تعیین چک لیست تجهیزات اتاق کنفرانس یکی از موارد مهمی است که هنگام طراحی دکوراسیون اداری باید به آن توجه شود؛ تا اطمینان حاصل شود که تمام تجهیزات و وسایل مورد نیاز برای برگزاری یک کنفرانس یا جلسه در دسترس و آماده استفاده هستند.
در واقع کلید یک جلسه موفق، داشتن یک اتاق جلسه مجهز و مناسب است. فراموش نکنید که جلسات به ارائه یک مجموعه اسلاید ختم نمی‌شود؛ بلکه نیازهای مختلف دیگری نیز وجود دارد که باید به آن پرداخت. از طرفی فراموش نکنید که معمولا کسی از جلسات کاری لذت نمی‌برد؛ اما یک اتاق جلسه با سازماندهی و تجهیزات نامناسب، تحمل جلسات و مشارکت فعال در آنها را سخت‌تر هم می‌کند.
هر چیزی، از کمبود صندلی کنفرانس گرفته تا یک سیستم صوتی ضعیف، می‌تواند شرکت‌کنندگان در جلسه را کلافه کند. بنابراین اگر به دنبال طراحی دکوراسیون اتاق کنفرانس هستید؛ با انجام یک کار کامل، کار را برای شرکت‌کنندگان آسان‌تر کنید. در این نوشته ما می‌خواهیم به شما کمک کنیم تا مهم‌ترین تجهیزات اتاق کنفرانس را شناخته و درباره آنها اطلاعات بیشتری داشته باشید.
چک لیست تجهیزات اتاق کنفرانس
مبلمان
البته می‌دانیم که همه می‌دانید اولین تجهیزات مهم در اتاق کنفرانس میز کنفرانس و صندلی اداری است که جزئی از مبلمان اداری بحساب می آید. با این حال باز هم به شما یادآوری می‌کنیم. طبیعتا هیچ‌کس از ایستادن در جلسات طولانی لذت نمی‌برد. بنابراین تعداد معمول شرکت‌کنندگان در جلسات را تخمین بزنید؛ و همچنین چند صندلی بیشتر در دسترس داشته باشید.
اطمینان حاصل کنید که صندلی‌ها به درستی و به اندازه کافی از هم فاصله دارند. این فاصله باید طوری باشد که بتوان ارتباط چشمی راحتی برقرار کرده و از طرفی مواردی مانند تنفس و…، افراد مجاور همدیگر را آزار ندهد. یک نکته مهم اینکه اگر در جلساتِ شما لپ‌تاپ‌ها درگیر هستند؛ میزهای بزرگ‌تری را انتخاب کرده، تا هر فرد فضای بیشتری داشته باشد.
تجهیزات زیرساختی
منظور از تجهیزات زیرساختی، مواردی مانند جریان برق، وای‌فای، سوکت‌ها، آداپتورها و کابل‌ها است. معمولا همه انواع جلسات به اینترنت نیاز دارند. بنابراین مطمئن شوید که محل برگزاری شما دارای کابل‌ها و روترهای بی‌سیم مناسب است.
همچنین سوکت‌هایی که می‌توانند انواع دوشاخه‌ها را بپذیرند مورد نیاز است. در نهایت مطمئن شوید که این دوشاخه‌ها در جای مناسب بوده و هر صندلی به یکی از آنها دسترسی نزدیک و ساده‌ای دارد.
تجهیزات سمعی و بصری
در اتاق‌های کنفرانس امروزی، یک سیستم سمعی و بصری، با پیکربندی مناسب ضروری است. بلندگوها را در جای مناسبی قرار دهید؛ و مطمئن شوید که کیفیت بالایی دارند. دقت کنید که شما نمی‌خواهید شرکت‌کنندگان هنگام گوش دادن، گوش‌های خود را تیز کنند؛ یا برعکس گوش خود را بگیرند.
همچنین فقط تنظیم تجهیزات کافی نیست. بنابراین مطمئن شوید که صدا و تصویر واضح هستند. متن روی صفحه نمایش باید خوانا باشد؛ و صدا باید در همه نقاط اتاق قابل شنیدن باشد. در نهایت چند میکروفون نیز در دست داشته باشید؛ تا در صورت نیاز بتوان ارتباط زنده بهتری داشت.
تجهیزات اداری
شرکت‌کنندگان در یک کنفرانس معمولا فراموش می‌کنند که لوازم نوشتاری خود را بیاورند. از سویی یادداشت‌برداری نکردن در طول هر جلسه، می‌تواند به نتیجه آن جلسه آسیب برساند. بنابراین از موجود بودن کاغذ و خودکار و موارد ضروری مشابه روی میزهای اتاق کنفرانس اطمینان حاصل کنید.
تخته نوشتن مشترک
یک سطح نوشتاری مشترک می‌تواند در جلسات کوچک و بزرگ مفید باشد. این امکان به شرکت‌کنندگان اجازه می‌دهد تا ایده‌ها را به‌طور آنی در طول جلسه به اشتراک بگذارند و درباره آن توضیح دهند. این تجهیز، نیازمند دسترسی هر فرد به یک صفحه لمسی، قابل نوشتن و متصل به صفحه اصلی مشترک است. بنابراین احتمالا داشتن آن برای شما گران تمام خواهد شد. بنابراین اگر از پس هزینه چنین چیزی برنمی‌آیید؛ حداقل اتاق کنفرانس خود را به یک تخته سفید مجهز کنید.
تنقلات
تنقلات لازم را در اتاق کنفرانس فراهم کنید. دستگاه قهوه‌ساز، کتری برقی، آب، آب نبات، شکلات و سایر موارد مشابه، به‌خصوص در جلسات طولانی مفید خواهند بود. فراموش نکنید که طول جلسات کنفرانس معمولا زیاد است. از سویی شرکت‌کنندگان برای حضور در جلسه باید همیشه هوشیار و متمرکز باشند. بنابراین اطمینان حاصل کنید که آنها موارد ضروری برای تازه کردن گلو و انرژی گرفتن دوباره را دارند.
سبک‌های راه‌اندازی اتاق کنفرانس
چیدمان اتاق کنفرانس یا سبک‌های نشستن مختلف در این اتاق، برای گروه‌هایی با تعداد مختلف مناسب است. از سویی چیدمان اتاق کنفرانس شما بسیار مهم است؛ زیرا می‌تواند به نظم و اثربخشی جلسات شما کمک کند. بنابراین این چیدمان باید با دقت در نظر گرفته شده و براساس تعداد مخاطبان و هدف کنفرانس تعیین شود. در این بخش انواع چیدمان اتاق کنفرانس را بررسی می‌کنیم.
چیدمان مناسب هیئت مدیره
مرکز اصلی اتاق جلسه هیئت مدیره، میز کنفرانس مستطیلی یا بیضی شکل آن در مرکز است؛ که صندلی‌ها در اطراف آن چیده شده و معمولا باید برای حدود ۲۵ نفر مناسب باشد. از این چیدمان اغلب برای جلسات مبتنی بر دستور کار یا ویدئو کنفرانس استفاده می‌شود. از آنجایی که این سبک امکان ارتباط همه افراد با یک‌دیگر را فراهم می‌کند؛ برای جلسات کوتاه‌تر مانند بحث آزاد و موارد مشابه نیز مناسب است.
چیدمان به سبک سالن کنفرانس
وقتی به یک کنفرانس سنتی فکر می‌کنید؛ این سبک به ذهن شما خطور می‌کند. بیشتر سخنرانی‌ها به سبک سالنی است. این سبک چینش به سبک تئاتری یا سینمایی نیز شناخته می‌شود.
در این چیدمان یک صحنه یا نقطه مرکزی برای سخنران، شبیه به سن تئاتر وجود دارد؛ که تماشاگران در یک ردیف مستقیم یا نیم‌دایره رو به صحنه می‌نشینند. این طراحی سالنی برای به اشتراک‌گذاری دانش یک طرفه یا ارائه‌های صوتی و تصویری ایده‌آل است.
چیدمان به سبک کلاس درس
سبک کلاس درس برای گروه‌های بزرگ‌تر بهترین است. اتاق جلسه به سبک کلاس درس، ترکیبی از چند نوع چیدمان اتاق کنفرانس دیگر است. در این حالت حضار هنوز در ردیف‌ها نشسته‌اند؛ و روبه‌روی یک سکوی مرکزی اصلی هستند. اما در این حالت میزهایی برای یادداشت‌برداری و کارهای دیگر در جلوی آنها وجود دارد.
نشستن به سبک مهمانی
وقتی کلمه مهمانی را می‌شنوید؛ به احتمال زیاد تصویری در ذهن خود دارید. این طراحی اتاق کنفرانس در درجه اول بر اساس یک اتاق بسیار بزرگ و باز، با میزهای متعدد (معمولا گرد) است.
بسته به هدف اتاق، این میزها می‌توانند تا ۸ و حداکثر ۱۰ صندلی را در خود جای دهند؛ و برای مناسبت‌ها یا جلسات شامل وعده‌های غذایی یا بحث‌های گروهی کوچک و متعدد ایده‌آل هستند.
طراحی U شکل اتاق کنفرانس
اتاق کنفرانس U شکل از یک سری میز کنفرانس مستطیلی تشکیل شده است که از یک سر به انتهای هم وصل شده تا شکل U را تشکیل دهند. در این مدل صندلی کنفرانس در لبه‌های بیرونی U قرار می‌گیرد؛ و برای ارائه، کنفرانس‌های ویدئویی و جلسات آموزشی مناسب هستند. این سبک چینش برای ارائه‌های صمیمی‌تر که چندین سخنران به نوبت وارد فضای مرکزی می‌شوند؛ گزینه‌ای ایده‌آل است.
