یکی از اصلی‌ترین اصولی که در چیدمان فضاهای کاری باید به آن توجه کنید؛ فراهم کردن شرایطی در محیط است که به نظم بیشتر کمک می‌کند. وجود نظم در فضاهایی که قرار است وظایف مهمی در آنها انجام شود اولویت مهمی محسوب می‌شود. شما با ایجاد نظم نه تنها می‌توانید روند انجام کارها را تسریع کنید؛ بلکه قادر خواهید بود بهره‌وری کارکنان را نیز افزایش دهید.
فایل و کمد اداری بهترین تجهیزاتی هستند که با استقرار آنها در دفاتر اداری، شرایط ایجاد چنین محیطی فراهم می‌شود. در واقع شما می‌توانید با استفاده از این تجهیزات اداری، فضایی را در اختیار کارکنان خود قرار دهید که به بهره‌وری آنها کمک می‌کند. در ادامه این مقاله ضمن توضیح دلیل اهمیت استفاده از فایل و کمد اداری، نکاتی که باید در زمان خرید این محصول به آنها توجه کنید را نیز تشریح می‌کنیم.
چرا باید از فایل و کمد در فضاهای اداری استفاده کنیم؟
استفاده از کمدها و فایل‌های کشویی که به نوعی فضای ذخیره‌سازی محسوب می‌شوند؛ برای شرکت‌ها بسیار مفید است. دسترسی به این تجهیزات اداری به کارکنان اجازه می‌دهد تا فایل‌ها و اسناد اداری مهم خود را در جای درست ذخیره و به بهترین شیوه نگهداری کنند؛ بدون اینکه در هم ریختگی ایجاد شود.
انواع مختلفی از کمد اداری در بازار وجود دارد که هر کدام از آنها به گونه‌ای طراحی شده‌اند که بتوانند نیاز کارمندان به تامین فضایی برای ذخیره‌سازی اسناد تجاری و اداری مهم را برآورده کنند. این کمدها به شما کمک می‌کنند تا فایل‌ها و پوشه‌ها را به صورت سازماندهی شده در یک مکان مشخص نگهداری کرده و از سایر قسمت‌ها دفتر کارتان به شیوه بهینه‌تری استفاده کنید.
این کمدها کاربردی می‌توانند راه حل مناسبی هم برای کارمندان شرکت‌ها و هم برای افرادی باشند که به صورت فریلنس از خانه کار می‌کنند. از آنجایی که این محصولات در ابعاد و اندازه‌های مختلفی تولید می‌شوند؛ می‌توان در هر گوشه‌ای از اتاق کار آنها را قرار داد. فضای داخلی این کمدها محل مناسبی برای نگهداری از اسناد، فایل کشویی و همچنین تجهیزات اداری کوچک مانند دستگاه پانچ و منگنه است.
علاوه بر این فایل‌ها و کمدهای اداری اگر به درست طراحی و ساخته شده باشند؛ تا دو برابر فضای بیشتری نسبت به کمدهای معمولی برای ذخیره‌سازی اسناد در اختیار شما قرار می‌دهند. همچنین می‌توانید اشیاء نوک تیز و خطرناک را به جای اینکه در قفسه‌های باز یا روی میزتان نگهداری کنید؛ در کمد بگذارید و هر زمان که نیاز به استفاده از آنها پیدا کردید از داخل کمد بیرون‌شان بیاورید.
امروزه تقریبا همه انواع کمدهای اداری دارای درب هستند. حتی برخی از این محصولات برای حفظ امنیت بیشتر اسناد، به قفل نیز مجهز بوده و می‌توانند فضای ذخیره‌سازی بسیار ایمنی را در اختیار شما قرار دهند.
کمدهای اداری گاهی دارای چند کشو نیز هستند که استفاده از آنها به نسبت خود کمدها ساده‌تر است. کمدها و فایل‌ها اداری را می‌توان با متریال مختلفی تولید کرد؛ اما اکثر محصولاتی که در بازار تحت عنوان کمد و فایل اداری به فروش می‌رسند از جنس چوب، MDF، پلاستیک و حتی فلز هستند. حتی برخی از محصولات این گروه از مبلمان اداری ضد حریق بوده و می‌توانند در صورت وقوع آتش‌سوزی مقاوم بالایی از خود نشان دهند و از اسناد شما به بهترین شیوه محافظت کنند.
این کمدها برای شرکت‌هایی مناسبند که اسناد تجاری بسیار مهمی دارند. شما می‌توانید با توجه به نیاز خود و با در نظر گرفتن نکاتی که در ادامه به آنها اشاره می‌کنیم؛ کمدی مناسب برای دفتر کارتان انتخاب کنید و از مزایای این محصول نهایت بهره را ببرید.
نکات مهم در زمان خرید فایل و کمد اداری
محیط‌های اداری در طول چند سال اخیر از نظر ساختاری به شدت تغییر کرده‌اند؛ اما چیزی که با وجود این تغییرات هنوز ثابت است نیاز کارمندان به محلی برای ذخیره‌سازی اسناد و مدارک مهم است. همانطور که در بخش قبلی نیز توضیح دادیم؛ استفاده از کمد و فایل‌های کشویی به شما کمک می‌کند تا نظم بهتری به میز کار خود بدهید و بهره‌وری را افزایش دهید.
این محصولات به شما کمک می‌کنند تا اصول سازماندهی را بهتر پیاده کرده و دسترسی آسان به اسناد مهم را امکان‌پذیر کنید. از طرفی نگهداری اسناد در این کمدها به حفظ امنیت آنها نیز کمک می‌کند. کمدهای مخصوص بایگانی اسناد میزان به هم ریختگی را به شدت کاهش داده و روندهای کاری را بهبود می‌دهند. اگر به دنبال خرید یک کمد اداری جدید برای دفتر کار خود هستید؛ در این بخش به چهار نکته مهم اشاره کرده‌ایم که باید در انتخاب خود آنها را لحاظ کنید.
سبک طراحی کمد
کمدهای اداری در سبک‌های مختلفی تولید می‌شوند. بنابراین ضروری است که قبل از خرید حتما از خود بپرسید که عمدتا چه نوع کمدی با چه سبکی مناسب نیازهای سازمانی شماست. در بازار انواع مختلفی از کمد و فایل کشویی وجود دارد که هر کدام مخصوص نگهداری از یک سری اسناد هستند.
به عنوان مثال برخی از این کمدها دارای کشو‌های عمیقی هستند که می‌توانید اسناد کاغذی در سایز A4 را به صورت عمودی در آنها نگهداری کنید. برخی از این محصولات نیز با بدنه‌ای طراحی می‌شوند که برای نگهداری از مدارک بزرگ‌تر مانند فیلم رادیولوژی مناسبند. بنابراین محصول را بسته به کاری که انجام می‌دهید و سایز اسنادی که قرار است در آن بگذارید انتخاب کنید.
ابعاد و اندازه
انتخاب کمد اداری با اندازه‌ای مناسب بستگی به این دارد که چقدر فضای اداری در دسترس دارید و چه تعداد فایل را باید در کشوها یا فضای داخلی کمد نگهداری کنید. به این نکته توجه کنید که اسناد اداری شما هر روز بیشتر می‌شود. بنابراین فقط بر اساس حجم مدارکی که فعلا در شرکت شما وجود دارد در مورد ابعاد و اندازه کمد تصمیم‌گیری نکنید.
خرید کمدی که به سختی نیازهای فعلی شما را برآورده می‌کند؛ ممکن است فقط هدر دادن پول باشد و بعدها به دردتان نخورد. بهترین کار این است که کمد را بر اساس کاربردی بودن و میزان دوامش انتخاب کرده و به این سوال نیز پاسخ دهید که آیا این انتخاب برای رفع نیازهای شما در حال حاضر و آینده مفید است یا خیر؟
میزان بودجه در نظر گرفته شده برای خرید
برای یافتن مناسب‌ترین کمد اداری، تعیین بودجه خرید بسیار ضروری است. شما باید محصولی مقرون‌به‌صرفه را در بازار پیدا کنید که آنقدر بادوام باشد تا بتواند در برابر استفاده مکرر مقاومت کند. اما در این بین باید به این نکته نیز توجه کنید که کمدی که بیش از حد گران و یا بیش از حد ارزان است را نخرید. زیرا هیچ ارزانی بی‌دلیل نیست و هیچ وقت هم گران بودن یک کالا دلیلی بر کیفیت بالای آن نمی‌باشد. هیچ چیز بدتر از خرج کردن پول برای خرید مبلمان اداری نیست که بعد از چند بار استفاده خراب می‌شود. ضمن اینکه باید به ویژگی‌های امنیتی و کیفیت قفل‌هایی که روی کمد نصب شده است نیز توجه کنید.
اعتبار تولیدکننده
برای اطمینان از خرید بهترین کمد اداری، اول از همه باید مطمئن شوید که تولیدکننده محصول معتبر است. برای رسیدن به این سطح از اطمینان به جنس کمد و خوش‌نامی شرکت در صنعت توجه کنید.
همانطور که مشاهده می‌کنید؛ وجود کمد و فایل در هر شرکتی از اهمیت بالایی برخوردار است؛ زیرا به کمک این محصولات می‌توانید نظمی را در فضای کاری ایجاد کنید که قبلا هرگز آن را تجربه نکرده‌اید. علاوه بر این به کمک این نظم قادر خواهید بود که بهره‌وری نیروی کار خود را به شدت افزایش دهید.
