دفتر جایی است که همه اتفاقات بزرگ کاری در آن رخ می‌دهد. به همین دلیل نیز داشتن تجهیزات لازم برای دفتر کار و وجود محیط کار مناسب، برای کارآمدی کار و مدیریت زمان بسیار حیاتی است. فقط تصور کنید یک کامپیوتر دارید اما کیبورد ندارید. در این شرایط می‌توانید هر کاری را با آن انجام دهید؟ قطعا نه. همین منطق برای سایر لوازم، تجهیزات و مبلمان اداری نیز وجود دارد. در واقع شما باید تجهیزات مورد نیاز را در محل کار خود داشته باشید؛ وگرنه نیروی کار شما نسبتا ناکارآمد خواهد بود.
داشتن دفتری مجهز به تجهیزات کافی، به ایجاد محیط کاری مطلوب کمک می‌کند؛ و کار را برای کارمندان آسان می‌نماید. اما تصمیم‌گیری در مورد اینکه به چه مواردی از تجهیزات اداری نیاز دارید؛ می‌تواند کار دشواری باشد. چرا که بنابر نوع کاری که در دفتر خود انجام می‌دهید؛ احتمالا تجهیزات مختلفی مورد نیاز است. در این مقاله ما برخی از تجهیزات اداری ضروری که تقریبا در هر دفتر کاری، صرف نظر از نوع کار مورد نیاز است را به شما معرفی کرده‌ایم.
انواع مبلمان اداری
مبلمان اداری جایگاه مهمی در محیط کار دارد. همچنین مزایای مختلفی برای کارکنان دفتر دارد. مبلمان اداری جذاب و کاربردی، فضای اداری را تحمل‌پذیرتر می‌کند؛ بهره‌وری کارمندان را افزایش می‌دهد؛ و در نهایت سوددهی کسب‌وکار را بهبود می‌بخشد.
انواع مبلمان اداری وجود دارد که این روزها دفاتر اداری مختلف به کار می‌برند. بنابراین در این بخش انواع مختلفی از مبلمان اداری را که می‌توانید برای دفتر خود انتخاب کنید فهرست کرده‌ایم. این روزها انواع بی‌شماری از مدل‌های مبلمان اداری را می‌بینید؛ که فضای اداری شما را حرفه‌ای‌تر می‌کنند.
مبل اداری
یکی از ملزومات مورد نیاز برای فضای استراحت و انتظار مشتریان و مراجعین، مبل و نیم ست اداری است. مبل اداری در اکثر مطب ها، دفتر وکلا، بانکها و سایر فضاهای اداری و تجاری استفاده میشود.
میز مدیریتی
میز مدیریتی به‌طور ویژه برای مدیران و سرپرستان طراحی شده‌اند. آنها در اشکال و اندازه‌های مختلف ساخته می‌شوند. بنابر نیاز خود می‌توانید میز مدیریت را در کابین یا اتاق اداری قرار دهید.
صندلی کنفرانس
هر ساله شرکت‌ها جلسات عمومی، جلسات هیئت مدیره و ده‌ها جلسه دیگر را برگزار می‌کنند. این جلسات در اتاق‌های خصوصی برای بحث در مورد مسائل مهم شرکت برگزار میشود. در این شرایط صندلی کنفرانس یک مبلمان اداری حرفه‌ای است؛ که به اتاق کنفرانسِ و میز کنفرانس دفتر کار شما سبک و سیاقی حرفه‌ای می‌بخشد. همچنین تصویر خوبی از دفتر شما نزد ذی‌نفعان مختلف ایجاد می‌کند.
میز کامپیوتر
میز کامپیوتر برای چندین کار مختلف در یک دفتر اداری استفاده میشود. شما می‌توانید تمام دستگاه‌های کاربردی و مورد نیاز خود را روی میز کامپیوتر قرار دهید. امروزه می‌توانید طیف گسترده‌ای از میزهای کامپیوتر را در بازار تهیه کنید. آنها شامل کشو های مختلف، سینی‌های صفحه کلید و چیزهای دیگر هستند. شما می‌توانید همه چیز را از مانیتور گرفته تا تلفن، به‌درستی روی میز کامپیوتر نگهداری و استفاده کنید.
کمدهای بایگانی و…
کسب‌وکارهای کوچک دارای انبوهی از اوراق و اسناد هستند. از سویی معمولا کلیه پرونده‌ها و مدارک برای فعالیت روزانه کسب‌وکار ضروری است. فایل کشویی یا همان کمدهای بایگانی، دارای کشوها و قفسه‌های مختلفی برای نگهداری فایل‌ها، کاغذها، پوشه‌ها و اسناد هستند.
میز تحریر یا کارمندی
این مبلمان یک میز ساده است که برای بسیاری از کاربردها استفاده میشود. حتی گاهی می‌توانید رایانه شخصی، لپ‌تاپ، اسکنر یا چاپگر را روی میز تحریر خود نگه دارید. این میزها معمولا شامل قفسه، کشو و کابین برای نگهداری لوازم اداری نیستند. با این حال میزهای تحریر برای کار با لپ‌تاپ به اندازه کافی راحت هستند.
صندلی‌های ارگونومیک
در نهایت این صندلی‌ها مهم‌ترین و احتمالا ضروری‌ترین بخش از مبلمان اداری یک دفتر کار هستند. مهم‌ترین ویژگی صندلی اداری ارگونومیک متناسب بودن آن با ساختار بدن انسان است. این تناسب به کمک وجود تنظیمات مختلف در بخش‌های گوناگون این صندلی‌ها به دست آمده تا هر فردی بر اساس نیاز خود بتواند صندلی کارش را تنظیم نماید. در نهایت این تنظیمات کمک می‌کند تا کارکنان با کمترین فشار وارده و با خستگی کمتر به انجام امور اداری در ساعات طولانی کار بپردازند.
انواع ابزارهای فن‌آوری
ابزارهای فناوری شامل مواردی است که هر دفتری باید داشته باشد. شما باید به‌طور منظم بررسی کنید که چه فناوری اداری جدیدی در راه است؛ و چقدر می‌تواند برای سازمان شما مفید باشد. بسیاری از این تجهیزات می‌توانند کار شما را آسان کرده و در زمان انجام کارها صرفه‌جویی کنند.
در واقع دنیا مدت‌ها پیش به کامپیوترها و ماشین‌آلات فناورانه روی آورده است. امروزه دخالت فناوری در کار به سرعت در حال افزایش است؛ و اغلب فارغ از موضوع فعالیت کسب‌وکار شما، داشتن آخرین و به‌روزترین فناوری‌های اداری در محل کار، در بهبود بهره‌وری و کیفیت انجام کارها بسیار موثر خواهد بود. در ادامه این بخش لیستی از تجهیزات فنی مورد نیاز شما در یک دفتر کار آمده است.
چاپگرها
در همه کسب‌وکارها نیاز به چاپ اسناد و اوراق مختلف همیشه وجود دارد. این چاپ‌ها برای گزارش‌ها، اسناد مهم، نامه‌ها، مطالعات، داده‌ها و موارد دیگر مورد نیاز است. بنابراین پرینتر یا چاپگر یکی از پرکاربردترین تجهیزات اداری است.
اکثر چاپگرهای فعال در دفتر کار به یک سرور متصل هستند. این ویژگی کمک می‌کند تا همه رایانه‌های فعال در دفتر کار بتوانند فایل‌های خود را به آن چاپگر ارسال کرده و آنها را پرینت کنند.
دستگاه‌های کپی
دستگاه‌های کپی هم برای دفتر کار بسیار مهم هستند. از دستگاه‌های کپی برای کپی‌برداری مجدد از اسناد کاغذی استفاده میشود. این کپی‌ها برای اهداف مختلفی مانند جلسات، پیشنهادات مشتری، تجزیه و تحلیل و غیره مورد نیاز هستند.
اسکنرها
از اسکنرها برای اسکن و تولید تصاویر دیجیتالی با کیفیت بالا از اسناد کاغذی موجود استفاده میشود. اسکنرها زمانی به کار می‌آیند که نسخه‌های اصلی اسناد در دسترس هستند؛ و تصویر آنها باید از طریق ایمیل یا هر پلتفرم دیجیتال دیگری ارسال شوند. در نظر داشته باشید که امروزه استفاده از دستگاه فکس در ادارات به سرعت در حال منسوخ شدن است.
کاغذ خردکن
کاغذ خردکن‌ها ممکن است برای بسیاری از افراد چندان مهم به‌نظر نرسند؛ اما در شرایط خاص بسیار مهم هستند. کاغذ خردکن برای از بین بردن اسناد یا تکه‌های کاغذ استفاده میشود. هنگامی که سندی وجود دارد که دیگر مورد استفاده قرار نخواهد گرفت؛ باید آن را در اسرع وقت از بین ببرید تا از نشت ناخواسته اطلاعات جلوگیری کنید. خردکن‌ها از رسیدن بسیاری از اطلاعات محرمانه به دست افراد نادرست جلوگیری می‌کنند.
پروژکتور
هر زمان که جلسه‌ای برگزار میشود؛ معمولا نیاز به وجود یک نمایشگر بزرگ احساس می‌گردد. بنابراین شما به یک پروژکتور نیاز دارید تا بتوانید ویدئوها، تصاویر، اطلاعات، فایل‌ها، نمودارها و اسناد خود را به همه نشان دهید. یک پروژکتور در چنین شرایطی همیشه مفید است.
در پایان باید گفت یک دفتر کار برای همه کارکنان است؛ و هنگام طراحی دکوراسیون اداری دفتر کار، باید به فکر همه و همه چیز باشید. در نتیجه اگرچه برخی موارد مثل جعبه کمک‌های اولیه، وسایل تزئینی، موارد بهداشتی، تجهیزات آشپزخانه و محصولات مصرفی در این نوشته معرفی نشده‌اند؛ اما به معنای غیرضروری بودن آنها نیست. همچنین فراموش نکنید که وجود لوازم جانبی اداری انجام کارهای اداری را سریع‌تر و آسان‌تر می‌کند. بنابراین موارد گفته شده در این نوشته تنها چند پیشنهاد بودند؛ و نیاز به تجهیزات اداری بسته به نوع کار می‌تواند بسیار متفاوت باشد.
