فایلینگ های اداری یکی از ابزار و تجهیزات بسیار مهم در تمام اداره‌ها هستند که باید در اتاق کار تمامی کارمندان وجود داشته باشند. این سیستم‌ها به بایگانی و مرتب‌بودن فایل‌ها کمک می‌کنند، بنابراین از بی‌نظمی و به‌هم‌ریختگی اسناد و مدارک مهم جلوگیری خواهند کرد.
تنها کاربرد فایلینگ اداری فقط در پیداکردن اسناد و مدارک مهم در زمان‌های خاص نیست؛ شما می‌توانید به‌واسطه این ابزار به محیط اداره‌تان نظم دهید و بسیاری از وسایلی را که اکنون بلااستفاده هستند، داخل این ابزار بگذارید. با این کار محیط منظمتر و آراسته‌تر می‌شود.
هر چند بسیاری از میز‌های کارمندی دارای کشو‌های متعدد هستند، اما این دلیلی برای عدم استفاده از فایلینگ‌ها نیست. در واقع گاهی اسناد و مدارکمان به‌قدری زیاد می‌شوند که کشو‌های میز نیز پاسخگوی آنها نخواهند بود؛ در این زمان فقط فایلینگ‌ها به‌کارمان می‌آیند و در تقسیم‌بندی اسناد کمکمان می‌کنند.
کاربرد فایلینگ اداری چیست؟
برای درک کاربرد فایلینگ اداری بگذارید درباره اهمیت ارائه اسناد و مدارک در زمان مهم به‌خصوص در لحظه ارائه گزارش‌های مالی صحبت کنیم. اگر اسناد مربوط به حسابرسی مالی شرکتتان را به‌صورت نامنظم جمع‌آوری کنید، این کار موقعیت شرکتتان را به‌خطر می‌اندازد. در واقع ممکن است حسابرس‌های مالیاتی بدون درنظرگرفتن موعد مقرر برای بررسی حساب‌های مالی به سازمانتان بیایند؛ در این زمان اگر نتوانید گزارش‌ها را بیابید و به آنها تحویل دهید، ادعا‌هایتان رد می‌شود و مشکلات زیادی برایتان به‌بار می‌آید.
برخی تحقیقات نشان می‌دهند که زمانی که کارمندان شرکت‌ها برای پیداکردن اسناد و مدارک مهمشان صرف می‌کنند، تقریباً ۶ هفته در سال است. این بازه زمانی نه‌تنها به سازمان و مجموعه‌تان خسارت وارد می‌کند، بلکه روند پیشرفتتان را نیز آهسته‌تر خواهد بود. این زمان می‌تواند صرف کار‌های مهمتری شود تا روند پیشرفت سازمان سریعتر باشد؛ اما با به‌هم‌ریختگی اسناد و مدارک، نمی‌توان به این هدف رسید.
با مشکلات زیادی که به‌هم‌ریختگی فایل‌ها، اسناد و مدارک برایمان به‌ارمغان می‌آورند، فقط فایلینگ‌های اداری هستند که می‌توانند مشکل را به‌صورت ریشه‌ای حل کنند. هزینه‌ای که برای خرید فایلینگ‌های اداری می‌پردازید، بسیار کمتر از ضرری است که به‌هم‌ریختگی فایل‌ها به سازمانتان وارد می‌کند, بنابراین حتما این تجهیزات را تهیه کنید.
فایلینگ‌های اداری تمام اسناد را دسته‌بندی و مرتب می‌کنند؛ برای همین در هر زمان کافیست اراده کنید تا اسناد مختلف را بیابید. فایلینگ‌های اداری با هدف نظم‌دادن به فضا و طراحی دکوراسیون اداری به‌صورت بهینه استفاده می‌شوند و طرح‌ها و مدل‌های مختلف دارند.
انواع فایلینگ اداری از لحاظ جنس
انواع فایلینگ اداری از لحاظ جنس و متریال استفاده‌شده در ساختشان انواع مختلفی دارند که در ادامه آنها را معرفی می‌کنیم:
-
شیشه ای
فایلینگ‌های شیشه‌ای جزء جدیدترین فایلینگ‌ها هستند که ظاهری امروزی دارند و برای دکوراسیون‌های مدرن بهترین گزینه به‌شمار می‌آیند.
-
چوبی
فایلینگ‌های چوبی از جنس MDF هستند و از قیمت بالایی نیز برخوردارند. این تجهیزات برای دکوراسیون‌های کلاسیک بهترین گزینه هستند.
-
آلومینیومی
این تجهیزات با مقاومت مکانیکی بسیار بالا استحکام خیلی خوبی دارند و ضربه‌ها و عوامل آسیب‌زا نمی‌توانند تأثیر زیادی روی دوام آنها بگذارند. این فایلینگ‌ها از وزن سبکی نیز برخوردارند، برای همین حمل و جابه‌جایی‌شان کاری سخت و مشکل نیست.
-
فایلینگ های ترکیبی
این تجهیزات از ترکیب چند متریال مختلف با یکدیگر ساخته می‌شوند و قاعدتاً از ویژگی‌های تمام آن متریال‌ها به‌طور همزمان بهره‌مند هستند. مثلاً برخی اداره‌ها فایلینگ‌هایی با ترکیب چوب و شیشه را برای تکمیل دکوراسیون اداری‌شان استفاده می‌کنند.
انواع فایلینگ اداری از لحاظ کاربرد
این تجهیزات از لحاظ کاربرد در ۲ دسته مختلف قرار می‌گیرند که عبارت هستند از:
- سیستم‌های مخصوص قراردادن وسایل مختلف یا زونکن
- سیستم‌های مخصوص قرار دادن پوشه‌های فنردار
فایلینگ‌های مخصوص پوشه‌های فنردار معمولاً به‌صورت چرخدار یا ثابت تولید می‌شوند.
ویژگی‌های فایلینگ های اداری
فایلینگ‌های اداری را می‌توان یکی از اعضای خانواده انواع کمد و شلف اداری دانست که ویژگی‌های مختلفی دارد. در ادامه این ویژگی‌ها را توضیح می‌دهیم:
-
دوام و مقاومت زیاد
تولیدکننده‌ها باید کف کشوی این تجهیزات را به‌صورت مقاوم تولید کنند تا توان وزن زونکن‌ها و اجسام سنگین مختلف را داشته باشند.
فایلینگ‌هایی با مقاومت پایین بعد از مدتی استفاده آسیب می‌بینند و نمی‌توانید وسایلتان را روی آنها بگذارید.
-
سهولت در حرکت کشو‌ها
در این تجهیزات باید از ریل‌هایی روان و مناسب استفاده شود تا افراد بتوانند بدون هیچ مشکلی کشو‌ها را باز یا بسته کنند. این ریل‌ها باید به‌صورت تمام‌بازشو یا نیم‌بازشو باشند و امکان دسترسی به اسناد مختلف را به کارمندان دهند.
-
ابعاد مناسب
تولیدکننده‌ها در ساخت این ابزار باید ابعاد آنها را به‌گونه‌ای در نظر بگیرند تا بتوان انواع اسناد یا زونکن‌ها را بدون هیچ مشکلی داخل آنها قرار داد. زونکن‌ها ابعاد بزرگی دارند، برای همین فایلینگ‌ها باید متناسب با ابعاد آنها ساخته شوند.
-
طراحی مناسب
انواع شلف اداری، کمد‌ها و فایلینگ‌ها باید متناسب با دکوراسیون محیط کار باشند تا زیبایی و جذابیت آنجا را افزایش دهند. فراموش نکنید که این ابزار علاوه‌بر کاربرد‌های مختلف، تأثیر زیادی در دکوراسیون محیط نیز دارند؛ بنابراین حتماً به طرح و رنگ محیط کارتان قبل از خرید فایلینگ توجه کنید.
-
داشتن قفل مرکزی
فایلینگ‌های اداری باید دارای قفل مرکزی باشند تا بتوان برخی از اسناد و مدارک را به‌صورت محرمانه در آنها نگهداری کرد. اگر نمی‌خواهید برخی اسنادتان را همه ببینند، بنابراین این تجهیزات را همراه با قفل مرکزی بخرید.
نحوه سازماندهی سیستم فایلینگ
اگر نحوه سازماندهی فایل‌ها و مدارک را ندانید، حتی در صورت استفاده از بهترین فایلینگ‌ها نمی‌تواند به‌درستی به اسنادتان نظم دهید. برای جلوگیری از این اتفاق به چند نکته مهمی که در ادامه می‌گوییم، توجه کنید:
تفکیک اسناد و مدارک
اسناد و مدارکی را که کارمندان باید به‌طور مداوم به آنها دسترسی داشته باشند، در کشو‌های میز‌ها نگهداری کنید. اسناد و مدارکی که کمتر استفاده می‌شوند، در کشو‌ها و طبقه‌های فایلینگ‌ها قرار بگیرند.
استفاده از انواع زونکن
برای سازماندهی بهتر فایل‌ها علاوه‌بر سیستم‌های فایلینگ حتماً از زونکن‌ها و پوشه‌های مخصوص رنگی استفاده کنید. با انباشته‌کردن انبوهی از فایل‌ها روی یکدیگر، پیداکردن فایل موردنظرتان در زمان خاص کاری سخت خواهد بود؛ اما زونکن‌ها این مشکل را از بین می‌برند.
کم کردن مصرف کاغذ
با پیشرفت تکنولوژی هم‌اکنون می‌توان انواع اسناد و مدارک را به‌صورت دیجیتالی و در کامپیوتر‌ها نگهداری کرد. بنابراین تاجای‌ممکن سعی کنید اسناد را به‌صورت دیجیتالی ذخیره کنید؛ با این کار حجم کاغذ‌های مصرفی‌تان به‌حداقل می‌رسد و فایل‌ها را بهتر سازماندهی می‌کنید.
کاربرد فایلینگ اداری، ابزاری مهم و کارآمد برای تمام اداره‌ها
انواع فایلینگ اداری ابزاری کارآمد هستند که به‌مرور جای قفسه‌ها، شلف‌ها، کمد‌های معمولی و … را می‌گیرند و تبدیل به انتخاب اول بسیاری از مدیران و کارمندان می‌شوند. این سیستم‌ها با نظم‌دادن به فضا باعث می‌شوند حین انجام کار‌ها بابت پیداکردن مدارک استرس نداشته باشید و در زمان لازم بتوانید هر مدرک را در سریعترین زمان و بدون صرف انرژی پیدا کنید. پیشنهاد می‌دهیم قبل از خرید فایلینگ‌های اداری حتماً از کارشناس‌های آشنا به علم طراحی کمک بگیرید تا آنها متناسب با محیط و فضای کاری‌تان به شما بهترین سیستم را معرفی کنند.
