهای بایگانی متحرک. مدل‌های متحرک دقیقا همان چیزی است که به نظر می‌رسند. آنها به‌راحتی از فضایی به فضای دیگر منتقل می‌شوند؛ و برای افرادی که در یک نقطه نمی‌مانند؛ اما همیشه نیاز به دسترسی به فایل‌ها دارند بسیار عالی هستند.
قفسه‌های باز. این مدل‌ها شبیه به قفسه کتاب هستند. در این مدل به جای قرار دادن فایل‌ها در کشوها، این قفسه‌ها را با پوشه‌ها و کلاسورها پر می‌کنید.
ویژگی کمد بایگانی ریلی خوب
اطلاعاتی که به مرحله بایگانی می‌رسد حتما از درجه امنیت بالایی برخوردار می‌شود. به همین منظور این کمدها معمولا دارای قفل هستند تا شما از اطلاعات خود به خوبی مراقبت کنید تا دسترسی باقی کارکنان شرکت به آنها محدود شود. پس در درجه اول برای خرید کمد بایگانی ریلی به امنیت آن فکر می‌کنیم تا افشای راز صورت نگیرد. یکی دیگر از ویژگی‌های خرید خوب برای کمد بایگانی، مقاومت آن در برابر ضربه و رطوبت است. شما ممکن است یک کمد را تا چند سال در فضای کاری خود نگه دارید. بنابراین لازم است هزینه‌ای که برای خرید کمد می‌پردازید، به صرفه باشد. کمد اداری انتخابی شما باید دارای طبقه‌بندی‌های مناسب باشد. ممکن است این طبقه‌بندی به صورت کشو باشد و یا قفسه. به هر حال باید فضای کافی برای قرارگیری زونکن‌ها داشته باشد. بهتر است کمدهای اداری دارای چرخ باشند تا در مواقع لزوم به راحتی آنها را جابجا کنید. همچنین چرخ‌های آن دارای ضامن‌هایی باشد که در جای خود ثابت شوند. با این کار از تکان خوردن و جابجایی کمد جلوگیری می‌شود.
سایز و اندازه کمد بایگانی ریلی
از نظر سایز کمدهای بایگانی دارای انواع مختلفی هستند؛ و می‌توانند بر اساس نیاز شما انتخاب شود. البته ابعاد داخلی این کمدها معمولا با اندازه استاندارد پوشه‌ها هماهنگ است. پوشه‌ها نیز با ابعاد استاندارد کاغذ، یعنی انواع کاغذهای A4، A3، A2 و… هماهنگ می‌شوند. در نتیجه اندازه کشوها، کمدها و قفسه‌های یک کمد بایگانی نیز باید از این ابعاد پیروی کنند؛ و اندازه کلی آنها بر اساس تعداد قفسه یا کشو تعیین می‌شود.
ویژگی کمد بایگانی ریلی
کمدهای بایگانی در انواع مختلف می‌توانند از نظر شکل درب، به دو صورت ریلی و معمولی باشند. امروزه اغلب کمدهای بایگانی جدید از درب‌های ریلی بهره می‌برند. این درب‌ها کمک می‌کنند تا در فضاهای کوچک‌تر بتوانید کمدهای بایگانی بزرگ‌تری را قرار داده و دسترسی بهتری به آن داشته باشید. در واقع برای باز کردن درب این کمدها به فضای اضافه‌ای نیاز نداشته و همچنین با محدودیت میزان باز شدن درب روبه‌رو نیستید.
کمد بایگانی ریلی با چه جنسی سفارش دهیم؟
کمدها با جنس‌های متنوعی در بازار آماده فروش هستند. اما شما با توجه به بودجه، سلیقه و کاربرد آنها می‌توانید یک سفارش منحصربه‌فرد داشته باشید. بیایید کمی با متریال‌های کمد آشنا شویم. کمدهای فلزی محکم و با دوام هستند. اجازه عبور رطوبت به داخل را نمی‌دهند. اما در رنگ‌های محدودی تولید می‌شوند. بنابراین اگر رنگ این کمدها چندان برای شما فرقی نداشته باشد می‌توانید کمدهای فلزی در رنگ‌های سفید، خاکستری و مشکی داشته باشید.
کمدهای چوبی طرفداران زیادی دارد. در طرح‌ها و رنگ‌های متنوع ساخته می‌شوند و به راحتی با دکوراسیون اداری شما قابلیت ست شدن دارند. در مواقعی که هماهنگی بین وسایل برای شرکت شما مهم باشد می‌توانید از این نوع کمدهای ریلی سفارش دهید. نوع دیگری از کمدهای بایگانی هستند که از جنس پلاستیک ساخته می‌شوند. مقاومت قابل قبولی دارند اما دوام زیادی برای زونکن‌های زیاد ندارند. این مدل از کمد در طرح و رنگ متنوعی ساخته می‌شود اما برای فضاهای بزرگ اداری مناسب نیستند.
چرا به فایل اداری نیاز دارید؟
یکی از نکات کلیدی برای سازماندهی یک دفتر کار، داشتن یک سیستم بایگانی کارآمد است. در یک مطالعه ۴۹ درصد از کارکنان اداری گفته‌اند که زمان زیادی را برای یافتن اسناد مختلف صرف کرده‌اند. تصور کنید وقتی آن کارمندان زمان زیادی را صرف یافتن یک گزارش یا قرارداد می‌کنند؛ چه میزان زمان مفید از دست می‌رود.
تقریبا همه دفاتر کار، روزانه باید با حجم زیادی از اسناد و پرونده‌ها سروکار داشته باشند. این فایل‌ها می‌توانند حاوی اطلاعات مربوط به شرکت یا مشتری باشند؛ که برای این کسب‌وکارها مهم است. به همین دلیل محافظت از این فایل‌ها در برابر گم شدن، سرقت یا آسیب یک اولویت اصلی است.
از سویی وجود این کمدها نظم کاملی به فایل‌های مختلف بخشیده و کار جست‌وجو و یافتن آنها را ساده‌تر می‌کند. در نتیجه می‌توان گفت حضور و استفاده صحیح از آنها، در افزایش بهره‌وری نیروی کار و بهبود بازدهی کسب‌وکار و افزایش رضایت مشتریان در برخی از کسب‌وکارها اهمیت بالایی دارد.
نکات مهم در مورد کمد اداری بایگانی ریلی
در مورد کمد بایگانی ریلی باید نکات مهی را نیز در نظر بگیرید. در درجه اول انتخاب نوع این کمد باید بر اساس سبک کسب‌وکار شما باشد. نکته دوم شکل ظاهری آن است. در واقع این کمد باید با سایر اجزای دکوراسیون اداری شما هماهنگ باشند. یک نکته جالب در این زمینه این که می‌توانید روی درب‌های این کمدها تزئینات مختلفی داشته باشید.
نکته دیگر در مورد انواع کمد بایگانی ریلی، استحکام و ثابت آن است. در واقع در صورتی که چارچوب این کمدها از ثابت لازم برخوردار نباشد؛ به‌راحتی می‌تواند موجب سفت شدن ریل‌ها و ایجاد مشکل در باز و بسته شدن درب ریلی آنها شود.
آخرین نکته درباره کمدهای ریلی نیز، روش باز و بسته کردن آن است. این درب‌ها به‌راحتی روی ریل خود حرکت می‌کنند؛ اما اگر می‌خواهید عمر آنها بیشتر شود؛ بهتر است هنگام باز و بسته کردن، با شدت کمتر و ملایمت بیشتری با آنها رفتار کنید.
