با پیشرفت تکنولوژی و تغییر در رویه نگهداری اطلاعات، هنوز هم پرونده‌های فیزیکی در شرکت‌ها وجود دارند. برای نگهداری آنها هر فرد از کشو یا کمد مخصوص به خود استفاده می‌کند. اما زمانی که تعداد آنها بیشتر شود چه باید کرد؟ در ادامه می‌خواهیم درباره فواید فایلینگ اداری با شما صحبت کنیم. فایلینگ‌ها یکبار برای همیشه در سازمان شما نصب می‌شوند و تغییر بزرگی در نظم اسناد و پرونده‌ها ایجاد می‌کنند. با این حساب شما هم فضای بیشتری در اختیار خواهید داشت و هم زمان کمتری بابت پیدا کردن پرونده مورد نظر صرف خواهید کرد. شما با ایجاد فضای بیشتر می‌توانید مبلمان اداری متناسب با دکوراسیون را خریداری و کاربرد دفتر کاری خود را بیشتر کنید. با وجود فایلینگ‌های اداری شما دیگر نیازی به خرید زونکن ندارید. زونکن‌ها علاوه بر این که فضای زیادی اشغال می‌کردند، هزینه‌های زیادی هم برای سیستم مالی شرکت ایجاد می‌کردند. با حذف آنها فضای بیشتری در دسترس قرار گرفت و بخشی از هزینه‌ها نیز کاهش پیدا کرد.
فایلینگ چیست؟
از گذشته‌های دور تا امروز، مسئله نگهداری و حفظ اسناد و مدارک گوناگون از اهمیت بالایی برخوردار بوده است. البته همه ما می‌دانیم که در دهه‌های گذشته و با گسترش تکنولوژی‌های دیجیتال، سهم زیادی از انجام این کار بر عهده رایانه‌ها و فضاهای ذخیره‌سازی آنها قرار گرفته است؛ اما همچنان و برای بسیاری از اسناد، استفاده از کاغذ و وجود اسناد کاغذی اجتناب‌ناپذیر است. این اسناد انواع مختلفی داشته و شامل مواردی مانند فرم‌ها، نقشه‌ها، کارت‌ها و… می‌شوند. بر همین اساس نیز همچنان یکی از بخش‌های مهم هر سازمانی بخش بایگانی و سیستم فایلینگ آن است.
از نظر ظاهری منظور از فایلینگ کمدی است که دارای قفسه‌بندی یا کشوهایی با ویژگی‌های بهینه، برای نظم بخشیدن و نگهداری از اسناد یا همان فایل‌های مختلف است. این کمدها که به آنها فایل اداری یا فایلینگ اداری نیز می‌گویند؛ دارای انواع مختلف و از جنس‌های گوناگون هستند.
انواع فایلینگ اداری
فایلینگ‌های اداری دارای انواع مختلفی هستند. همچنین بر اساس فاکتورهای متفاوتی می‌توان آنها را دسته‌بندی کرد. با این وجود محبوب‌ترین و پرکاربردترین مدل‌های کمد یا فایل اداری بایگانی شامل موارد زیر است.
- فایلینگ اداری جانبی
- فایلینگ اداری عمودی
- فایلینگ اداری متحرک
- فایلینگ اداری نسوز
در ادامه به‌طور مختصر این مدل‌ها را معرفی کرده‌ایم؛ تا به شما در انتخاب بهترین گزینه کمک کنیم.
فایلینگ اداری جانبی
فایلینگ اداری جانبی که معمولا به عنوان فالینگ اداری افقی نیز نامیده می‌شود؛ یک سیستم بایگانیِ به اندازه کافی گسترده برای نظم بخشیدن به کاغذهایی با اندازه‌های استاندارد ارائه می‌دهد. اگر به دنبال چیزی هستید که هر دو اندازه کاغذ A4 و A3 را در خود جای دهد؛ این گزینه عالی است. کمدهای بایگانی جانبی در انواع مختلفی از سبک‌ها و رنگ‌ها وجود دارند؛ و می‌توانید آنها را با روکش‌های چوبی، لمینت و فلز پیدا کنید.
فایلینگ اداری عمودی
کمدهای بایگانی عمودی یک راه عالی برای ذخیره اسناد مختلف، بدون اشغال فضای بیش از حد از مساحت کف هستند. این مدل‌ها در سطح فضای کمتر و در ارتفاع فضای بیشتری را اشغال می‌کنند؛ بنابراین آنها انتخابی خوب برای دفاتر اداری دارای محدودیت فضا هستند. این مدل‌ها نیز در انواع مختلفی از سبک‌ها و مواد اولیه، از جمله روکش چوب، لمینت، فلز و… وجود دارند.
فایلینگ اداری متحرک
این مدل‌ها انتخابی عالی برای بایگانی اسناد مرتبط با یک فرد و میز اداری خاص است. این مدل‌ها را همچنین می‌توان به عنوان گزینه‌ای قابل جابه‌جایی در سطح دفتر کار در نظر گرفت؛ چراکه چرخ‌های راحت آن به شما اجازه می‌دهد؛ تا آنها را در نقاط مختلف در اختیار داشته باشید.
فایلینگ اداری نسوز
کمدهای بایگانی نسوز به عنوان یک راه حل عالی برای کسانی است که اسناد بزرگی مانند نقشه‌ها، آثار هنری و موارد مشابه دارند. همچنین این کمدها گزینه مناسبی برای اسناد مهم‌تر و حیاتی‌تر هستند.
هدف از ساخت فایلینگ اداری
شاید فایلینگ‌ها برای تمامی اتاق‌های یک سازمان مناسب نباشد. امروزه همه افراد ترجیح می‌دهند از اسناد خود به صورت الکترونیکی نگهداری کنند. اما دیده شده هنوز هم شرکت‌های بسیاری هستند که از اسناد به شکل کاغذی نگهداری می‌کنند. جدا از بحث قطع بیهوده درختان و اصراف در برگه‌ها می‌توان به اشغال کردن فضای آن هم اشاره کرد.
بنابراین به همین دلیل است که می‌گوییم آنها برای همه اتاق‌ها کارایی ندارند. هدف اصلی ساخت فایلینگ اداری، نگهداری و مراقبت اصولی از اسناد و پرونده‌ها است. شما در هر فضایی که پرونده‌های زیادی وجود دارد، می‌توانید از فایلینگ استفاده کنید. حتی اگر یکی از اتاق‌های خود در منزل را به عنوان اتاق کار در نظر گرفته باشید، فایل کشویی راه حل خوبی برای نظم بخشیدن به فضای داخلی اتاق و اسناد شماست. وجود نظم در فضای کاری باعث راندمان و افزایش تمرکز کارمندان می‌شود. کار کردن در فضاهای شلوغ و نامنظم می‌تواند دائما حواس کارکنان را پرت کند و باعث شود آنها تمرکز کافی برای انجام کاری را نداشته باشند.
مزایا و فواید فایلینگ اداری
یکی از واضح‌ترین مزایای فایلینگ، نظم بخشیدن به پرونده‌هاست. زمانی که پرونده‌های فیزیکی در اداره شما زیاد می‌شود، نگرانی شما هم بابت نگهداری و مراقبت از آنها بیشتر می‌شود. شما با قرار دادن پرونده‌ها درون این فایلینگ‌ها می‌توانید با خیال راحت‌تری به کار خود ادامه دهید. حتما برای شما هم پیش آمده که بر روی پرونده‌های خود آثار چایی، آبمیوه و هر نوع لکه را ببینید. اگر قرار باشد این لکه‌ها به دست صاحبان آن برسد و از قضا سند اصلی هم باشد، استرس و نگرانی شما چند برابر می‌شود. بعد از هر بار استفاده اگر پرونده‌ها را در فایلینگ اداری قرار دهید، سلامت آنها بیشتر تضمین می‌شود. زمانی که تعداد پرونده‌ها بیشتر از حدی شود که شما تنها با نگاه کردن بتوانید آن را پیدا کنید، لازم است یک استراتژی خاص با نوع کاری خود ایجاد کنید. پیاده سازی این شکل استراتژی با فایلینگ‌ها ساده‌تر می‌شود. شما می‌توانید هر قسمت از آن را برای قرارگیری دسته‌ای از پرونده‌ها قرار دهید. برای مثال طبقات زیرین را می‌توانید برای پرونده‌های قدیمی‌تر و طبقات بالایی را برای پرونده‌های جدیدتر. حتی می‌توانید بر روی کشوها یا کمدهای فایلینگ یک برچسب بچسبانید و یک راهنمایی برای پرونده‌های موجود در آن قسمت قرار دهید. این کار می‌تواند باعث صرفه‌جویی در زمان شما شود. زیرا در کمترین زمان ممکن می‌توانید به پرونده مورد نظر برسید. امنیت در فایلینگ‌ها نیز تعریف بهتری دارد. برای هر قسمت از کمد و کشوها می‌توانید قفل جداگانه‌ای نصب و در صورت لزوم از این ویژگی استفاده کنید. برخی از اسناد مالی به دلیل مهم بودن، نیاز به نگهداری ویژه‌تری دارند؛ با وجود قفل‌های نصب شده بر روی این فایلینگ‌ها خیال آسوده‌تری خواهید داشت.
هنگام خرید فایلینگ اداری به چه نکاتی توجه می‌کنید؟
فایلینگ‌های اداری در اشکال، رنگ‌ها و اندازه‌های مختلف موجود است. اما قبل از اینکه تصمیم به خرید فایلینگ اداری بگیرید، باید چند نکته را در نظر داشته باشید.
فضا
در برخی فضاها، مانند یک کلاس درس یا دفتر کوچک، ممکن است لازم باشد فایل‌های کاغذی را در یک کمد کوچک نگهداری کنید. به عبارت دیگر ممکن است جایی برای قرار دادن یک کمد بایگانی گسترده نداشته باشید؛ اما می‌توانید با انتخاب یک کمد بایگانی عمودی، کمبود فضای افقی را جبران کنید. بنابراین ابتدا به فضایی که باید به فایلینگ اداری اختصاص دهید فکر کنید. سپس بر اساس آن، نوع فایلینگ مدنظر را انتخاب نمایید.
اندازه اسناد
نکته بعدی اندازه اسنادی است که باید ذخیره کنید. به عنوان مثال، اگر در یک کلاس درس هنر کار می‌کنید؛ و نیاز دارید که نمونه‌کارها را در دسترس داشته باشید؛ یک کمد فایلینگ با اندازه نامه‌ها و اسناد اداری با نیازهای شما مطابقت ندارد. در عوض بهتر است یک کمد فایلینگ جانبی را انتخاب کنید که بتواند پوشه‌های بزرگی از کار را نسبت به کمدهای بایگانی سنتی در خود جای دهد. همچنین ممکن است یک سیستم کشویی مسطح را ترجیح دهید؛ که برای محافظت از اسناد بزرگ، هر گروه در یک کشو قرار می‌گیرند.
نکته مهم دیگر اینکه در مورد مقدار اسناد قابل ذخیره در چندین سال آینده نیز فکر کنید. اگر قصد دارید فایل‌ها را مرتب حذف کنید؛ ممکن است نیازی به فضای ذخیره‌سازی خیلی بزرگ نداشته باشید. اما اگر نیاز دارید که اسناد را برای مدت طولانی‌تری دم دست داشته باشید؛ این موضوع را در نظر بگیرید.
مواد و رنگ‌ها
بسته به نیاز و شکل طراحی سایر مبلمان اداری، ممکن است بخواهید که یک طرح رنگی خاص را برای فایلینگ اداری در نظر بگیرید. همچنین ممکن است یک کمد بایگانی ساده اما کارا، منظور نظر شما باشد. اکثر کمدهای بایگانی از فلزات نسوز یا مقاوم ساخته شده‌اند؛ و با روکش لعابی دوام و محافظتی عالی دارند. اگر این مدل‌ها را بخواهید؛ رنگ‌های رایج آن عبارتند از بژ، خاکستری و مشکی. همچنین مدل‌های دیگری وجود دارد که از لمینت ساخته شده و روکش آن می‌تواند با دکوراسیون فعلی شما مطابقت داشته باشد.
کاربردهای فایلینگ اداری
همه دفاتر اداری، در هر موضوع فعالیتی، نیازمند سیستمی برای مدیریت اسناد، نامه‌ها، فرم‌ها و سایر مدارک کاغذی خود هستند. این موضوع در برخی کسب‌وکارها جدی‌تر و در برخی از اهمیت کمتری برخوردار است؛ با این وجود ضرورت حضور یک کمد فایلینگ اداری در هر دفتر کاری احساس می‌شود.
فایلینگ اداری به شما کمک می‌کند تا به روشی ساده‌تر، سریع‌تر و کم اشتباه‌تر اسناد خود را طبقه‌بندی کرده و نظم ببخشید. این ویژگی باعث می‌شود که دسترسی به اسناد ساده‌تر شود. در نهایت نیز این فایلینگ‌ها امنیت اسناد اداری را حفظ کرده و از دزدیده شدن، گم شدن و به‌هم ریختن آنها جلوگیری می‌کنند.
